Bluesconcert organiseren: checklist van planning tot afbouw

Een bluesconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en een band. Je legt eerst datum, locatie, artiesten en vergunningen vast en werkt daarna techniek, programma, vervoer en publieksinformatie uit. Vooral de technische rider, geluidsinstallatie, licht, podiumindeling en stroomvoorziening moet je vroeg controleren. In de laatste week verschuift de aandacht naar drank, catering, dieetwensen, vrijwilligers en de ontvangst van muzikanten. Deze checklist bundelt 79 taken en 75 spullen in een volgorde waarmee je niets op het laatste moment hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Artiesten contracteren
2 personen
Vergunningen controleren
Reservering locatie vastleggen
Geluidsinstallatie reserveren
Lichtinstallatie reserveren
Catering reserveren
EHBO-materiaal reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiënteninformatie verzamelen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Programma en tijden maken
2 personen
Plattegrond maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Artiëntenvervoer afstemmen
Parkeerinformatie versturen
Technische rider controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad herbruikbaar materiaal tellen
2 personen
Drankbestelling plaatsen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Artiëntenruimtes inrichten
2 personen
Naamkaartjes maken
Programma's printen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Cateringbuffet opstellen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Artiënten ontvangen
2 personen
Backstage catering klaarzetten
2 personen
Muziekinstrumenten klaarzetten
3 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Kassa en entree inrichten
2 personen
Briefing entreepersoneel geven
2 personen
Briefing barpersoneel geven
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Eerste concertset begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Tweede concertset begeleiden
3 personen
Artiëntenpauze verzorgen
2 personen
Publieksvragen afhandelen
2 personen
Derde concertset begeleiden
3 personen
Laatste ronde serveren
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Lichtinstallatie afbouwen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Bar en buffet afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Artiënten uitbetalen
Bezoekers nabericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 10
Stoelenaantal 140
Barkrukkenaantal 8
Barbladenaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 8
Podiumpanelenaantal 12
Muzikantenkrukkenaantal 4

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Zangmicrofoonsaantal 4
Instrumentmicrofoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 10
Luidsprekerkabelsaantal 8
Microfoonkabelsaantal 12
DI-boxenaantal 4
Monitorboxenaantal 4
Muziekinstrumentstatievenaantal 6
Gitaarversterkersaantal 3
Basversterker
Drumstel
Muzieklessenaarsaantal 4
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Gaffertapeaantal 6
Kassa
Pinapparaat
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 6
EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Lichtcontroller
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurketrekkersaantal 3
Thermometeraantal 2

Decoratie

Blauwe tafelkledenaantal 10
Podiumdoekenaantal 4
Slingersaantal 12
Artiestenbord
Programmastandaardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 24
Afwasteiltjesaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische controle niet pas op de concertdag. Controleer de rider vooraf en stem PA-speakers, subwoofers, mengtafel, monitorboxen, microfoons, DI-boxen en kabels af op de bezetting.
Maak één tijdschema voor opbouw, soundcheck, deuren open, optredens en afbouw. Zet daarin ook het artiestenvervoer en de overdracht aan vrijwilligers, zodat niemand zelf hoeft te raden waar hij moet zijn.
Regel stroom en kabelveiligheid voordat de apparatuur arriveert. Tel verlengkabels en stekkerdozen, leg kabelgoten klaar en gebruik gaffertape op plekken waar publiek of crew langsloopt.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Richt de kleedkamer op tijd in met kleedkamertafels en -stoelen, zodat muzikanten na aankomst direct terechtkunnen.
Stuur parkeerinformatie samen met de uitnodiging of bevestiging en herhaal die uiterlijk enkele dagen voor het concert. Vermeld ook de locatie, aanvangstijd en eventuele route naar de ingang; dat voorkomt late telefoontjes tijdens de soundcheck.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bluesconcert organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, artiesten en vergunningen. Reserveer geluidsinstallatie, licht, catering en EHBO-materiaal zodra de locatie en het programma voldoende vaststaan.
Wanneer moet ik de technische rider van een bluesband controleren?: Controleer de rider uiterlijk 4 tot 6 weken voor het concert en bespreek afwijkingen direct met de artiest of technicus. Herhaal de controle in de laatste week, wanneer podiumindeling, microfoons, versterkers en stroom definitief worden gemaakt.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een bluesconcert?: Plan minimaal 4 uur voor opbouw en soundcheck wanneer je met PA, monitoren, backline en licht werkt. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten buffer voor ontbrekende kabels, een gewijzigde podiumindeling of extra afstemming met de band.
Wanneer moet ik drank en catering voor een bluesconcert bestellen?: Plaats de drankbestelling en cateringreservering uiterlijk 7 dagen vooraf, zodra het verwachte bezoekersaantal en de dieetwensen bekend zijn. Controleer 1 tot 2 dagen voor het concert de voorraad, koelboxen en herbruikbare materialen opnieuw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.