Boekenkerstmarkt organiseren: checklist en planning
Een boekenkerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en boeken klaarzetten. Leg eerst datum, openingstijden en locatie vast; daarna volgen standhouders, vergunningen, promotie en betalingen. In de laatste week draait alles om bevestigingen, indeling, boodschappen en materiaalcontrole. Gebruik de checklist om te bepalen wat je wanneer regelt en voorkom dat wisselgeld, stroom, bewegwijzering of de weersverwachting pas op de ochtend zelf aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en indeling bepalen
2 personen
Reservering van de locatie maken
Vergunningen en meldingen controleren
Standhouders benaderen
2 personen
Inschrijfformulier versturen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Promotieposters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen reserveren
Programma en plattegrond maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Kassa- en betaalprocedure bepalen
2 personen
Contant wisselgeld regelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Boeken en dozen sorteren
4 personen
Decoratie en materialen klaarzetten
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Standhouders laatste informatie sturen
Weersverwachting controleren
Event
Kraam- en tafelindeling markeren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Boeken per genre uitstallen
6 personen
Prijskaartjes en labels plaatsen
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Glühwein verwarmen
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Kassa en betalingen beheren
2 personen
Boeken verkopen en inpakken
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Glühwein en frisdrank serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels en looproutes controleren
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Voorraad en kassa controleren
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
3 personen
Nazorg
Boeken en onverkochte spullen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Boekenvoorraad terugbrengen
3 personen
Kas en betalingen afhandelen
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen
Gevonden voorwerpen verwerken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 40
- Statafelsaantal 4
- Boekenkistenaantal 24
- Kledingrekkenaantal 4
- Kassatafel
- Opbergkastenaantal 2
Apparatuur
- Kassa
- Pinapparaat
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Warmhoudketelsaantal 2
- Glühwein ketel
- Koelboxenaantal 3
- Geluidsinstallatie
- Microfoon
- Steekwagensaantal 2
- Gereedschapskistenaantal 2
- Kabelhaspelsaantal 3
- Brandblussersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Portofoonsaantal 6
- Rekenmachinesaantal 2
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Buitenlampenaantal 6
- Lantaarnsaantal 10
- Reservebatterijenaantal 24
Decoratie
- Kerstbomenaantal 3
- Kerstballenaantal 60
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstkransenaantal 4
- Tafellopersaantal 12
- Kerstfigurenaantal 10
- Kerststal
- Prikbordenaantal 4
- Kerstpostersaantal 12
- Pijlbordenaantal 12
- Prijskaartjesaantal 300
- Genrelabelsaantal 30
- Krijtbordenaantal 10
- Krijtstiftenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glühweinbekersaantal 60
- Drinkglazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 80
Keuken
- Schenkkannenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbestekaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Ovenwantenaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 8
Catering
- Boodschappen
- Boekentassenaantal 100
- Papieren draagtassenaantal 300
- Inpakpapieraantal 10
- Cadeaulintaantal 6
- Plakbandaantal 8
- Schaaraantal 6
- Etikettenaantal 500
- Papiertapeaantal 6
- Kassabonnenrollenaantal 8
- Contant geldbakjeaantal 2
- Pennenaantal 20
- Notitieblokkenaantal 6
- Kleingeldbakjesaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsaantal 3
- Stofblikkenaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Vuilnisbakkenaantal 8
- Afvalcontainersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Raamtrekkersaantal 2
Tips
- Leg de indeling uiterlijk één week vooraf vast. Reserveer ruimte voor marktkramen, boekenkisten, een kassatafel en looppaden; houd bij buitenterrein ook plaats vrij voor partytenten.
- Bevestig standhouders niet alleen mondeling, maar stuur uiterlijk 3 dagen voor de markt een bericht met aankomsttijd, standplaats, plattegrond en contactnummer. Zo voorkom je lege plekken en vragen tijdens de opbouw.
- Test pinapparaat, kassa, verlengkabels en stekkerdozen minstens 24 uur vooraf. Regel contant wisselgeld en een aparte opbergplek voor kassageld; betalingen lopen anders snel door elkaar.
- Plan de drankvoorraad op basis van het eerste uur: reken 2 tot 3 drankjes per bezoeker en controleer of waterkokers, koffiezetapparaten, warmhoudketels en de glühwein ketel op aparte stroomgroepen kunnen.
- Controleer 1 dag vooraf de weersverwachting en de buitenverlichting. Leg lantaarns, buitenlampen, lichtsnoeren en reservebatterijen klaar, zodat bezoekers ook bij vroege schemering de ingang en kramen vinden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een boekenkerstmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, reservering en vergunningen of meldingen. Benader standhouders in week 6 en verstuur de laatste praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de markt.
- Hoeveel standhouders passen er op een boekenkerstmarkt?
- Dat hangt af van de beschikbare oppervlakte en de kraamafmetingen. Houd per standplaats ruimte voor een marktkraam of tafel, een stoel en ongeveer 1 meter vrije loopruimte; maak de plattegrond daarom vóór je inschrijvingen definitief bevestigt.
- Wat moet ik regelen voor betalen op een boekenkerstmarkt?
- Regel minimaal één kassa en één pinapparaat en test beide 24 uur vooraf. Zorg daarnaast voor wisselgeld, een kassatafel en een afsluitbare plek voor contant geld; wijs hiervoor één verantwoordelijke aan.
- Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een boekenkerstmarkt?
- Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per bezoeker, afhankelijk van de verwachte drukte en het weer. Controleer uiterlijk 2 dagen vooraf de dieetwensen, boodschappen en stroomcapaciteit van koffie- en warmhoudapparatuur.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!