Bodysurfwedstrijd organiseren: checklist en planning
Een bodysurfwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers en golven verzamelen. Je moet de strandlocatie, vergunningen, getijden en veiligheidsbezetting op elkaar afstemmen. Leg daarna het wedstrijdformat, de jurycriteria en het startschema vast, zodat deelnemers precies weten waar ze aan toe zijn. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en voorkomt dat toestemmingsformulieren, wedstrijdnummers of veiligheidsmateriaal pas op de wedstrijddag worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
Wedstrijddatum bevestigen
2 personen
Strandlocatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Getijden controleren
Weerscenario bepalen
2 personen
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
Jurycriteria vastleggen
3 personen
Juryleden benaderen
Veiligheidsploeg vastleggen
2 personen
Presentator vastleggen
Fotograaf vastleggen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposter verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Startschema publiceren
Deelnemersbrief versturen
Toestemmingsformulieren verzamelen
Wedstrijdnummers afdrukken
Certificaten afdrukken
Prijzen controleren
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materialen laden
3 personen
Weerbericht opnieuw controleren
Veiligheidsbriefing geven
8 personen
Wedstrijdgebied inspecteren
3 personen
Wedstrijdterrein afzetten
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Omroep testen
2 personen
Boeien uitzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Event
Inschrijvingen afhandelen
3 personen
Deelnemers polsbandjes geven
2 personen
Publiek verwelkomen
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
Opwarmronde begeleiden
4 personen
Eerste wedstrijdronde begeleiden
8 personen
Scores registreren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Tweede wedstrijdronde begeleiden
8 personen
Derde wedstrijdronde begeleiden
8 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
8 personen
Einduitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Publiek uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
4 personen
Boeien uit het water halen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen drogen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto's aan deelnemers sturen
Uitslag publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Jurytafel
- Inschrijftafel
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
Sportmateriaal
- Wedstrijdboeienaantal 6
- Boeilijnenaantal 6
- Reddingsboeienaantal 4
- Reddingsvestenaantal 8
- Fluitjesaantal 8
- Wedstrijdhesjesaantal 30
- Startvlaggenaantal 2
- Finishvlag
- Stopwatchaantal 4
- Waterdichte scorebordenaantal 2
- Scorebordstiftenaantal 12
- Waterdichte schrijfplankenaantal 6
- Waterdichte scorekaartenaantal 100
- Startnummersaantal 80
- Polsbandjesaantal 100
- Bolderkaraantal 2
Veiligheid
- EHBO-kofferaantal 2
- AED
- Reddingsdekensaantal 10
- Nooddekensaantal 4
- Zaklampenaantal 6
- Handportofoonsaantal 8
- Veiligheidsvestenaantal 12
- Afzetlintaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 12
Apparatuur
- Accuspeakeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Megafonenaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterkannenaantal 8
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Koelelementenaantal 30
Decoratie
- Wedstrijdpostersaantal 12
- Pijlbordenaantal 10
- Podiumlint
- Tafeldecoratieaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de getijden en het weer minimaal 14 dagen vooraf en leg uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd vast welk alternatief geldt bij onveilige omstandigheden. Neem dat scenario ook op in de deelnemersbrief.
- Reserveer de strandlocatie en vraag vergunningen ruim vóór je promotie verspreidt. Houd voor vergunningen en toestemming bij voorkeur 6 tot 8 weken voorbereiding aan, omdat een datumwijziging gevolgen heeft voor jury, veiligheidsploeg en deelnemers.
- Stel de veiligheidsploeg vast voordat je inschrijvingen opent. Plan naast reddingsboeien, reddingsvesten, EHBO-koffer en AED ook handportofoons en veiligheidsvesten, zodat de ploeg elkaar tijdens de wedstrijd direct kan bereiken.
- Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd en controleer daarna deelnemersgegevens, dieetwensen en toestemmingsformulieren. Deel startgroepen in en publiceer het startschema minstens 3 dagen vooraf; zo kunnen deelnemers hun startnummer en polsbandje controleren.
- Maak per wedstrijdfunctie een aparte tas of krat: jury met waterdichte scorekaarten en schrijfplanken, start met vlaggen en fluitjes, en finish met de finishvlag en stopwatch. Test alle portofoons en stopwatches de avond ervoor en leg extra schrijfmateriaal klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bodysurfwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 weken vooraf met de datum, strandlocatie en vergunningen. Plan de veiligheidsploeg en jury uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de wedstrijd.
- Wanneer moet ik de getijden voor een bodysurfwedstrijd controleren?
- Controleer de getijden zodra je de datum kiest en opnieuw 14 dagen, 7 dagen en 24 uur vooraf. Gebruik de laatste controle om het tijdstip van de start en je weerscenario definitief te bevestigen.
- Hoeveel tijd hebben deelnemers nodig om zich in te schrijven?
- Plan op de wedstrijddag minstens 60 minuten voor registratie, controle van gegevens en het uitdelen van wedstrijdnummers en polsbandjes. Laat deelnemers het definitieve startschema minimaal 3 dagen vooraf ontvangen.
- Wanneer moet ik een veiligheidsplan voor een bodysurfwedstrijd maken?
- Maak het eerste veiligheidsplan uiterlijk 4 weken vooraf, zodra locatie, getijden en wedstrijdformat bekend zijn. Bespreek het plan 7 dagen vooraf met de veiligheidsploeg en controleer materiaal en communicatie opnieuw de avond voor de wedstrijd.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!