Organiser un salon du livre : la checklist complète

Un salon du livre se prépare plusieurs semaines à l’avance, car les inscriptions, le plan des stands et les ventes doivent être coordonnés. Commence par fixer la date, les horaires d’ouverture et l’agencement de la salle, puis ouvre les inscriptions des exposants. À l’approche du jour J, confirme chaque participant, attribue les numéros de stand et envoie un briefing précis. Cette checklist t’aide aussi à ne pas oublier la caisse, les étiquettes de prix, le catering et le matériel de lecture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Inviter les exposants
2 personnes
Rédiger l’invitation des visiteurs
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Envoyer les informations aux exposants
Envoyer le briefing des bénévoles
Inventorier le stock de livres
3 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Préparer les feuilles de caisse
2 personnes
Trier les livres
4 personnes
Évaluer les livres
4 personnes
Emballer les livres
3 personnes
Retirer de l'argent liquide
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Acheminer les livres sur le lieu
4 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Disposer les livres par genre
6 personnes
Placer les étiquettes de prix
3 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Réapprovisionner les derniers stands
4 personnes
Ouvrir l’entrée
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Orienter les visiteurs
2 personnes
Vendre des livres
4 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier la caisse en cours de journée
2 personnes
Réapprovisionner la table de lecture calme
Annoncer les derniers visiteurs
Clôturer les ventes
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

Emballer les livres en toute sécurité
4 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Apporter les livres au stockage
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Archiver les reçus
Encaisser les exposants
2 personnes
Répondre aux messages des visiteurs
Retirer le matériel promotionnel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tabouretsqté 12
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Bibliothèquesqté 8
Tables pliantesqté 4
Tables de lectureqté 3
Portantsqté 2
Boîtes de rangementqté 30
Caissesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 80
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Ordinateurs portables de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeurs de téléphoneqté 4
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Panneaux directionnelsqté 12
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Valises de caisseqté 2
Machines à gainsqté 4
Roll-containersqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 8

Décoration

Nappesqté 28
Affiches de livresqté 20
Banderolesqté 8
Décoration végétaleqté 10
Badges nominatifsqté 30
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Autocollants flèchesqté 30
Panneaux en ardoiseqté 8
Brochures du programmeqté 300
Badges visiteursqté 300
Badges des exposantsqté 40

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampadairesqté 6

Catering

Livres à vendreqté 500
Sacs en papierqté 300
Emballages pour livresqté 200
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Serviettesqté 12

Conseils

Fixe la date et les horaires au moins 8 à 12 semaines avant le salon. Ce délai laisse le temps de rédiger les conditions de participation, de créer le formulaire et de contacter les exposants.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et commande le catering au plus tard 10 jours avant l’événement. Prévois un espace séparé pour les tasses, verres, thermos, machines à café et bouilloires.
Établis le plan des stands après la clôture des inscriptions, puis attribue un numéro à chaque exposant. Envoie le plan et les informations pratiques au moins 7 jours avant l’ouverture.
Prépare la vente des livres avant la dernière semaine : inventaire, tri, évaluation, étiquettes de prix et feuilles de caisse doivent être terminés avant l’arrivée du public. Vérifie aussi les ordinateurs de caisse, les terminaux de paiement et les rallonges.
Répartis les bénévoles par créneaux et envoie leur briefing 3 à 5 jours avant le salon. Prévois une personne pour l’accueil, une pour la caisse, une pour l’orientation et une pour les besoins des exposants pendant les heures d’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du livre ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les deux premières semaines servent à fixer le lieu, les horaires et les conditions de participation ; les dernières sont consacrées au plan, au matériel et au briefing.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon du livre ?: Confirme les exposants environ 3 semaines avant l’événement, une fois les inscriptions traitées. Envoie ensuite les numéros de stand, le plan de salle et les horaires au moins 7 jours avant l’ouverture.
Que faut-il prévoir pour vendre des livres sur place ?: Prépare un inventaire, trie et évalue les livres, puis imprime les étiquettes de prix et les feuilles de caisse avant le jour J. Retire l’argent liquide suffisamment tôt et teste les terminaux de paiement au moins 24 heures avant.
Combien de bénévoles faut-il pour un salon du livre ?: Pour un petit salon, prévois au minimum 4 bénévoles par créneau : accueil, caisse, orientation et soutien aux exposants. Ajoute un renfort si plusieurs caisses ou zones de vente fonctionnent en même temps.

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