Zo organiseer je een BMX-wedstrijd

Begin met het wedstrijdformat en controleer daarna de kalender voordat je een baan reserveert. Regel vroeg de vergunning, verzekering, officials, jury en EHBO-bezetting; zonder die basis kun je inschrijvingen niet betrouwbaar openen. Werk vervolgens toe naar een duidelijke planning voor inschrijving, startgelden, startlijsten, baaninspectie en materiaal. De laatste week draait om briefings, weersverwachting, startnummers en een controle van de baan en timingapparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdkalender controleren
3
Locatie en baan reserveren
2 personen
4
Vergunningen controleren
2 personen
5
Verzekering controleren
6
Officials en jury vastleggen
2 personen
7
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
8
Wedstrijdreglement publiceren
9
Inschrijfformulier openen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Startgelden controleren
2 personen
15
Startlijsten opstellen
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Prijzen en medailles bestellen
18
Baaninspectie plannen
2 personen
19
Timingapparatuur reserveren
20
Geluidsinstallatie reserveren
21
Verkeersplan verspreiden
22
Weersverwachting controleren
23
Definitieve briefing versturen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Startnummers sorteren
2 personen
26
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
27
Baan opbouwen
8 personen
28
Hekken en linten plaatsen
5 personen
29
Startheuvel controleren
3 personen
30
Obstakels controleren
4 personen
31
Rennersgebied inrichten
4 personen
32
Inschrijftafel opstellen
2 personen
33
Jurytafel inrichten
2 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Timingapparatuur aansluiten
3 personen
36
Stroomvoorziening testen
2 personen
37
EHBO-post inrichten
2 personen
38
Parkeerroute bewegwijzeren
3 personen
39
Catering klaarzetten
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen

Event

41
Officials ontvangen
2 personen
42
Renners aanmelden
4 personen
43
Startnummers uitdelen
2 personen
44
Transponders registreren
2 personen
45
Rennersbriefing houden
3 personen
46
Officialsbriefing houden
4 personen
47
Testronde begeleiden
6 personen
48
Openingssein geven
49
Wedstrijdrondes begeleiden
12 personen
50
Renners oproepen
2 personen
51
Tijden registreren
3 personen
52
Ronde-uitslagen verwerken
3 personen
53
Baanveiligheid controleren
4 personen
54
EHBO verlenen
2 personen
55
Publiek informeren
2 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Eten en snacks serveren
4 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Finales aankondigen
2 personen
60
Finales begeleiden
10 personen
61
Einduitslagen controleren
3 personen
62
Prijzen uitreiken
4 personen
63
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

64
Timinggegevens veiligstellen
2 personen
65
Baan afbreken
8 personen
66
Hekken en linten verwijderen
5 personen
67
Apparatuur uitschakelen
3 personen
68
Meubilair terugzetten
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Afval verzamelen
4 personen
71
Terrein schoonmaken
5 personen
72
EHBO-materiaal aanvullen
73
Gehuurde apparatuur retourneren
3 personen
74
Uitslagen publiceren
75
Deelnemers berichten
76
Materiaal inventariseren
2 personen
77
Baaninspectie na afloop
2 personen
78
Facturen en bonnetjes archiveren
79
Foto's en uitslagen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 4
Jurytafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 20
Pionnenaantal 40

Sportmateriaal

Starthekken
BMX-fietsenaantal 6
Trainingshesjesaantal 20
Startnummersaantal 150
Nummerbordstickersaantal 150
Transpondersaantal 100
Transponderhoudersaantal 100
Reservepedalenaantal 10
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Kegelsaantal 30
Trainingspoortenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Vlaggenaantal 12
Fluitjesaantal 12
Afzethekkenaantal 40
Afzetlintaantal 12
Baanharkenaantal 6
Scheppenaantal 4
Kruiwagensaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 3
Tabletsaantal 4
Printersaantal 2
Portofoonsaantal 12
Mobiele opladersaantal 12
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Batterijenaantal 40
Megafoonsaantal 2
Portabele verlichtingaantal 6
Handlampenaantal 6
Regententenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Schalenaantal 12
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Vloertrekkersaantal 3
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4
Kunststof handschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Koelkompressenaantal 20
Sporttapeaantal 12
Verbandrollenaantal 20
Pleistersaantal 200
Wegwerphandschoenenaantal 100
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidsvestenaantal 20
Veiligheidshelmenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 20
Sponsorbannersaantal 12
Podiumbordjesaantal 3
Richtingsbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 40

Prijzen

Medaillesaantal 120
Bekersaantal 30
Diploma'saantal 120
Prijszakkenaantal 30

Kantoor

Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Papiervellenaantal 500
Klembordenaantal 12
Notitieblokkenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Nietmachinesaantal 3
Nietjesdozenaantal 6
Enveloppenaantal 150
Polsbandjesaantal 300

Tips

Leg het format en de categorieën eerst vast en controleer de wedstrijdkalender voordat je een datum publiceert. Zo voorkom je dat je inschrijvingen opent voor een datum die botst met een andere wedstrijd.
Reserveer de locatie en baan vroeg en controleer direct welke vergunningen en verzekeringen nodig zijn. Plan de baaninspectie uiterlijk vóór de definitieve briefing, zodat gebreken nog kunnen worden opgelost.
Open de inschrijving pas nadat officials, jury, EHBO en het reglement zijn geregeld. Verwerk aanmeldingen doorlopend en controleer startgelden, dieetwensen en contactgegevens voordat je de startlijsten opstelt.
Reserveer timingapparatuur, starthekken en geluidsinstallatie ruim vóór de wedstrijddag. Sorteer startnummers en nummerbordstickers per klasse; dat bespaart tijd aan de inschrijftafels.
Maak in de laatste week één definitieve briefing met verkeersplan, weersverwachting, vrijwilligersindeling en tijden. Controleer op de dag zelf naast fietsen en transponders ook reservebinnenbanden, fietspompen, gereedschap, afzetmateriaal en baanharken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een BMX-wedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met format, kalender, locatie, vergunningen en officials. Open de inschrijving pas wanneer reglement, EHBO en wedstrijdbezetting geregeld zijn.
Wanneer moet je de inschrijving voor een BMX-wedstrijd openen?: Open de inschrijving nadat datum, format, reglement, startgeld en praktische informatie definitief zijn. Plan minimaal 2 tot 4 weken voor de wedstrijd om aanmeldingen te verwerken en startlijsten te maken.
Hoeveel officials en vrijwilligers heb je nodig voor een BMX-wedstrijd?: Het aantal hangt af van baan, categorieën en wedstrijdformat, maar verdeel de functies minimaal over jury, baanposten, inschrijving, EHBO, timing en publieksbegeleiding. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en stuur daarna één definitieve briefing.
Wat moet je de dag voor een BMX-wedstrijd controleren?: Controleer de baan, starthekken, timingapparatuur, geluidsinstallatie, afzettingen, startnummers en transponders. Bekijk ook de weersverwachting en leg reservebinnenbanden, pompen, bandenlichters en fietsgereedschap klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.