Buchmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Buchmesse steht und fällt mit guter Vorbereitung: Aussteller brauchen früh klare Informationen, Besucher eine einfache Orientierung und das Team einen Ablauf für Kasse, Aufbau und Programm. Plane zuerst Saal, Datum und Öffnungszeiten, danach Anmeldungen, Tischordnung und Verkaufsplätze. In den letzten Tagen prüfst du Beschilderung, Bücherkisten, Preisschilder, Technik und Wechselgeld. Diese Checkliste umfasst 71 Aufgaben und 68 benötigte Dinge für die Vorbereitung und Durchführung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Saal reservieren
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Teilnehmende Verkäufer kontaktieren
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Pressemitteilung verbreiten
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Verkäuferplätze zuweisen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Zahlungsweise für den Eintritt festlegen
2 Personen
Bargeld für Wechselgeld organisieren
Bücherkisten und Etiketten vorbereiten
2 Personen
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
Wegweiser und Raumschilder erstellen
Buchkategorien festlegen
2 Personen
Kassenformulare drucken
Besucherliste ausdrucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Verkäufern praktische Informationen schicken
Geräte testen
2 Personen
Bücherkisten sortieren
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Standortschlüssel abholen

Event

Saal öffnen
2 Personen
Lieferung und Zugang prüfen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Bücherstände kennzeichnen
2 Personen
Beleuchtung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Bücher nach Kategorien auslegen
6 Personen
Preisschilder anbringen
4 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Toiletten- und Wegweiser anbringen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Verkäufer empfangen
3 Personen
Verkäufer zu den Plätzen begleiten
3 Personen
Letzte Stände kontrollieren
3 Personen
Eingang besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Programm ankündigen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Büchertische ordentlich halten
3 Personen
Fundgegenstände registrieren
Vorlesesession begleiten
2 Personen
Pause für Freiwillige organisieren
Eingang schließen
2 Personen
Verkäufer abrechnen lassen
2 Personen
Bücher sicher verpacken
4 Personen

Nachbereitung

Saal räumen
6 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
Türen und Fenster kontrollieren
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
Übrig gebliebene Bücher zurückgeben
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
Kassatisch
Infotisch
BücherregaleAnz. 8
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 24
TransportwagenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 80
TellerAnz. 80
TeelöffelAnz. 80
GabelnAnz. 80
ZangenAnz. 6
ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Beschallungsanlage
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LaptopsAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 3

Buchverkauf

BuchkartonsAnz. 80
BuchstützenAnz. 40
PreisschilderAnz. 500
KlebezettelAnz. 20
BuchgutscheineAnz. 100
TragetaschenAnz. 250
GeschenkpapierrollenAnz. 6
KlebebandhalterAnz. 4
TintenpatronenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
KassenbonrollenAnz. 12

Dekoration

Buchmess-BannerAnz. 4
AnkündigungsplakateAnz. 20
WegweiserAnz. 12
KategorieposterAnz. 12
TischläuferAnz. 12
BuchdekorationenAnz. 20
KleberAnz. 4
ScherenAnz. 6
GewebeklebebandAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 8

Büro

StiftesetsAnz. 6
NotizblöckeAnz. 12
KlemmbretterAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 150
DruckerpapierAnz. 2
OrdnerAnz. 12
TackerAnz. 3
KlebebandAnz. 8
MarkerAnz. 12
Kassen-GeldsäckeAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4
HanddesinfektionsständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Saal, Datum und Öffnungszeiten zuerst fest. Verschicke die Informationen an teilnehmende Verkäufer frühzeitig, damit Anmeldungen, Platzbedarf und Ernährungswünsche rechtzeitig erfasst werden können.
Erstelle die Tischordnung erst, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Weise jedem Verkäufer einen festen Platz zu und schicke praktische Informationen spätestens einige Tage vor der Messe.
Plane die Kasse nicht erst am Veranstaltungstag. Lege die Zahlungsweise fest, organisiere Bargeld für Wechselgeld und teste Kartenlesegeräte, Laptops sowie Kassenformulare vorher.
Bereite die Besucherführung spätestens am Vortag vor. Wegweiser, Raumschilder, Buchkategorien und der Infotisch helfen besonders dann, wenn mehrere Räume oder Verkaufsbereiche genutzt werden.
Teste die Technik vor dem Aufbau vollständig. Beschallungsanlage, Mikrofon, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Verlängerungskabel sollten mindestens einmal unter realen Bedingungen geprüft werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Buchmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Saal, Datum und Öffnungszeiten. Verkäuferkontakt, Anmeldeformular und Einladungen sollten danach ohne lange Verzögerung folgen.
Was muss man für eine Buchmesse an der Kasse vorbereiten?: Lege die Zahlungsweise fest, drucke Kassenformulare und Besucherliste aus und stelle Bargeld für Wechselgeld bereit. Teste Kartenlesegeräte und Taschenrechner spätestens am Vortag.
Wann sollte man die Tischordnung für eine Buchmesse erstellen?: Erstelle sie nach Ablauf der Anmeldefrist oder sobald die wichtigsten Verkäufer bestätigt sind, idealerweise 1 bis 2 Wochen vor der Messe. So kannst du Verkäuferplätze zuweisen und Änderungen noch rechtzeitig verschicken.
Wann müssen Preisschilder und Wegweiser fertig sein?: Bereite Preisschilder, Klebezettel, Wegweiser und Raumschilder spätestens einen Tag vor dem Aufbau vor. Am Veranstaltungstag bleibt dann nur noch die Kontrolle und das Anbringen vor Ort.

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