Checklist pour organiser une compétition de bodysurf

Une compétition de bodysurf demande plus qu’un lieu et quelques participants. Il faut cadrer le format, obtenir les autorisations de plage, préparer la sécurité selon les marées et prévoir un scénario météo. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, des premières réservations jusqu’aux numéros de départ, aux groupes et aux certificats. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : formulaires d’autorisation, besoins alimentaires et supports de score résistants à l’eau.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Confirmer la date du match
2 personnes
Réserver un lieu de plage
Demander les autorisations
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Vérifier les marées
Définir le scénario météo
2 personnes
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
Définir les critères du jury
3 personnes
Contacter les membres du jury
Mettre en place l'équipe de sécurité
2 personnes
Réserver un animateur
Réserver le photographe
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les données des participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Publier le programme de départ
Envoyer la lettre aux participants
Collecter les formulaires d’autorisation
Imprimer les numéros de concours
Imprimer les certificats
Vérifier les prix
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Vérifier à nouveau la météo
Donner le briefing de sécurité
8 personnes
Inspecter la zone de compétition
3 personnes
Balisage du terrain de compétition
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la sonorisation
2 personnes
Installer les bouées
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Traiter les inscriptions
3 personnes
Distribuer les bracelets aux participants
2 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Expliquer les règles du match
Animer l’échauffement
4 personnes
Encadrer le premier tour de compétition
8 personnes
Enregistrer les scores
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer le deuxième tour de compétition
8 personnes
Encadrer le troisième tour de compétition
8 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
8 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Saluer le public au revoir
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Retirer les bouées de l’eau
3 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire sécher le matériel
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les photos aux participants
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Table du jury
Table d'inscription
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 6
Lignes de bouéesqté 6
Bouées de sauvetageqté 4
Gilets de sauvetageqté 8
Siffletsqté 8
Maillots de compétitionqté 30
Drapeaux de départqté 2
Drapeau d'arrivée
Chronomètreqté 4
Tableaux de score étanchesqté 2
Marqueurs pour le tableau de scoreqté 12
Sous-mains imperméablesqté 6
Cartes de score imperméablesqté 100
Numéros de départqté 80
Braceletsqté 100
Chariot à brasqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
DAE
Couvertures de survieqté 10
Couvertures de survieqté 4
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à batterieqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Affiches du matchqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Ruban de scène
Décoration de tableqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le format et la date, puis réservez la plage avant de diffuser l’affiche. Prévoyez plusieurs semaines pour les autorisations et vérifiez que la marée correspond aux horaires des manches.
Formalisez les règles avant d’ouvrir les inscriptions : critères du jury, durée des manches, groupes de départ et méthode de notation. Sans ces éléments, les questions des participants arrivent trop tard pour modifier le programme sereinement.
Construisez le plan de sécurité autour des conditions réelles du site. Répartissez l’équipe, prévoyez les communications par talkies-walkies et contrôlez les bouées, gilets, sifflets, trousse de premiers secours et DAE avant le jour J.
Fixez une date limite d’inscription et envoyez ensuite une lettre complète aux participants. Demandez les autorisations signées, vérifiez les données et les besoins alimentaires avant de répartir les groupes et d’imprimer les numéros.
Préparez une solution météo écrite, pas seulement une décision de dernière minute. Indiquez qui surveille les conditions, quand la décision est prise et comment les participants sont informés si le programme change.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de bodysurf ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la plage, demander les autorisations, confirmer le jury et l’équipe de sécurité, puis traiter les inscriptions.
Quand faut-il vérifier les marées pour une compétition de bodysurf ?: Faites une première vérification dès le choix de la date, puis une nouvelle au moins 7 jours avant l’épreuve. Contrôlez encore les conditions le matin même avant d’installer le parcours et de confirmer les manches.
Quand envoyer le programme de départ aux participants ?: Envoyez-le au moins 3 jours avant la compétition, après la clôture des inscriptions et la vérification des données. Les numéros de départ et les groupes doivent être définitifs pour éviter les changements à l’accueil.
Combien de temps avant faut-il préparer le plan météo et la sécurité ?: Rédigez-les au plus tard 2 semaines avant l’événement, puis faites un briefing final dans les 24 heures précédentes. Le scénario doit préciser les seuils d’arrêt, les responsabilités et le moyen d’alerter les participants.

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