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Buchmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Buchmesse besteht aus mehr als Ständen und Büchern. Du musst Aussteller rechtzeitig gewinnen, Anmeldungen und Ernährungswünsche verwalten, den Raum planen und Verkauf sowie Technik vorbereiten. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Standortwahl bis zum Kassenabschluss durch die wichtigsten Schritte. Besonders leicht vergessen werden klare Teilnahmebedingungen, Standnummern, ein verständlicher Lageplan und ein Briefing für freiwillige Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Standort und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Besuchereinladung erstellen

  • Werbung online stellen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Standbetreiber bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Zahlungsart festlegen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Standnummern zuweisen

  • Informationen für Aussteller senden

  • Freiwilligen-Briefing versenden

  • Buchbestand inventarisieren

    3 Personen

  • Preisaufkleber vorbereiten

    2 Personen

  • Kassenschubladen vorbereiten

    2 Personen

  • Bücher sortieren

    4 Personen

  • Preise buchen

    4 Personen

  • Bücher verpacken

    3 Personen

  • Bargeld abheben

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Bücher zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    6 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Bücher nach Genre auslegen

    6 Personen

  • Preisschilder anbringen

    3 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Letzte Stände auffüllen

    4 Personen

  • Eingang öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Besucher orientieren

    2 Personen

  • Bücher verkaufen

    4 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Kasse zwischendurch kontrollieren

    2 Personen

  • Ruhelesetisch auffüllen

  • Letzte Besucher ankündigen

  • Verkauf abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    3 Personen

Nachbereitung

  • Bücher sicher verpacken

    4 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    6 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Bücher ins Lager bringen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Kassenzettel archivieren

  • Standbetreiber abrechnen

    2 Personen

  • Besucheranfragen beantworten

  • Werbematerial entfernen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 24
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • HockerAnz. 12
  • StehtischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • BücherregaleAnz. 8
  • KlappischeAnz. 4
  • LesetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 30
  • KassenAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 80
  • WassergläserAnz. 80
  • TortenplattenAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • KassalaptopsAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • TelefonladegeräteAnz. 4
  • EtikettendruckerAnz. 2
  • Wegweiser-SchilderAnz. 12
  • HandmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • KassakofferAnz. 2
  • PreismaschinenAnz. 4
  • RollcontainerAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12
  • KühlmattenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 28
  • BuchposterAnz. 20
  • WimpelgirlandenAnz. 8
  • PflanzendekorationAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 30
  • PreisschildständerAnz. 30
  • PfeilaufkleberAnz. 30
  • KreidetafelnAnz. 8
  • ProgrammhefteAnz. 300
  • BesucherbadgesAnz. 300
  • AusstellerbadgesAnz. 40

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • StehlampenAnz. 6

Catering

  • Bücher für den VerkaufAnz. 500
  • PapiertragetaschenAnz. 300
  • BuchverpackungenAnz. 200
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesenAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandtücherAnz. 12

Tipps

  • Lege Termin und Öffnungszeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Aussteller ihre Teilnahme verbindlich zusagen und Besucher wissen, wann sie kommen können.
  • Plane die Raumaufteilung mit Standnummern, Lesetischen, Sitzplätzen und Wegen für Besucher. Erstelle den Lageplan spätestens eine Woche vorher und sende ihn zusammen mit den Ausstellerinformationen.
  • Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und bestelle das Catering erst nach Ablauf der Anmeldefrist. Für Kaffee und Tee brauchst du außerdem Tassen, Gläser, Löffel und ausreichend Thermoskannen.
  • Bereite den Verkauf vor, bevor die Bücher eintreffen: Inventar, Preise, Preisaufkleber, Kassenschubladen, Kassenlaptops und Kartenlesegeräte sollten mindestens am Vortag geprüft werden.
  • Schicke freiwilligen Helfern ein Briefing mit Einsatzzeit, Aufgabe und Treffpunkt. Teile zusätzlich eine Person für Technik und eine für die Kasse ein, damit bei Verlängerungskabeln, Mikrofonen oder Zahlungen nicht alle bei der Veranstaltungsleitung nachfragen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Buchmesse organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Standort, Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular. Aussteller sollten mehrere Wochen Zeit für ihre Anmeldung und die Vorbereitung ihres Buchbestands haben.
Was muss in die Teilnahmebedingungen einer Buchmesse?
Regle Standgröße, Aufbau- und Abbauzeiten, Gebühren falls vorhanden, Zahlungsart, Verkauf, Haftung und die Frist für Anmeldungen. Verschicke die endgültigen Bedingungen spätestens 6 Wochen vor der Messe.
Wann sollte der Lageplan für eine Buchmesse fertig sein?
Erstelle den Lageplan, sobald die Aussteller bestätigt sind, idealerweise 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. Weise jedem Stand eine Nummer zu und sende den Plan zusammen mit den Anweisungen für Aufbau und Ankunft.
Wie viel Bargeld braucht man für eine Buchmesse?
Lege das Wechselgeld nach den erwarteten Barzahlungen und den verwendeten Preisen fest, statt nur einen pauschalen Betrag bereitzulegen. Hebe das Bargeld spätestens am Vortag ab und bewahre Kassenbestand und Einnahmen getrennt voneinander auf.

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