Checklist pour organiser un salon du livre

Un salon du livre demande de coordonner les exposants, le public, les ventes et l’accueil dans un même lieu. Cette checklist de 71 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle au rangement final. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour les tables, la signalétique, les paiements, le café et les présentations. Commencez par fixer la date et les horaires, puis construisez progressivement le plan de la journée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu et la salle
Fixer la date et les horaires d'ouverture
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Contacter les vendeurs de livres
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’annonce en ligne
Traiter les inscriptions
Tenir à jour la liste des exposants
Attribuer les tables aux exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Définir les moyens de paiement
Créer le programme et le plan
2 personnes
Concevoir la signalétique
Envoyer la promotion aux médias locaux
Envoyer les informations aux exposants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier l’accès et le chemin de sécurité
2 personnes
Vérifier la liste des stocks
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les boissons et le refroidissement
Préparer le matériel d’impression
2 personnes
Créer les badges exposants
Trier les étiquettes-prix et les labels
2 personnes
Tester la caisse et le matériel de paiement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les bibliothèques et les étagères
3 personnes
Marquer les stands par exposant
2 personnes
Installer les nappes et les tapis de protection
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Recouvrir les points d'alimentation électrique en toute sécurité
2 personnes
Installer l'entrée et le comptoir d'information
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
Aménager les tables de livres
10 personnes
Préparer la monnaie pour la caisse
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Animer la présentation du livre
2 personnes
Animer l’entretien avec l’auteur
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les allées
2 personnes
Mettre les livres abîmés à part
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

Emballer les livres et le matériel
6 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter le coin café
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Ranger les rayonnages et l'éclairage
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Compter et ranger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Informer les exposants des objets oubliés
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 70
Bibliothèquesqté 10
Présentoirsqté 12
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 24
Tapis de protectionqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Lecteurs de codes-barresqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Poteaux de balisageqté 8
Microphone à main
Écran de présentation

Éclairage

Lampadairesqté 8
Lampes de bureauqté 12

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Badges des exposantsqté 30
Porte-badgesqté 30
Numéros de tableqté 24
Panneaux de menuqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Carafesqté 4
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires d’ouverture et les conditions de participation avant de contacter les vendeurs de livres. Les exposants doivent connaître les règles, le prix éventuel de leur participation et les dimensions de leur emplacement avant de s’inscrire.
Arrêtez le plan des tables dès que les inscriptions deviennent stables. Prévoyez les tables, chaises, bibliothèques et présentoirs par zone, puis gardez un exemplaire imprimé pour l’équipe d’accueil et un autre pour les exposants.
Ne laissez pas la signalétique au dernier jour. Préparez les panneaux d’information, les panneaux indicateurs, les badges et les porte-badges au moins 48 heures avant l’ouverture, avec les noms vérifiés sur la liste des exposants.
Calculez les besoins du catering à partir des inscriptions confirmées, puis vérifiez séparément les tasses, verres, assiettes, couverts, machines à café, bouilloires et glacières. Ce sont souvent les petits éléments de service qui manquent le matin de l’événement.
Testez les paiements, l’impression et les branchements avant l’arrivée du public. Vérifiez les terminaux de paiement, ordinateurs portables, imprimantes, lecteurs de codes-barres, rallonges et multiprises, puis répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par tâche unique.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon du livre ?: Commencez au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Réservez rapidement le lieu, fixez les horaires et rédigez les conditions de participation avant d’ouvrir les inscriptions.
Comment organiser les tables d’un salon du livre ?: Attribuez les tables après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins des exposants. Finalisez le plan 2 à 3 semaines avant l’ouverture, puis imprimez une version pour l’accueil et une pour le montage.
Quel matériel prévoir pour un salon du livre ?: Prévoyez notamment les tables, chaises, présentoirs, badges, panneaux indicateurs, matériel d’impression et moyens de paiement. Faites une vérification complète des stocks et des courses 7 jours avant, puis un second contrôle la veille.
Quand envoyer les informations aux exposants ?: Envoyez un premier récapitulatif au moins 2 semaines avant le salon, avec les horaires, l’accès, le plan et les consignes. Renvoyez les informations pratiques définitives 48 heures avant l’ouverture si un détail a changé.

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