Bluesfestival organiseren: een checklist die je kunt afvinken

Een bluesfestival organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst de datum en locatie vast, boek daarna muzikanten en techniek en regel op tijd vergunningen, verzekering, beveiliging en toiletten. Vervolgens werk je het programma uit, werf je vrijwilligers en stem je catering en dieetwensen af. Deze checklist helpt je ook met minder opvallende zaken, zoals technische wensen van artiesten, kabelmatten, monitorluidsprekers en voldoende herbruikbare drinkglazen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Muzikanten boeken
2 personen
Geluidstechniek reserveren
Lichttechniek reserveren
Vergunningen aanvragen
Verzekering afsluiten
Catering reserveren
Toiletten reserveren
Beveiliging reserveren
EHBO-materiaal bestellen
Festivalprogramma maken
2 personen
Festivalnaam en huisstijl bepalen
2 personen
Promotiebeeld maken
Website bijwerken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festival online promoten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Technische wensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Podiumindeling maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Polsbandjes klaarleggen
2 personen
Weersverwachting controleren
Artiesten telefonisch bevestigen
Locatie controleren
3 personen
Boodschappen ophalen
3 personen
Bederfelijke producten koelen
2 personen
Terrein afzetten
4 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Partytenten opzetten
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Bar inrichten
4 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Backstage inrichten
2 personen
Kassa en entree klaarzetten
3 personen
EHBO-koffer klaarzetten
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Entree openen
4 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Eerste band aankondigen
Artiesten begeleiden
2 personen
Optredens begeleiden
3 personen
Pauzemuziek afspelen
Dranken schenken
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Merchandise verkopen
2 personen
Laatste optreden aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Podiumapparatuur uitschakelen
3 personen
Catering opruimen
4 personen
Afval verzamelen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
5 personen
Podium afbreken
6 personen
Geluidsapparatuur retourneren
3 personen
Lichtapparatuur retourneren
2 personen
Koelmaterialen reinigen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Artiesten uitbetalen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 10
Bankenaantal 20
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Podiumdelenaantal 12
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Luidsprekersaantal 6
Mengpaneel
Monitorluidsprekersaantal 4
DI-boxenaantal 4
Gitaarkabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 12
Muziekstandaardsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 20

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 10
Lichtslingersaantal 12
Batterijlampenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 300
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerkommenaantal 20
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
IJslepelsaantal 4
Flessenopenersaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Tangenaantal 10
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 30
Podiumdoekenaantal 4
Menubordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag muzikanten uiterlijk 6 weken voor het festival naar hun technische wensen, zoals microfoons, DI-boxen, gitaarkabels, muziekstandaards en het aantal monitorluidsprekers. Zo kan de geluidstechniek een bruikbare opstelling maken.
Plan de opbouw niet alleen rond het podium. Reken ook tijd voor kabelmatten, verlengkabels, stekkerdozen, LED-podiumlampen en sfeerverlichting; controleer vóór de soundcheck of alle stroompunten bereikbaar en veilig zijn.
Verzamel dieetwensen zodra aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor het festival door aan de catering. Bestel daarnaast servies en drinkglazen op basis van het verwachte bezoekersaantal plus een kleine reserve.
Maak de vrijwilligersindeling minstens 2 weken vooraf en geef iedere ploeg een starttijd, taak en aanspreekpunt. Plan aparte bezetting voor ontvangst, catering, backstage, publieksbegeleiding en het opruimen van statafels, biertafels en stoelen.
Stuur artiesteninformatie uiterlijk 1 week voor de festivaldag: route, aankomsttijd, soundcheck, programma, contactpersoon en technische afspraken. Een gedeeld programma voorkomt dat muzikanten, vrijwilligers en catering met verschillende tijden werken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bluesfestival organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met de datum, locatie en muzikanten. Regel vergunningen, verzekering, techniek, beveiliging en toiletten bij voorkeur 8 tot 12 weken voor het festival, omdat beschikbaarheid en behandeltijd kunnen verschillen.
Wanneer moet ik muzikanten boeken voor een bluesfestival?: Boek de muzikanten idealiter 4 tot 6 maanden vooraf, vooral als je meerdere acts op één dag wilt programmeren. Vraag direct na bevestiging hun technische wensen en stuur uiterlijk 1 week voor het festival de definitieve artiesteninformatie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bluesfestival?: Maak per taak een aparte bezetting voor ontvangst, catering, backstage, publieksbegeleiding en opruimen. Als praktische start kun je rekenen op minimaal 1 vrijwilliger per taakpost per dienst en 1 coördinator voor iedere 5 tot 8 vrijwilligers; pas dat aan op bezoekersaantal en terreinindeling.
Wanneer moet ik catering en boodschappen voor een bluesfestival regelen?: Reserveer de catering minstens 6 tot 8 weken vooraf en verzamel dieetwensen zodra bezoekers zich aanmelden. Geef de aantallen 7 dagen vooraf definitief door en plaats de bestelling voor boodschappen, servies en herbruikbare drinkglazen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het festival.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.