Organiser un festival de blues : la checklist complète

Un festival de blues demande une coordination précise entre les artistes, la scène, le son, la lumière et l’accueil du public. Commence par fixer la date et réserver le lieu, puis verrouille rapidement les musiciens et les prestataires techniques. Les autorisations, l’assurance, la sécurité et les toilettes sont souvent oubliées jusqu’aux dernières semaines. Cette checklist rassemble les 85 tâches et 51 équipements nécessaires pour avancer étape par étape, de la première réservation au démontage.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du festival
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver des musiciens
2 personnes
Réserver le matériel sonore
Réserver la technique lumière
Demander les autorisations
Souscrire une assurance
Réserver le catering
Réserver les toilettes
Réserver la sécurité
Commander du matériel de premiers secours
Créer le programme du festival
2 personnes
Définir le nom et l’identité visuelle du festival
2 personnes
Créer l’image promotionnelle
Mettre à jour le site web
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le festival en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Recueillir les besoins techniques
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Créer le plan de scène
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les bracelets
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les artistes par téléphone
Vérifier le lieu
3 personnes
Récupérer les courses
3 personnes
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Installer les tentes de fête
5 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager le bar
4 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager les coulisses
2 personnes
Préparer la caisse et l'entrée
3 personnes
Préparer la trousse de premiers secours
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
4 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Annoncer le premier groupe
Accompagner les artistes
2 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Diffuser la musique de pause
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Vendre les produits dérivés
2 personnes
Annoncer le dernier numéro
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre le matériel de scène
3 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Retourner le matériel audio
3 personnes
Retourner le matériel d'éclairage
2 personnes
Nettoyer les éléments réfrigérants
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Payer les artistes
Enregistrer les objets trouvés
Publier les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 10
Bancsqté 20
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Haut-parleursqté 6
Table de mixage
Enceintes de monitoringqté 4
Boîtiers DIqté 4
Câbles de guitareqté 12
Câbles d'instrumentsqté 12
Pieds de microqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 20

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Éclairage d’ambianceqté 10
Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes à batterieqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Saladiers de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Cuillères à glaceqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 10
Verres doseursqté 4

Décoration

Drapeaux de festivalqté 30
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de menuqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu, les musiciens, le son et la lumière plusieurs mois avant la date : leurs disponibilités doivent être compatibles avant d’annoncer le programme.
Demande les autorisations et souscris l’assurance dès que le lieu est confirmé. Prévois une relance au plus tard 30 jours avant le festival si tu n’as pas reçu de réponse.
Transmets aux artistes une fiche technique et recueille leurs besoins au moins 3 semaines avant leur passage. Cela permet de vérifier les microphones, pieds, câbles, boîtiers DI et retours avant l’installation.
Calcule le catering à partir du nombre d’artistes, de bénévoles et de membres de l’équipe présents sur chaque créneau. Recueille les allergies et régimes alimentaires avant de commander les courses.
Répartis les bénévoles par postes et par horaires, avec une personne référente pour l’accueil, les artistes, le catering et la sécurité. Envoie les consignes finales 7 jours avant l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de blues ?: Prévois idéalement 6 à 12 mois pour réserver le lieu, les musiciens et les prestataires techniques. Les autorisations, l’assurance et la sécurité doivent être lancées dès que la date et le lieu sont confirmés.
Quand réserver les musiciens pour un festival de blues ?: Contacte les musiciens au moins 6 mois avant le festival si tu veux construire une programmation cohérente. Demande ensuite leurs besoins techniques et leurs horaires définitifs environ 3 semaines avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de blues ?: Le nombre dépend de la jauge et des horaires, mais prévois une équipe distincte pour l’accueil, les artistes, le catering, la logistique et la sécurité. Établis les rotations au moins 7 jours avant afin d’éviter les postes sans responsable.
Quand commander le catering pour un festival de blues ?: Confirme les quantités après avoir recueilli les inscriptions et les besoins alimentaires, généralement 2 à 3 semaines avant le festival. Finalise les courses et les boissons quelques jours avant, selon le nombre réel de participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.