Checklist voor een BMX-wedstrijd organiseren

Een BMX-wedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een baan en deelnemers. Leg eerst het wedstrijdformat, de kalender, locatie, vergunningen en verzekering vast. Daarna regel je officials, EHBO, inschrijvingen, timing, startnummers en vrijwilligers. In de laatste weken draait alles om baaninspectie, materiaalcontrole, weersverwachting en een duidelijke briefing. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat essentiële zaken, zoals transponders, reserveonderdelen of afzetmateriaal, pas op de wedstrijddag worden gezocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdkalender controleren
Locatie en baan reserveren
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekering controleren
Officials en jury vastleggen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
Wedstrijdreglement publiceren
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgelden controleren
2 personen
Startlijsten opstellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Baaninspectie plannen
2 personen
Timingapparatuur reserveren
Geluidsinstallatie reserveren
Verkeersplan verspreiden
Weersverwachting controleren
Definitieve briefing versturen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
Baan opbouwen
8 personen
Hekken en linten plaatsen
5 personen
Startheuvel controleren
3 personen
Obstakels controleren
4 personen
Rennersgebied inrichten
4 personen
Inschrijftafel opstellen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Timingapparatuur aansluiten
3 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Parkeerroute bewegwijzeren
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen

Event

Officials ontvangen
2 personen
Renners aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Transponders registreren
2 personen
Rennersbriefing houden
3 personen
Officialsbriefing houden
4 personen
Testronde begeleiden
6 personen
Openingssein geven
Wedstrijdrondes begeleiden
12 personen
Renners oproepen
2 personen
Tijden registreren
3 personen
Ronde-uitslagen verwerken
3 personen
Baanveiligheid controleren
4 personen
EHBO verlenen
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eten en snacks serveren
4 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finales aankondigen
2 personen
Finales begeleiden
10 personen
Einduitslagen controleren
3 personen
Prijzen uitreiken
4 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Timinggegevens veiligstellen
2 personen
Baan afbreken
8 personen
Hekken en linten verwijderen
5 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
EHBO-materiaal aanvullen
Gehuurde apparatuur retourneren
3 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers berichten
Materiaal inventariseren
2 personen
Baaninspectie na afloop
2 personen
Facturen en bonnetjes archiveren
Foto's en uitslagen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 4
Jurytafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 20
Pionnenaantal 40

Sportmateriaal

Starthekken
BMX-fietsenaantal 6
Trainingshesjesaantal 20
Startnummersaantal 150
Nummerbordstickersaantal 150
Transpondersaantal 100
Transponderhoudersaantal 100
Reservepedalenaantal 10
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Kegelsaantal 30
Trainingspoortenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Vlaggenaantal 12
Fluitjesaantal 12
Afzethekkenaantal 40
Afzetlintaantal 12
Baanharkenaantal 6
Scheppenaantal 4
Kruiwagensaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 3
Tabletsaantal 4
Printersaantal 2
Portofoonsaantal 12
Mobiele opladersaantal 12
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Batterijenaantal 40
Megafoonsaantal 2
Portabele verlichtingaantal 6
Handlampenaantal 6
Regententenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Schalenaantal 12
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Vloertrekkersaantal 3
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4
Kunststof handschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Koelkompressenaantal 20
Sporttapeaantal 12
Verbandrollenaantal 20
Pleistersaantal 200
Wegwerphandschoenenaantal 100
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidsvestenaantal 20
Veiligheidshelmenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 20
Sponsorbannersaantal 12
Podiumbordjesaantal 3
Richtingsbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 40

Prijzen

Medaillesaantal 120
Bekersaantal 30
Diploma'saantal 120
Prijszakkenaantal 30

Kantoor

Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Papiervellenaantal 500
Klembordenaantal 12
Notitieblokkenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Nietmachinesaantal 3
Nietjesdozenaantal 6
Enveloppenaantal 150
Polsbandjesaantal 300

Tips

Controleer uiterlijk enkele weken voor de wedstrijd of de locatie, vergunningen en verzekering rond zijn. Plan ook de baaninspectie vóór je het definitieve verkeersplan en de publieksindeling verspreidt.
Open de inschrijving pas nadat het wedstrijdreglement en de startgeldinformatie klaarstaan. Verwerk aanmeldingen dagelijks en maak de startlijsten uiterlijk de dag vóór de wedstrijd definitief.
Reserveer timingapparatuur, transponders en transponderhouders ruim vooraf. Leg daarnaast stopwatches en een handmatige back-up klaar, zodat een storing niet meteen de uitslag vertraagt.
Maak per taak een vrijwilligersindeling met tijden en verantwoordelijke namen. Plan aparte bezetting voor inschrijving, starthek, jury, baanposten, EHBO, materiaal en het opruimen van afzethekken en afvalbakken.
Controleer de BMX-fietsen en baanmaterialen minimaal één dag vooraf. Tel startnummers, nummerbordstickers, vlaggen, pionnen, pompen, bandenlichters, reservebinnenbanden en fietsgereedschapssets afzonderlijk na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een BMX-wedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om de wedstrijdkalender te controleren, de baan en locatie te reserveren, vergunningen en verzekering na te gaan en officials en EHBO vast te leggen.
Wanneer moet de inschrijving voor een BMX-wedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving ongeveer 3 tot 7 dagen voor de wedstrijddag. Gebruik die laatste dagen om startgelden te controleren, aanmeldingen te verwerken, startlijsten op te stellen en startnummers te sorteren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een BMX-wedstrijd?: Reken minimaal op 10 tot 15 vrijwilligers voor een kleinschalige wedstrijd, naast officials en EHBO. Verdeel hen over inschrijving, starthek, jury, baanposten, publieksafzetting, catering of boodschappen en opruimen.
Wanneer controleer je het BMX-materiaal en de baan?: Doe een volledige materiaalcontrole 1 dag vooraf en een laatste baaninspectie op de wedstrijddag vóór de eerste training. Test starthek, timing, geluidsinstallatie en transponders en leg reservebinnenbanden en fietsgereedschap bereikbaar klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.