Organiser une compétition de BMX sans rien oublier

Une compétition de BMX demande de coordonner les inscriptions, le parcours, les officiels, les bénévoles et le chronométrage. Le plus souvent, les problèmes viennent d’éléments préparés trop tard : grille de départ, accès au site, dossards, lots ou matériel de secours. Cette checklist rassemble les 82 tâches et 89 fournitures du plan, dans l’ordre où les décisions doivent être prises. Tu peux ainsi suivre la préparation plusieurs semaines à l’avance, puis vérifier les derniers détails avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations du match
Ouvrir le formulaire d’inscription
Réserver le lieu du concours
Réserver le chronométrage
Vérifier la grille de départ
2 personnes
Prévoir l’inspection du parcours
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les listes de départ
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Planifier les officiels
Planifier les bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
Envoyer les indications d'accès
Publier le plan de stationnement
Commander les prix et les coupes
Créer les dossards
2 personnes
Créer les cartes d’accréditation
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix
Tester la grille de départ
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Dégager le parcours
4 personnes
Inspecter le parcours
3 personnes
Retirer les obstacles libres
3 personnes
Marquer les virages et les sauts
3 personnes
Monter la grille de départ
4 personnes
Balisage de la zone d’arrivée
3 personnes
Délimiter les zones du public
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager la salle des officiels
2 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Installer les bannières et les drapeaux
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Organiser le briefing du concours
5 personnes

Événement

Inscription des riders
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les vélos et les casques
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Annoncer l'ouverture
Encadrer le tour de reconnaissance
4 personnes
Animer les tours de qualification
8 personnes
Traiter les résultats
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Gérer les flux de public
3 personnes
Surveiller le parcours
6 personnes
Enregistrer les incidents
2 personnes
Encadrer les demi-finales
8 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer les finales
8 personnes
Vérifier les résultats du podium
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner le public à la sortie
4 personnes

Suivi

Vider les tables
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Retirer le matériel du parcours
5 personnes
Démonter les barrières et les rubans de balisage
5 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Publier les résultats
Informer les participants
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Nettoyer le matériel réutilisable
3 personnes
Vérifier le matériel de caution
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Tables de bièreqté 6
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Portillon de départ
Minuterie de la ligne de départ
Vélos de courseqté 2
Casques de rechangeqté 6
Panneaux de dossardqté 100
Porte-dossardsqté 100
Cônes de parcoursqté 40
Poteaux de balisageqté 40
Râteaux de terrainqté 4
Pellesqté 3
Brouettesqté 2
Pompes à vélo de rechangeqté 3
Kits d’outils pour véloqté 3
Démonte-pneusqté 6
Chambres à air de rechangeqté 20
Supports à vélosqté 20
Drapeaux de matchqté 12
Tapis d'arrivée
Mètres rubansqté 3
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Piles de rechangeqté 24
Presse-papiersqté 8
Sifflets de compétitionqté 8
Gilets réfléchissantsqté 20
Barrières de circulationqté 20
Barrières de fouleqté 30
Rouleaux de ruban de balisageqté 12
Passe-câblesqté 10
Plaques de base lestéesqté 20
Trophées BMXqté 12
Rubans de médailleqté 30
Porte-médaillesqté 30
Numéros de départqté 100
Trousses de premiers secoursqté 2
Compresses froidesqté 20
Couvertures de survieqté 10
Fauteuils roulants
Colliers cervicauxqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimantesqté 2
Ramettes de papier d'impressionqté 3
Microphones d'annonceqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6
Lampes LED mobilesqté 8
Mégaphone
Appareil photoqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pince de serviceqté 8
Pains de glaceqté 30
Bacs alimentairesqté 20
Bouteilles isothermesqté 6

Décoration

Bannières de compétitionqté 8
Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 2
Fond de scène
Revêtement de scène

Nettoyage

Balaisqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Épongesqté 12
Gants en caoutchoucqté 12
Balais à mainqté 4
Pelles à poussièreqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions dès que le lieu, le programme provisoire et les informations du match sont disponibles. Prévois une date limite claire, puis garde quelques jours pour traiter les dossiers et confirmer les participants.
Réserve le chronométrage suffisamment tôt et teste-le avant la compétition. Vérifie aussi la grille de départ, les chronomètres, la minuterie de la ligne de départ et les piles de rechange avant l’arrivée des coureurs.
Planifie l’inspection du parcours avant de finaliser les courses. Les cônes, poteaux de balisage, râteaux, pelles et brouettes doivent être accessibles pour corriger rapidement le terrain le jour même.
Ne limite pas le planning aux coureurs : attribue un responsable à chaque poste officiel et bénévole. Envoie les consignes de sécurité et les indications d’accès au moins 48 heures avant l’épreuve.
Prépare les dossards, accréditations, prix et coupes avant la dernière semaine. Ajoute un espace pour les vélos et un point de réparation avec pompes, démonte-pneus, chambres à air et kits d’outils de rechange.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de BMX ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le site, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et commander les récompenses. Commence idéalement 3 mois avant si le nombre de participants est élevé ou si le chronométrage est assuré par un prestataire.
Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition de BMX ?: Ouvre le formulaire environ 4 à 6 semaines avant la date de la compétition. Fixe la clôture 7 à 10 jours avant l’épreuve afin de traiter les inscriptions, confirmer les participants et répartir les listes de départ.
Quand tester le chronométrage et la grille de départ ?: Effectue un premier test au moins 7 jours avant la compétition, puis un second le jour précédent ou le matin même. Teste également la minuterie de départ, les chronomètres, les talkies-walkies et les piles de rechange.
Que faut-il préparer la veille d’une compétition de BMX ?: La veille, vérifie le parcours, installe ou regroupe le matériel, contrôle les dossards et les accréditations, puis confirme le programme et les rôles. Prépare aussi les prix, les documents de course et les indications d’accès pour éviter les recherches le matin.

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