BMX-wedstrijd organiseren: checklist en planning

Een BMX-wedstrijd staat of valt met een strak schema, een gecontroleerd parcours en duidelijke taakverdeling. Regel eerst de locatie, tijdwaarneming en inschrijving; werk daarna toe naar startlijsten, officials en vrijwilligers. Controleer vlak voor de wedstrijddag niet alleen het starthek, maar ook reservehelmen, fietsgereedschap, batterijen en materialen voor baanonderhoud. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat essentiële zaken pas tijdens de eerste manche opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Wedstrijdinformatie publiceren
Inschrijfformulier openen
Wedstrijdlocatie reserveren
Tijdwaarneming reserveren
Starthek controleren
2 personen
Parcoursinspectie plannen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Startlijsten indelen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Officials inplannen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Veiligheidsinstructies maken
Routebeschrijving versturen
Parkeerindeling publiceren
Prijzen en bekers bestellen
Startnummers maken
2 personen
Accreditatiekaarten maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen ophalen
Starthek testen
2 personen
Tijdwaarneming testen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Parcours vrijmaken
4 personen
Parcours inspecteren
3 personen
Losse obstakels verwijderen
3 personen
Bochten en sprongen markeren
3 personen
Starthek opbouwen
4 personen
Finishzone afzetten
3 personen
Publieksvakken afzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Inschrijfbalie opbouwen
2 personen
Officialsruimte inrichten
2 personen
Tijdwaarneming installeren
3 personen
Omroeperinstallatie aansluiten
2 personen
Banners en vlaggen plaatsen
3 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Wedstrijdbriefing houden
5 personen

Event

Rijders aanmelden
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietsen en helmen controleren
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Opening aankondigen
Verkenningsronde begeleiden
4 personen
Kwalificatierondes begeleiden
8 personen
Uitslagen verwerken
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publieksstromen begeleiden
3 personen
Parcours bewaken
6 personen
Incidenten registreren
2 personen
Halve finales begeleiden
8 personen
Finalisten bekendmaken
Finales begeleiden
8 personen
Podiumuitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Afsluiting aankondigen
Publiek uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Tafels leeghalen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Parcoursmaterialen verwijderen
5 personen
Afzetlint en hekken afbreken
5 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval verzamelen
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers informeren
Geleende materialen retourneren
3 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Herbruikbare materialen reinigen
3 personen
Borgmaterialen controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Biertafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Starthek
Starthektimer
Racefietsenaantal 2
Reservehelmenaantal 6
Startnummerbordenaantal 100
Startnummerhoudersaantal 100
Parcourskegelsaantal 40
Markeerpalenaantal 40
Baanharkenaantal 4
Scheppenaantal 3
Kruiwagensaantal 2
Reservefietspompenaantal 3
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsstandaardsaantal 20
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Finishmat
Meetlintenaantal 3
Stopwatchesaantal 6
Walkietalkiesaantal 12
Reservebatterijenaantal 24
Klembordenaantal 8
Wedstrijdfluitjesaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 20
Verkeershekkenaantal 20
Dranghekkenaantal 30
Afzetlintrollenaantal 12
Kabelmattenaantal 10
Verzwaarde voetplatenaantal 20
BMX-bekersaantal 12
Medaillelintenaantal 30
Medaillehoudersaantal 30
Startnummersaantal 100
EHBO-koffersaantal 2
Koelcompressenaantal 20
Reddingsdekensaantal 10
Rolstoelen
Nekbracesaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Printersaantal 2
Printpapierpakkenaantal 3
Omroepmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 6
Mobiele ledlampenaantal 8
Megafoon
Fotocameraaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Voedselbakkenaantal 20
Thermosflessenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdbannersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Podiumachterwand
Podiumkleed

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Sponzenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 12
Handvegersaantal 4
Stofferblikkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open de inschrijving zodra de wedstrijdinformatie klaarstaat en verwerk aanmeldingen doorlopend. Bevestig deelnemers vóór je de startlijsten indeelt, zodat ontbrekende gegevens en dieetwensen niet op de wedstrijddag moeten worden opgelost.
Plan de parcoursinspectie niet pas bij de opbouw. Controleer vooraf waar kegels, markeerpalen, finishmat en baanonderhoudsmateriaal nodig zijn en leg ook scheppen, een hark en kruiwagens klaar voor snelle reparaties.
Test starthek, starthektimer en tijdwaarneming afzonderlijk én samen. Doe dat vóór de deelnemers arriveren en houd reservebatterijen, stopwatches en walkietalkies beschikbaar voor het geval een systeem uitvalt.
Maak de personeelsindeling concreet per onderdeel: officials voor de wedstrijd, vrijwilligers voor ontvangst en parcours en iemand voor de tijdwaarneming. Deel veiligheidsinstructies, routebeschrijving en parkeerindeling uiterlijk enkele dagen vooraf.
Bestel prijzen, bekers, startnummerborden en accreditatiekaarten op tijd en controleer de aantallen tegen de definitieve deelnemerslijst. Haal prijzen en boodschappen vóór de wedstrijddag op; reservehelmen, fietspompen, bandenlichters en binnenbanden mogen niet achteraf nog geregeld worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een BMX-wedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, tijdwaarneming en wedstrijdinformatie. Open de inschrijving daarna en plan de laatste controles, zoals het testen van het starthek, uiterlijk in de laatste week.
Wanneer moet de inschrijving voor een BMX-wedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving minimaal 7 dagen voor de wedstrijd als je nog startlijsten, deelnemersbevestigingen en wedstrijdschema's moet maken. Zo houd je tijd over om ontbrekende gegevens en dieetwensen na te vragen.
Welke materialen moet ik voor een BMX-wedstrijd dubbel controleren?: Controleer vooral het starthek, de starthektimer, tijdwaarneming, walkietalkies en reservebatterijen. Leg daarnaast reservehelmen, fietspompen, fietsgereedschap, bandenlichters en reservebinnenbanden klaar vóór de opbouw begint.
Wanneer test je het starthek en de tijdwaarneming?: Test beide systemen tijdens de opbouw en nogmaals vóór de eerste deelnemers zich aanmelden. Plan hiervoor minstens 30 minuten op locatie, zodat je kabels, batterijen en communicatie kunt herstellen zonder het wedstrijdschema te vertragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.