Organiser une compétition de BMX, étape par étape

Une compétition de BMX se prépare d’abord sur le papier, puis sur la piste. Commencez par fixer le format, les catégories et le calendrier avant de réserver le lieu et de vérifier les autorisations, l’assurance et les secours. Les inscriptions, les officiels, le chronométrage et la circulation doivent être coordonnés plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, les listes de départ, les dossards, l’inspection du parcours et le briefing final évitent la plupart des retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Vérifier le calendrier des matchs
3
Réserver le lieu et la piste
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
2 personnes
5
Vérifier l’assurance
6
Constituer les officiels et le jury
2 personnes
7
Assurer la présence des secours
2 personnes
8
Publier le règlement du concours
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
15
Établir les listes de départ
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Commander les prix et médailles
18
Planifier l’inspection du parcours
2 personnes
19
Réserver le matériel de chronométrage
20
Réserver la sono
21
Distribuer le plan de circulation
22
Vérifier les prévisions météo
23
Envoyer le briefing final
24
Faire les courses
3 personnes
25
Trier les dossards
2 personnes
26
Composer les dossiers de concours
2 personnes
27
Monter la patinoire
8 personnes
28
Installer les barrières et les rubans
5 personnes
29
Vérifier la butte de départ
3 personnes
30
Vérifier les obstacles
4 personnes
31
Aménager la zone des coureurs
4 personnes
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Installer la table du jury
2 personnes
34
Raccorder la sonorisation
2 personnes
35
Brancher le matériel de chronométrage
3 personnes
36
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
37
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
38
Balisage de l’itinéraire de stationnement
3 personnes
39
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

41
Accueillir les officiels
2 personnes
42
Enregistrer les coureurs
4 personnes
43
Distribuer les dossards
2 personnes
44
Enregistrer les transpondeurs
2 personnes
45
Tenir le briefing des coureurs
3 personnes
46
Organiser un briefing des officiels
4 personnes
47
Animer le tour d'essai
6 personnes
48
Donner le signal d’ouverture
49
Animer les manches du concours
12 personnes
50
Appeler les coureurs
2 personnes
51
Enregistrement des horaires
3 personnes
52
Saisir les résultats des manches
3 personnes
53
Vérifier la sécurité de la piste
4 personnes
54
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
55
Informer le public
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Servir les repas et les snacks
4 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Annoncer les finales
2 personnes
60
Encadrer les finales
10 personnes
61
Vérifier les résultats finaux
3 personnes
62
Remettre les prix
4 personnes
63
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

64
Sécuriser les données de chronométrage
2 personnes
65
Démonter le parcours
8 personnes
66
Retirer les barrières et les rubans
5 personnes
67
Éteindre l’équipement
3 personnes
68
Remettre le mobilier en place
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Nettoyer le site
5 personnes
72
Réapprovisionner le matériel de premiers secours
73
Retourner le matériel loué
3 personnes
74
Publier les résultats
75
Envoyer des messages aux participants
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Inspection de la piste après l’événement
2 personnes
78
Classer les factures et les reçus
79
Partager les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables du juryqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 20
Cônesqté 40

Matériel de sport

Portiques de départ
Vélos BMXqté 6
Chasubles d’entraînementqté 20
Numéros de départqté 150
Autocollants de plaques numérotéesqté 150
Transpondeursqté 100
Supports de transpondeursqté 100
Pédales de rechangeqté 10
Chambres à air de rechangeqté 20
Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Kits d’outils pour véloqté 3
Cônesqté 30
Portiques d'entraînementqté 6
Chronomètresqté 6
Drapeauxqté 12
Siffletsqté 12
Barrières de sécuritéqté 40
Ruban de balisageqté 12
Râteaux de terrainqté 6
Pellesqté 4
Brouettesqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Tablettesqté 4
Imprimantesqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Chargeurs mobilesqté 12
Système de sonorisation
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Pilesqté 40
Mégaphonesqté 2
Éclairage portableqté 6
Lampes de pocheqté 6
Tentes de pluieqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12
Saladiersqté 12
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Raclettes de solqté 3
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Gants en plastiqueqté 6
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Packs de froidqté 20
Ruban de sportqté 12
Bandes de pansementqté 20
Pansementsqté 200
Gants jetablesqté 100
Couvertures de survieqté 10
Gilets de sécuritéqté 20
Casques de sécuritéqté 6

Décoration

Drapeaux de matchqté 20
Bannières sponsorsqté 12
Panneaux de scèneqté 3
Panneaux directionnelsqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Autocollants flèchesqté 40

Prix

Médaillesqté 120
Gobeletsqté 30
Diplômesqté 120
Sacs à prixqté 30

Bureau

Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Feuilles de papierqté 500
Presse-papiersqté 12
Blocs-notesqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Agrafeusesqté 3
Boîtes d’agrafesqté 6
Enveloppesqté 150
Braceletsqté 300

Conseils

Fixez le format et vérifiez le calendrier des matchs avant d’ouvrir les inscriptions. Précisez les catégories, le nombre de manches et les règles dans le règlement publié.
Réservez la piste et contrôlez les autorisations, l’assurance et les secours au moins 6 à 8 semaines avant la compétition. Demandez aussi les conditions d’accès pour les véhicules et le public.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les paiements, les besoins alimentaires et les listes de départ. Prévoyez un délai d’au moins 7 jours entre la clôture et l’envoi du briefing final.
Testez le chronométrage avant l’arrivée des coureurs et associez chaque transpondeur à un numéro de départ. Gardez des chronomètres de secours, des piles et un poste manuel pour éviter de bloquer les résultats.
Faites une inspection complète de la piste le matin même : portiques, cônes, barrières, ruban de balisage et zones de sécurité. Placez le matériel de réparation, les chambres à air et les pompes près d’un point clairement indiqué.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de BMX ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour réserver la piste, obtenir les autorisations, confirmer l’assurance et constituer les officiels. Pour un événement important ou très fréquenté, commencez plutôt 3 mois avant.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une compétition de BMX ?: Ouvrez les inscriptions dès que le format, le règlement et le lieu sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant la date. Fermez-les environ 7 jours avant l’épreuve afin de préparer les listes de départ et les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une compétition de BMX ?: Prévoyez au moins 1 responsable pour chaque zone : inscriptions, piste, départ, arrivée, sécurité, restauration et circulation. Ajoutez 2 à 4 personnes de réserve pour couvrir les pauses et les absences le jour de la compétition.
Quand envoyer le briefing final aux participants ?: Envoyez-le 3 à 5 jours avant la compétition, après la vérification de la météo et des horaires. Indiquez l’heure de convocation, le plan de circulation, les listes de départ, les règles de retrait des dossards et les éventuels changements de piste.

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