Checklist para organizar un festival del libro
Un festival del libro necesita mucho más que autores y mesas de venta. Hay que cerrar el programa, confirmar salas y permisos, coordinar la técnica y preparar la información que recibirán visitantes y participantes. Esta checklist reúne 69 tareas y 75 materiales en un orden práctico, desde la planificación inicial hasta la recogida de libros y equipos. Úsala para detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día: acreditaciones, señalización, preferencias alimentarias y cables.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar autores y ponentes
2 personas
Reservar el recinto y las salas
Reservar el catering
Reservar técnica
Comprobar permisos
Crear el plano del recinto
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa en línea
Recopilar la información del autor
2 personas
Distribuir las mesas de libros
2 personas
Distribuir las salas de charla
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Crear la señalización
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Recoger libros y materiales
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Montar el mobiliario
4 personas
Montar las mesas de libros
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Exponer los libros
5 personas
Montar el mostrador de autores
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir los programas
2 personas
Acompañar a los autores
2 personas
Apoyar a los libreros
2 personas
Operar la caja
2 personas
Anunciar a los ponentes
Acompañar las conferencias
2 personas
Coordinar las entrevistas
2 personas
Acompañar la actividad infantil
3 personas
Coordinar las presentaciones de libros
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Anunciar las partes del programa
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Realizar la última ronda de ventas
2 personas
Despedir a los autores
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Clasificar libros y materiales
4 personas
Devolver los libros
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desconectar la técnica
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 180
- Mesas altascant. 8
- Mantelescant. 18
- Estanteríascant. 6
- Taburetescant. 12
- Percherocant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarras para servircant. 8
- Termoscant. 8
Decoración
- Banderines de librocant. 12
- Plantascant. 10
- Decoración de mesacant. 18
- Libros decorativoscant. 30
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 100
- Carteles de autorescant. 20
- Números de mesacant. 20
- Carteles direccionalescant. 20
- Paneles informativoscant. 12
- Pósteres del programacant. 20
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Terminales de pagocant. 2
- Cajas de caudalescant. 2
- Pulsadores de presentacióncant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Pinzascant. 8
- Cucharonescant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Abrebotellascant. 4
- Bandejascant. 8
Iluminación
- Lámparas de piecant. 6
- Guirnalda de lucescant. 8
- Lámparas de escritoriocant. 10
Catering
- Servilletascant. 500
- Vasos de papelcant. 250
- Bolsas de papel para snackscant. 250
- Dispensadores de aguacant. 3
- Contenedores térmicoscant. 4
Registro
- Portanombrescant. 220
- Credencialescant. 220
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Formularios de inscripcióncant. 250
- Programascant. 250
- Pulserascant. 250
- Rollos de reciboscant. 10
- Cambio
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y las confirmaciones de autores antes de publicar la promoción. Reserva también el recinto, las salas, el catering y la técnica con suficiente margen para poder corregir cambios.
- No dejes los permisos y el plano del recinto para la última semana. El plano debe indicar las salas de charla, las mesas de libros, la zona de catering, las entradas y los recorridos del público.
- Publica el programa en línea cuando las salas y horarios estén confirmados, y vincúlalo al formulario de inscripción. Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no por mensajes sueltos posteriores.
- Prepara con antelación las acreditaciones, los folletos, la señalización y los carteles de autores. Imprime también el plan de trabajo para que voluntarios, ponentes y responsables de sala sepan dónde deben estar y a qué hora.
- Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, proyector, pantalla, cables alargadores y regletas. Comprueba además que los libros, materiales, vajilla y termos hayan llegado antes del montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival del libro?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha, programa, autores, recinto, permisos y proveedores. Reserva la última semana para confirmar inscripciones, imprimir materiales y revisar el montaje.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a un festival del libro?
- Deja listas las acreditaciones, los folletos, la señalización, el plano, los carteles de autores y la distribución de mesas y salas. Comprueba también libros, materiales, técnica, cables, regletas y las preferencias dietéticas registradas.
- ¿Cuántas personas voluntarias hacen falta para un festival del libro?
- Calcula al menos 1 voluntario por sala de charla y añade 2 o 3 personas para acreditaciones, orientación y apoyo general. Si hay varias mesas de libros o turnos, prepara un horario con relevos de 2 a 3 horas.
- ¿Cuándo publicar el programa de un festival del libro?
- Publícalo cuando estén confirmados autores, horarios y salas, normalmente entre 3 y 6 semanas antes. Si cambias algo después, actualiza la versión en línea y los folletos o carteles afectados.
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