Checklist pour organiser un salon du livre

Un salon du livre demande plus qu’une salle et des tables. Il faut coordonner les vendeurs, les inscriptions, les emplacements, le programme, la caisse et l’accueil du public dans le bon ordre. Cette checklist regroupe 71 tâches et 68 fournitures pour vous aider à avancer sans oublier les détails qui posent problème le jour J. Prévoyez notamment la signalétique, les étiquettes de prix, les formulaires de caisse et le matériel de paiement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Contacter les vendeurs participants
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser le communiqué promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le plan de table
2 personnes
Attribuer les emplacements des vendeurs
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Déterminer le mode de paiement de l’entrée
2 personnes
Prévoir de la monnaie en espèces
Préparer les cartons de livres et les étiquettes
2 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Créer les panneaux de route et de salle
Définir les catégories de livres
2 personnes
Imprimer les formulaires de caisse
Imprimer la liste des visiteurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Envoyer les informations pratiques aux vendeurs
Tester l'équipement
2 personnes
Trier les cartons de livres
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Récupérer les clés du lieu

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier la livraison et l’accès
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer les stands de livres
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Exposer les livres par catégorie
6 personnes
Placer les étiquettes de prix
4 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les panneaux de toilettes et de direction
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Accompagner les vendeurs à leur emplacement
3 personnes
Vérifier les derniers stands
3 personnes
Tenir l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Annoncer le programme
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables à livres en ordre
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Animer la séance de lecture
2 personnes
Prévoir une pause pour les bénévoles
Fermer l’entrée
2 personnes
Faire régler les vendeurs
2 personnes
Emballer les livres en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Vider la salle
6 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier les portes et les fenêtres
2 personnes
Fermer le lieu
Retourner les livres restants
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Table de caisse
Table d'information
Bibliothèquesqté 8
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 24
Chariots de transportqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Cuillères à caféqté 80
Fourchettesqté 80
Pincesqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Système de sonorisation
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Calculatricesqté 3

Vente de livres

Caisses à livresqté 80
Serre-livresqté 40
Étiquettes de prixqté 500
Post-itqté 20
Chèques-lireqté 100
Sacs à emporterqté 250
Rouleaux de papier cadeauqté 6
Dévidoirs de ruban adhésifqté 4
Cartouches d'encreqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Rouleaux de tickets de caisseqté 12

Décoration

Bannières de la foire aux livresqté 4
Affiches d’annonceqté 20
Panneaux d’orientationqté 12
Affiches de catégorieqté 12
Chemins de tableqté 12
Décorations de livresqté 20
Colle repositionnableqté 4
Ciseauxqté 6
Ruban adhésifqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 8

Bureau

Sets de stylosqté 6
Blocs-notesqté 12
Presse-papiersqté 6
Étiquettes nominativesqté 150
Papier pour imprimanteqté 2
Classeursqté 12
Agrafeusesqté 3
Ruban adhésifqté 8
Marqueursqté 12
Sacs pour l'argent liquideqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et fixez les horaires avant de contacter les vendeurs. Gardez au moins 2 à 3 semaines entre l’envoi des invitations et la date limite d’inscription pour pouvoir relancer les participants.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis envoyez les informations pratiques aux vendeurs au moins 7 jours avant le salon. Indiquez l’heure d’arrivée, l’emplacement attribué, le stationnement et le matériel fourni.
Préparez le plan de table et l’attribution des emplacements après avoir traité les inscriptions. Numérotez les stands et faites correspondre ces numéros au plan affiché à l’entrée et aux panneaux de salle.
Ne laissez pas la caisse au dernier moment : définissez le paiement de l’entrée, prévoyez de la monnaie en espèces et testez les terminaux de paiement avant l’ouverture. Imprimez aussi les formulaires de caisse et la liste des visiteurs.
Regroupez les cartons de livres, les étiquettes de prix, les serre-livres et les chariots de transport avant l’installation. Testez le système de sonorisation, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins une fois avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du livre ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, recruter les vendeurs, traiter les inscriptions, préparer le programme et commander ou rassembler les fournitures.
Quand faut-il envoyer les invitations aux vendeurs ?: Envoyez-les au moins 4 semaines avant le salon, avec un formulaire d’inscription et une date limite claire. Confirmez ensuite les participations et les emplacements 7 à 10 jours avant l’événement.
Combien de tables prévoir pour un salon du livre ?: Comptez au minimum une table par vendeur ou par emplacement attribué, puis ajoutez une table de caisse et une table d’information. Faites le calcul après la clôture des inscriptions afin d’adapter le plan de salle au nombre réel de participants.
Que faut-il préparer pour la caisse d’un salon du livre ?: Préparez la table de caisse, les formulaires de caisse, les calculatrices, les terminaux de paiement et une réserve de monnaie en espèces. Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture et désignez une personne responsable pendant toute la durée du salon.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.