Checklist pour organiser un marché de Noël des livres

Un marché de Noël des livres demande plus qu’un alignement de stands : il faut coordonner les exposants, les autorisations, les paiements et l’accueil du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’au contrôle final. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme la monnaie, les rallonges, les besoins alimentaires et les informations météo. Le plan complet regroupe 69 tâches et 85 fournitures pour préparer l’événement sans improviser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Déterminer le lieu et l’agencement
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations et les déclarations
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Réserver les livraisons
Créer le programme et le plan
2 personnes
Concevoir la signalétique
Définir la procédure de caisse et de paiement
2 personnes
Prévoir de la monnaie
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les livres et les boîtes
4 personnes
Préparer la décoration et le matériel
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Envoyer les dernières informations aux exposants
Vérifier les prévisions météo

Événement

Marquer l’emplacement des stands et des tables
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Disposer les livres par genre
6 personnes
Placer les étiquettes de prix et les labels
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Réchauffer le vin chaud
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Gérer la caisse et les paiements
2 personnes
Vendre et emballer les livres
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir du vin chaud et des boissons sans alcool
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les tables et les parcours de circulation
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Vérifier les stocks et la caisse
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

Rassembler les livres et les invendus
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Restituer le stock de livres
3 personnes
Faire la caisse et les paiements
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Caisses à livresqté 24
Portants à vêtementsqté 4
Table de caisse
Armoires de rangementqté 2

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Bains-marieqté 2
Chaudière à vin chaud
Glacièresqté 3
Système de sonorisation
Microphone
Diablesqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Rallonges à enrouleurqté 3
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Calculatricesqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Lanternesqté 10
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Chemins de tableqté 12
Personnages de Noëlqté 10
Crèche de Noël
Panneaux d’affichageqté 4
Affiches de Noëlqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes de prixqté 300
Étiquettes de genreqté 30
Panneaux en ardoiseqté 10
Marqueurs craieqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Tasses à vin chaudqté 60
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80

Cuisine

Carafesqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Thermosqté 4
Verres doseursqté 2
Gants de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 8

Catering

Courses
Sacs à livresqté 100
Sacs en papierqté 300
Papier cadeauqté 10
Ruban cadeauqté 6
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Étiquettesqté 500
Ruban de papierqté 6
Rouleaux de tickets de caisseqté 8
Récipient pour espècesqté 2
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 6
Bacs à monnaieqté 4

Nettoyage

Balaisqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Raclettes de vitresqté 2

Conseils

Fixez la date, les horaires et le plan du lieu avant de contacter les exposants. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et confirmer les besoins de chaque stand.
Ne commandez pas seulement les tables et les stands : vérifiez aussi les caisses à livres, les chaises, les rallonges, les multiprises et les lampes d’extérieur. Faites un inventaire physique au moins 7 jours avant l’ouverture.
Préparez la procédure de caisse avant le jour J : qui encaisse, qui utilise le terminal de paiement et où sont rangés les justificatifs. Prévoyez la monnaie et testez le matériel de paiement au moins 48 heures à l’avance.
Envoyez aux exposants un dernier message 3 à 5 jours avant le marché avec les horaires d’arrivée, le plan, les accès et les consignes d’installation. C’est le meilleur moment pour repérer les besoins oubliés en alimentation ou en électricité.
Contrôlez la météo la veille et adaptez l’installation si des tentes, des lampes ou des équipements électriques sont utilisés dehors. Gardez quelques piles de rechange et vérifiez que chaque câble peut être placé sans créer de passage dangereux.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël des livres ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, la réservation du lieu et les contacts avec les exposants doivent être lancés en premier, car ils conditionnent toute la suite.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Fixez une date limite d’inscription environ 4 semaines avant l’événement. Confirmez ensuite les exposants 2 à 3 semaines avant afin de finaliser le plan des stands, les tables et les besoins particuliers.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël des livres ?: La veille, contrôlez le lieu, la signalétique, la caisse, le terminal de paiement, la monnaie, les rallonges et l’éclairage. Vérifiez aussi la météo et envoyez les dernières informations aux exposants au plus tard 24 heures avant l’ouverture.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché de Noël des livres ?: Répartissez les bénévoles par fonction plutôt que de compter uniquement les visiteurs : accueil, installation, caisse, boissons et rangement. Prévoyez au minimum 1 personne pour la caisse, 1 pour l’accueil et 2 pour l’installation pendant les 60 à 90 minutes précédant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.