Bluesfestival organisieren: die Checkliste für deine Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Location mindestens 6 bis 9 Monate vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Fläche, sondern auch Stromanschlüsse, Aufbauzeiten, Zufahrt für Instrumente und einen geschützten Bereich für schlechtes Wetter.
• Sammle die technischen Anforderungen aller Musiker spätestens 8 Wochen vor dem Festival. Für Bluesbands brauchst du häufig mehrere Mikrofone, DI-Boxen, Monitorboxen, Gitarren- und Instrumentenkabel sowie ein passendes Mischpult.
• Plane den Bühnen- und Publikumsbereich mit konkreten Mengen: etwa 1 Toilette je 50 bis 75 Gäste, ausreichend Sitz- und Stehplätze sowie Kabelmatten für alle Wege, die das Publikum kreuzt. Zusätzliche Batterielampen helfen an dunklen Zugängen und Toiletten.
• Schicke Künstlerinformationen spätestens 4 Wochen vorher an alle Bands. Darin sollten Ankunftszeit, Soundcheck, Ansprechpartner, Park- oder Ladezone, Auftrittsdauer und Verpflegung stehen – sonst entstehen am Festivaltag unnötige Rückfragen.
• Bestelle Catering, Getränke, Gläser, Teller und Besteck nicht erst nach den Anmeldungen. Rechne für das erste Festivalstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane Nachschub, Kühlung sowie 10 Prozent Reserve für Helfer und spontane Gäste ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Bluesfestival planen?

Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Termin, Location und Musikerbuchungen. Genehmigungen, Versicherung, Technik und Sicherheitsdienst sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin beantragt oder reserviert sein.

Wie viele Toiletten braucht ein Bluesfestival?

Als grobe Planung kannst du 1 Toilette je 50 bis 75 Gäste ansetzen. Bei einer Veranstaltungsdauer von mehr als 4 Stunden, viel Getränkeausschank oder begrenzten festen Toiletten solltest du zusätzliche Kabinen einplanen.

Wann sollte die Tontechnik für ein Bluesfestival feststehen?

Reserviere Tontechnik und Lichttechnik möglichst 3 bis 6 Monate vorher. Die vollständige Bühnenliste mit Mikrofonen, Monitoren, DI-Boxen, Kabeln und Strombedarf sollte spätestens 8 Wochen vor dem Festival bestätigt sein.

Wie viele Helfer braucht man für ein Bluesfestival?

Plane je nach Größe mindestens 1 Helfer pro 25 bis 40 Gäste für Einlass, Ausschank, Aufbau, Künstlerbetreuung und Abbau ein. Die Schichten sollten spätestens 3 Wochen vorher eingeteilt werden, damit Ausfälle noch ersetzt werden können.

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