Checklist pour organiser un festival du livre
Un festival du livre demande une coordination précise entre auteurs, intervenants, salles, librairie et public. Cette checklist de 69 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la fixation du programme jusqu’au retrait des livres et du matériel. Elle couvre aussi les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles, la technique et la signalétique. Utilisez-la comme fil conducteur, puis adaptez les horaires et les quantités à votre fréquentation attendue.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les auteurs et les intervenants
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Réserver le catering
Réserver la technique
Vérifier les autorisations
Créer le plan du lieu
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme en ligne
Rassembler les informations sur les auteurs
2 personnes
Répartir les tables de livres
2 personnes
Répartir les salles de discussion
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Créer la signalisation
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les livres et le matériel
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Installer le mobilier
4 personnes
Installer les tables de livres
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Exposer les livres
5 personnes
Aménager le bureau des auteurs
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Événement
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Accompagner les auteurs
2 personnes
Soutenir les vendeurs de livres
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Annoncer les intervenants
Animer les conférences
2 personnes
Animer les entretiens
2 personnes
Encadrer une activité pour enfants
3 personnes
Accompagner les présentations de livres
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Annoncer les séquences du programme
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Organiser le dernier tour de vente
2 personnes
Faire leurs adieux aux auteurs
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
Trier les livres et le matériel
4 personnes
Rapporter les livres
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Débrancher la technique
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 180
- Tables hautesqté 8
- Nappesqté 18
- Bibliothèquesqté 6
- Tabouretsqté 12
- Portant à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 180
- Verresqté 180
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets de serviceqté 8
- Thermosqté 8
Décoration
- Marque-pagesqté 12
- Plantesqté 10
- Décoration de tableqté 18
- Livres décoratifsqté 30
- Guirlandesqté 10
- Ballonsqté 100
- Panneaux des auteursqté 20
- Numéros de tableqté 20
- Panneaux indicateursqté 20
- Panneaux d'informationqté 12
- Affiches du programmeqté 20
Équipement
- Microphones sans filqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Terminaux de paiementqté 2
- Caisses à monnaieqté 2
- Cliques de présentationqté 2
- Talkies-walkiesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Pincesqté 8
- Louchesqté 6
- Verres doseursqté 3
- Bacs de stockageqté 12
- Tire-bouchonsqté 4
- Plateauxqté 8
Éclairage
- Lampadairesqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes de bureauqté 10
Catering
- Serviettesqté 500
- Gobelets en papierqté 250
- Barquettes en papier pour snacksqté 250
- Distributeurs d'eauqté 3
- Conteneurs isothermesqté 4
Inscription
- Supports de badges nominatifsqté 220
- Badges nominatifsqté 220
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 6
- Formulaires d'inscriptionqté 250
- Brochures du programmeqté 250
- Braceletsqté 250
- Rouleaux de tickets de caisseqté 10
- Monnaie
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 8
- Chiffons microfibresqté 20
- Brosses de toilettesqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Courses
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le programme avant de confirmer les auteurs, les salles et le traiteur : ces trois réservations dépendent directement des horaires et du nombre de participants.
- Traitez les inscriptions au fur et à mesure et relevez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le festival. Ce délai laisse au traiteur le temps d’ajuster les quantités et les alternatives.
- Préparez le plan du lieu avec les tables de livres, les salles de discussion, l’accueil et la circulation du public. Indiquez chaque espace sur place avec une signalétique visible dès l’entrée.
- Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et donnez à chacun un rôle précis : accueil, orientation, salles, livres ou restauration. Imprimez le déroulé et les contacts utiles pour éviter les décisions improvisées.
- Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, l’ordinateur et le vidéoprojecteur avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : le matériel technique est souvent prêt, mais pas son alimentation ni son emplacement.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un festival du livre ?
- Commencez au moins 6 mois avant la date prévue pour réserver le lieu, confirmer les auteurs et construire le programme. Gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, les impressions, les achats et les vérifications techniques.
- Combien de bénévoles faut-il pour un festival du livre ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 par salle de discussion en activité et 1 personne pour les livres et la logistique. Pour une journée de 8 heures, organisez deux à quatre rotations afin d’éviter des postes occupés sans pause.
- Quand imprimer les programmes et les badges des auteurs ?
- Imprimez les livrets et les badges 3 à 5 jours avant l’événement, après la validation définitive du programme et des noms. Gardez une réserve d’environ 10 % pour les corrections de dernière minute et les inscriptions sur place.
- Combien de boissons prévoir pour un festival du livre ?
- Pour le premier accueil, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par personne et par heure selon la durée. Prévoyez séparément les tasses à café, verres, pichets et thermos afin de ne pas bloquer le service pendant les discussions.
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