Boekenbeurs organiseren: checklist van planning tot opruimen

Een boekenbeurs staat of valt met een goede indeling en duidelijke afspraken met boekverkopers. Leg eerst locatie, datum, openingstijden en deelnemersvoorwaarden vast; daarna volgen aanmeldingen, tafeltoewijzing en promotie. In de laatste weken controleer je catering, betaalmogelijkheden, plattegrond, badges en bewegwijzering. Deze checklist helpt je de 71 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief de spullen die op de beursdag vaak ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal reserveren
Datum en openingstijden vastleggen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Boekverkopers benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aankondiging publiceren
Aanmeldingen verwerken
Exposantenlijst bijhouden
Tafels aan exposanten toewijzen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Betaalmogelijkheden vastleggen
Programma en plattegrond maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Promotie naar lokale media sturen
Exposanteninformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Toegangs- en veiligheidsroute controleren
2 personen
Voorraadlijst controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken en koeling controleren
Printmateriaal voorbereiden
2 personen
Exposantenbadges maken
Prijskaartjes en labels sorteren
2 personen
Kassa- en betaalmaterialen testen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Boekenkasten en rekken plaatsen
3 personen
Stands per exposant markeren
2 personen
Tafelkleden en beschermmatten leggen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Stroompunten veilig afplakken
2 personen
Ingang en informatiebalie opbouwen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Kassa en pinpunt installeren
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
Boekentafels inrichten
10 personen
Kassa wisselgeld klaarzetten
2 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Boekpresentatie begeleiden
2 personen
Auteursgesprek begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Gangpaden vrijhouden
2 personen
Beschadigde boeken apart leggen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

Boeken en materialen inpakken
6 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Koffiepunt afbouwen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Rekken en verlichting opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen tellen en opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Exposanten informeren over achtergebleven spullen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 70
Boekenkastenaantal 10
Displayrekkenaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 24
Beschermmattenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Pinapparatenaantal 3
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Barcodelezersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Afzetpalenaantal 8
Handmicrofoon
Presentatiescherm

Verlichting

Staande lampenaantal 8
Bureaulampenaantal 12

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Exposantenbadgesaantal 30
Badgehoudersaantal 30
Tafelnummersaantal 24
Menubordenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de exposantenlijst uiterlijk twee weken voor de beurs definitief. Gebruik die versie voor tafeltoewijzing, badges, plattegrond en gerichte informatie aan iedere boekverkoper.
Plan de zaalindeling vóór je tafels en boekenkasten neerzet. Houd toegangs- en veiligheidsroutes vrij en controleer of pijlborden vanaf de ingang zichtbaar zijn.
Regel betaalmogelijkheden minstens één week vooraf. Test pinapparaten, laptops, printers en barcodelezers samen en leg verlenghaspels en stekkerdozen klaar.
Stuur exposanteninformatie uiterlijk vijf dagen voor de beurs. Vermeld aankomsttijd, toegewezen tafel, opbouwroute, betaalafspraken en wat zij zelf moeten meenemen.
Maak een aparte beursdagcontrole voor catering en techniek. Controleer koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen, servies, handmicrofoon en presentatiescherm voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boekenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en deelnemersvoorwaarden. Boekverkopers, catering en promotie hebben daarna nog voldoende tijd nodig.
Wanneer moet ik boekverkopers uitnodigen voor een boekenbeurs?: Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 8 weken voor de beurs. Sluit de aanmeldingen 2 tot 3 weken vooraf, zodat je tafels, badges en de plattegrond definitief kunt maken.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een boekenbeurs?: Dat hangt af van het aantal exposanten en de afgesproken tafelruimte per deelnemer. Maak de tafeltoewijzing uiterlijk 2 weken vooraf en controleer daarna of looproutes en veiligheidsuitgangen vrij blijven.
Wanneer regel je catering voor een boekenbeurs?: Reserveer catering ongeveer 3 tot 4 weken vooraf en verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor de beurs. Controleer de dranken, koeling en het servies opnieuw tijdens de laatste week.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.