Organiser une compétition de BMX : la checklist complète

Une compétition de BMX se prépare d’abord sur le papier, puis sur la piste. Commence par définir le format, réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, puis fixe les responsabilités des officiels, du jury et des secours. Les inscriptions, les listes de départ et le chronométrage doivent être prêts avant l’arrivée des coureurs. Cette checklist de 79 tâches et 102 équipements t’aide à suivre l’ordre de préparation sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Vérifier le calendrier des matchs
Réserver le lieu et la piste
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Constituer les officiels et le jury
2 personnes
Assurer la présence des secours
2 personnes
Publier le règlement du concours
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
Établir les listes de départ
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander les prix et médailles
Planifier l’inspection du parcours
2 personnes
Réserver le matériel de chronométrage
Réserver la sono
Distribuer le plan de circulation
Vérifier les prévisions météo
Envoyer le briefing final
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Composer les dossiers de concours
2 personnes
Monter la patinoire
8 personnes
Installer les barrières et les rubans
5 personnes
Vérifier la butte de départ
3 personnes
Vérifier les obstacles
4 personnes
Aménager la zone des coureurs
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Brancher le matériel de chronométrage
3 personnes
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Balisage de l’itinéraire de stationnement
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

Accueillir les officiels
2 personnes
Enregistrer les coureurs
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Enregistrer les transpondeurs
2 personnes
Tenir le briefing des coureurs
3 personnes
Organiser un briefing des officiels
4 personnes
Animer le tour d'essai
6 personnes
Donner le signal d’ouverture
Animer les manches du concours
12 personnes
Appeler les coureurs
2 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Saisir les résultats des manches
3 personnes
Vérifier la sécurité de la piste
4 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les repas et les snacks
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer les finales
2 personnes
Encadrer les finales
10 personnes
Vérifier les résultats finaux
3 personnes
Remettre les prix
4 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Sécuriser les données de chronométrage
2 personnes
Démonter le parcours
8 personnes
Retirer les barrières et les rubans
5 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Réapprovisionner le matériel de premiers secours
Retourner le matériel loué
3 personnes
Publier les résultats
Envoyer des messages aux participants
Inventorier le matériel
2 personnes
Inspection de la piste après l’événement
2 personnes
Classer les factures et les reçus
Partager les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables du juryqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 20
Cônesqté 40

Matériel de sport

Portiques de départ
Vélos BMXqté 6
Chasubles d’entraînementqté 20
Numéros de départqté 150
Autocollants de plaques numérotéesqté 150
Transpondeursqté 100
Supports de transpondeursqté 100
Pédales de rechangeqté 10
Chambres à air de rechangeqté 20
Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Kits d’outils pour véloqté 3
Cônesqté 30
Portiques d'entraînementqté 6
Chronomètresqté 6
Drapeauxqté 12
Siffletsqté 12
Barrières de sécuritéqté 40
Ruban de balisageqté 12
Râteaux de terrainqté 6
Pellesqté 4
Brouettesqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Tablettesqté 4
Imprimantesqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Chargeurs mobilesqté 12
Système de sonorisation
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Pilesqté 40
Mégaphonesqté 2
Éclairage portableqté 6
Lampes de pocheqté 6
Tentes de pluieqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12
Saladiersqté 12
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Raclettes de solqté 3
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Gants en plastiqueqté 6
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Packs de froidqté 20
Ruban de sportqté 12
Bandes de pansementqté 20
Pansementsqté 200
Gants jetablesqté 100
Couvertures de survieqté 10
Gilets de sécuritéqté 20
Casques de sécuritéqté 6

Décoration

Drapeaux de matchqté 20
Bannières sponsorsqté 12
Panneaux de scèneqté 3
Panneaux directionnelsqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Autocollants flèchesqté 40

Prix

Médaillesqté 120
Gobeletsqté 30
Diplômesqté 120
Sacs à prixqté 30

Bureau

Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Feuilles de papierqté 500
Presse-papiersqté 12
Blocs-notesqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Agrafeusesqté 3
Boîtes d’agrafesqté 6
Enveloppesqté 150
Braceletsqté 300

Conseils

Réserve la piste et le matériel de chronométrage plusieurs semaines à l’avance. Vérifie aussi que les transpondeurs, leurs supports, les chronomètres et les numéros de départ correspondent au format retenu.
Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la compétition. Tu auras ainsi le temps de traiter les paiements, recueillir les besoins alimentaires et établir les listes de départ.
Prévois un briefing final 24 à 48 heures avant l’épreuve. Envoie le plan de circulation, les horaires, les consignes de sécurité et la répartition des bénévoles aux personnes concernées.
Inspecte le parcours avant l’ouverture des portes, puis après toute modification. Contrôle les barrières de sécurité, le ruban de balisage, les cônes, les portiques et l’état du terrain.
Ne limite pas le matériel de dépannage aux vélos de course. Prépare plusieurs pompes, démonte-pneus, chambres à air, pédales de rechange et kits d’outils, avec un espace clairement identifié près de la piste.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de BMX ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la piste, vérifier les autorisations et l’assurance, constituer le jury, contacter les sponsors et ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une compétition de BMX ?: Ouvre-les au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ferme les inscriptions environ 7 jours avant l’épreuve afin de préparer les listes de départ, les dossards et le briefing.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de BMX ?: Pour une petite compétition, prévois au minimum 10 à 15 bénévoles, en plus des officiels et des secours. Répartis-les entre l’accueil, la piste, la circulation, le matériel, les résultats et les espaces publics.
Que faut-il vérifier la veille d’une compétition de BMX ?: La veille, vérifie les prévisions météo, les autorisations, l’assurance, le chronométrage, la sono, les listes de départ et les dossards. Compte aussi les médailles, les drapeaux, les sifflets, les barrières et le matériel de réparation.

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