Zo organiseer je een literatuurfestival

Begin met het programma en werk daarna pas de publiekskant uit. Bevestig auteurs en sprekers, reserveer de juiste zalen en controleer vergunningen en verzekering voordat je publiceert. Open vervolgens het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen en auteursinformatie in één overzicht. In de laatste week draait alles om leesbaarheid en doorstroming: badges, programmafolders, routeborden, boekentafel, catering en techniek moeten klaarstaan voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma definitief vastleggen
2 personen
2
Auteurs en sprekers bevestigen
2 personen
3
Locatie en zalen reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Festival online publiceren
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Persbericht versturen
2 personen
10
Posters verspreiden
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Auteursinformatie verzamelen
2 personen
14
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Programmafolders afdrukken
2 personen
17
Routeborden voorbereiden
2 personen
18
Boekentafel samenstellen
2 personen
19
Auteursboeken klaarleggen
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Cateringporties labelen
2 personen
24
Techniek testen
2 personen
25
Sleutels en toegang regelen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Zalen controleren
2 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Podium en spreekplek inrichten
3 personen
30
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
31
Microfoons aansluiten
2 personen
32
Verlichting instellen
2 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Boekentafel inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Registratietafel inrichten
2 personen
38
Programmafolders klaarleggen
39
Auteurs ontvangen
2 personen
40
Sprekers kort instrueren
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen
42
Registratiebalie bemannen
2 personen
43
Bezoekers verwelkomen
3 personen
44
Openingswoord verzorgen
45
Programmaonderdelen begeleiden
3 personen
46
Sprekers aankondigen
47
Microfoons beheren
48
Boekentafel bemannen
2 personen
49
Koffie en thee schenken
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Pauzes voor vrijwilligers regelen
55
Avondprogramma begeleiden
3 personen
56
Slotwoord verzorgen
57
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
58
Gastenboeken laten tekenen
59
Boekentafel afrekenen
2 personen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Catering opruimen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Zalen schoonmaken
4 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Geleende spullen verzamelen
2 personen
69
Locatie afsluiten
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opslaan
2 personen
72
Ongebruikt drukwerk archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Boekenkastenaantal 3
Kleedkamerrekaantal 2
Lessenaaraantal 2
Podiumdelenaantal 6
Krukkenaantal 6

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 10
Schaaltjesaantal 20
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
DI-box
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstandaardsaantal 4

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Boekpostersaantal 15
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Gastenboekenaantal 2
Fotowanddoek

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3

Registratie

Registratietafel
Kassa
Pinapparaat
Badgehoudersaantal 120
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Programmafoldersaantal 130
Routebordenaantal 12
Polsbandjesaantal 130

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan eerst het programma per zaal en tijdslot. Houd rekening met wisseltijd tussen gesprekken, signeersessies en pauzes; een programma zonder buffer loopt al bij de eerste uitloop vast.
Bevestig auteurs en sprekers schriftelijk voordat je uitnodigingen en persmateriaal verstuurt. Vraag tegelijk hun auteursinformatie op, zodat namen, titels en bio’s niet op het laatste moment uit verschillende bronnen moeten worden samengevoegd.
Controleer de publieksroute in de locatie zelf. Regel toegang en sleutels vooraf en plaats routeborden naar zalen, registratie, toiletten en boekentafel; bezoekers vinden een festival sneller kwijt dan je verwacht als meerdere ruimtes op elkaar lijken.
Test de techniek per zaal vóór de openingsdag. Controleer luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, laptop, HDMI-kabels en stroomvoorziening met de echte opstelling, niet alleen met losse apparaten op een tafel.
Werk de catering af op basis van de definitieve deelnemerslijst. Label porties voor dieetwensen, koel dranken op tijd en tel glazen, kopjes, borden en bestek per pauzemoment; ontbrekende serveerspullen vallen meestal pas op wanneer de rij al staat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een literatuurfestival?: Leg het programma en de locatie bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Open de aanmeldingen zodra auteurs, zalen en tijden definitief zijn, zodat je nog tijd hebt om capaciteit en catering bij te sturen.
Hoeveel tijd moet je rekenen tussen programmaonderdelen?: Plan minimaal 15 minuten tussen twee onderdelen in dezelfde zaal voor vragen, applaus en een wissel. Voor een zaalwissel of signeersessie is 20 tot 30 minuten praktischer, zeker als bezoekers hun weg nog moeten vinden.
Wanneer moet je de techniek van een literatuurfestival testen?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal de controle 2 uur voor aanvang. Test elke microfoon, kabel, DI-box, laptopaansluiting en het geluidsniveau in de zaal waar het gesprek plaatsvindt.
Hoeveel drank en catering heb je nodig per festivalbezoeker?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Bestel hapjes op basis van het bevestigde aantal deelnemers en houd aparte, duidelijk gelabelde porties voor dieetwensen achter.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.