Checklist para organizar una feria del libro sin olvidos

Organizar una feria del libro exige coordinar a los expositores, el espacio, las inscripciones y la atención al público en un orden claro. Esta checklist reúne 71 tareas y 43 elementos para que puedas avanzar desde la reserva de la sede hasta el desmontaje. Incluye la asignación de mesas, el programa, los pagos, la señalización, el catering y el material técnico. También cubre varios detalles que suelen llegar tarde: las preferencias dietéticas, las acreditaciones y la información final para los vendedores.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sede y la sala
Fijar la fecha y el horario
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Contactar con vendedores de libros
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el anuncio online
Gestionar inscripciones
Llevar la lista de expositores
Asignar mesas a los expositores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Registrar las opciones de pago
Crear el programa y el plano
2 personas
Diseñar la señalización
Enviar la promoción a los medios locales
Enviar información a los expositores
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la ruta de acceso y de seguridad
2 personas
Comprobar la lista de inventario
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Comprobar bebidas y refrigeración
Preparar material de impresión
2 personas
Crear acreditaciones para los expositores
Clasificar los carteles de precios y las etiquetas
2 personas
Probar la caja y los materiales de pago
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Colocar las estanterías y los expositores
3 personas
Marcar los stands por expositor
2 personas
Colocar manteles y alfombrillas protectoras
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Cubrir con seguridad los puntos de corriente
2 personas
Montar la entrada y el mostrador de información
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Instalar caja y punto de pago con tarjeta
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Montar las mesas de libros
10 personas
Preparar el cambio de caja
2 personas
Abrir las puertas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Atender el punto de información
2 personas
Guiar la presentación del libro
2 personas
Moderación de la charla con el autor
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Mantener libres los pasillos
2 personas
Separar los libros dañados
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar las puertas
2 personas

Seguimiento

Empacar libros y materiales
6 personas
Cerrar la caja
2 personas
Desmontar el punto de café
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Recoger las estanterías y la iluminación
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Contar y guardar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Informar a los expositores sobre los objetos olvidados
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 70
Estanteríascant. 10
Estanterías expositorascant. 12
Taburetes de barcant. 6
Mantelescant. 24
Alfombrillas de proteccióncant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Datáfonoscant. 3
Portátilescant. 2
Impresorascant. 2
Lectores de códigos de barrascant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Postes separadorescant. 8
Micrófono de mano
Pantalla de presentación

Iluminación

Lámparas de piecant. 8
Lámparas de escritoriocant. 12

Decoración

Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Credenciales de expositorcant. 30
Portabadgescant. 30
Números de mesacant. 24
Carteles del menúcant. 4

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de servircant. 4
Pinzas de servircant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sede y el horario antes de abrir las inscripciones. Necesitas conocer la distribución de la sala, las rutas de acceso y las condiciones de participación para informar correctamente a los vendedores.
Asigna las mesas cuando tengas la lista de expositores confirmados. Envía a cada vendedor su ubicación, horario de llegada, normas de montaje y opciones de pago con varios días de margen.
Prepara el programa y el plano en paralelo con la señalización. Imprime carteles direccionales, paneles informativos, acreditaciones y etiquetas de precios antes del día de la feria, no durante el montaje.
Confirma el catering después de recoger las preferencias dietéticas. Calcula las bebidas y comprueba con antelación las máquinas de café, teteras, vasos, tazas, platos, cubiertos y la refrigeración.
Haz una prueba técnica antes de abrir las puertas. Comprueba datáfonos, portátiles, impresoras, lectores de códigos de barras, micrófono, pantalla, regletas y enrollacables, y deja libres las rutas de acceso y seguridad.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del libro?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar la sede, fijar fecha y horario, redactar las condiciones y contactar con vendedores. Deja la última semana para confirmar inscripciones, mesas, programa, voluntarios, compras y material impreso.
¿Cuándo hay que asignar las mesas a los expositores?: Haz la distribución cuando las inscripciones estén confirmadas, idealmente entre 10 y 14 días antes. Envía entonces el plano, el número de mesa, las instrucciones de acceso y el horario de montaje.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a una feria del libro?: Revisa el inventario y la lista de la compra, las bebidas y la refrigeración, los pagos, las acreditaciones y toda la señalización. También conviene probar el micrófono, la pantalla, la impresora y los lectores de códigos de barras al menos 24 horas antes.
¿Cuándo se debe enviar la información a los expositores?: Envía la información completa entre 5 y 7 días antes de la feria. Incluye horarios, acceso, mesa asignada, normas, programa, plano, opciones de pago y una persona de contacto para incidencias.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.