Boekenbeurs organiseren: checklist en planning

Een boekenbeurs organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en voorwaarden, daarna standhouders, promotie en indeling. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, standnummers, vrijwilligers en catering. Vlak voor opening controleer je de boekenvoorraad, prijsstickers, kassabladen, betaalmogelijkheden en bewegwijzering. Deze checklist helpt je om 73 taken en 63 benodigdheden op tijd af te werken, zonder op de beursdag nog essentiële zaken te moeten uitzoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Standhouders uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodiging opstellen
Promotie online plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Standhouders bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Betaalwijze bepalen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Standnummers toewijzen
Standhoudersinformatie versturen
Vrijwilligersbriefing versturen
Boekenvoorraad inventariseren
3 personen
Prijsstickers voorbereiden
2 personen
Kassabladen voorbereiden
2 personen
Boeken sorteren
4 personen
Boeken prijzen
4 personen
Boeken verpakken
3 personen
Contant geld opnemen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Boeken naar locatie brengen
4 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Boeken per genre uitstallen
6 personen
Prijskaartjes plaatsen
3 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Laatste stands aanvullen
4 personen
Entree openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
Boeken verkopen
4 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Kassa tussentijds controleren
2 personen
Rustige leestafel aanvullen
Laatste bezoekers aankondigen
Verkoop afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
3 personen

Nazorg

Boeken veilig verpakken
4 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Boeken naar opslag brengen
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Kassabonnen archiveren
Standhouders afrekenen
2 personen
Bezoekersberichten beantwoorden
Promotiemateriaal verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 24
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 12
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Boekenkastenaantal 8
Klaptafelsaantal 4
Leestafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Opbergboxenaantal 30
Kassa'saantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Koffielepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Kassalaptopsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Telefoonladersaantal 4
Labelprintersaantal 2
Wegwijzerbordenaantal 12
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Kassakoffersaantal 2
Prijsmachinesaantal 4
Rolcontainersaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Koelmattenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 28
Boekenpostersaantal 20
Slingerbanierenaantal 8
Plantdecoratieaantal 10
Naamkaartjesaantal 30
Prijskaartstandaardsaantal 30
Pijlenstickersaantal 30
Krijtbordenaantal 8
Programmafoldersaantal 300
Bezoekersbadgesaantal 300
Standhoudersbadgesaantal 40

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Staande lampenaantal 6

Catering

Boeken voor verkoopaantal 500
Papieren draagtassenaantal 300
Boekverpakkingenaantal 200
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Handdoekenaantal 12

Tips

Leg datum, openingstijden en zaalindeling minimaal 8 weken vooraf vast. Reserveer daarbij ruimte voor marktkramen, leestafels, looproutes en een aparte kassa.
Stuur standhoudersinformatie uiterlijk 2 weken voor de beurs. Vermeld dan hun standnummer, opbouwtijd, deelnemersvoorwaarden, beschikbare tafels en de manier waarop betaling verloopt.
Maak de plattegrond niet pas op de opbouwdag. Wijs standnummers toe zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en zet minstens één duidelijke wegwijzer bij de ingang en bij belangrijke doorgangen.
Controleer de kassa minstens 3 dagen vooraf. Test kassalaptops en pinapparaten, leg kassabladen klaar en neem contant geld op in passende coupures.
Plan catering op basis van het aantal bevestigde deelnemers en vrijwilligers. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en controleer vóór opening of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en glazen aanwezig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een boekenbeurs organiseren?: Leg de datum, openingstijden en locatie bij voorkeur 8 weken vooraf vast. Begin daarna direct met deelnemersvoorwaarden, het aanmeldformulier en de uitnodiging voor standhouders.
Wanneer moet ik standhouders voor een boekenbeurs uitnodigen?: Nodig standhouders ongeveer 6 tot 8 weken voor de beurs uit. Bevestig hun deelname zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en stuur standnummers en praktische informatie uiterlijk 2 weken vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een boekenbeurs?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor het plaatsen van marktkramen, tafels, boekenkasten, bewegwijzering en kassapunten. Reserveer extra tijd als boeken nog gesorteerd, geprijsd of verpakt moeten worden.
Wanneer regel ik de catering voor een boekenbeurs?: Bestel de catering zodra het aantal deelnemers en vrijwilligers redelijk vaststaat, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de beurs, zodat je bestelling nog aangepast kan worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.