Blueskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Blueskonzert steht und fällt mit guter Abstimmung zwischen Künstlern, Technik, Location und Helfern. Kläre zuerst Datum, Ort, Genehmigungen und Buchungen, bevor du Einladungen verschickst oder Getränke bestellst. Besonders häufig werden der technische Rider, der Künstlertransport und die Bühnenaufteilung zu spät geprüft. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und hilft dir, Lautsprecher, Mikrofone, Verstärker, Mobiliar und Verbrauchsmaterial rechtzeitig einzuplanen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Künstler buchen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Location-Reservierung festlegen
Tonanlage reservieren
Lichtanlage reservieren
Catering reservieren
Erste-Hilfe-Material reservieren
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerinformationen sammeln
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Programm und Zeiten erstellen
2 Personen
Lageplan erstellen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Künstlertansport abstimmen
Parkinformationen versenden
Technischen Rider prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Bestand an wiederverwendbarem Material zählen
2 Personen
Getränkebestellung aufgeben
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlboxen reinigen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Künstlergarderoben einrichten
2 Personen
Namensschilder erstellen
Programme drucken

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Backstage-Catering bereitstellen
2 Personen
Musikinstrumente bereitstellen
3 Personen
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
Kasse und Eingang einrichten
2 Personen
Einweisung für das Eingangspersonal geben
2 Personen
Briefing für das Barpersonal geben
2 Personen
Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Erste Konzertnummer begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
Die zweite Konzert-Session betreuen
3 Personen
Künstlerpause betreuen
2 Personen
Publikumsfragen bearbeiten
2 Personen
Drittes Konzertset betreuen
3 Personen
Letzte Runde servieren
3 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage abbauen
3 Personen
Lichtanlage abbauen
2 Personen
Instrumente einpacken
3 Personen
Bar und Buffet abbauen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Künstler auszahlen
Nachricht an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 10
StühleAnz. 140
BarhockerAnz. 8
BarunterlagenAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 2
UmkleidestühleAnz. 8
BühnenelementeAnz. 12
MusikerhockerAnz. 4

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
GesangsmikrofoneAnz. 4
InstrumentenmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 10
LautsprecherkabelAnz. 8
MikrofonkabelAnz. 12
DI-BoxenAnz. 4
MonitorboxenAnz. 4
MusikinstrumentenständerAnz. 6
GitarrenverstärkerAnz. 3
Bassverstärker
Schlagzeug
NotenpulteAnz. 4
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Gaffa-TapeAnz. 6
Kasse
Kartenterminal
FunkgeräteAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6
Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
Lichtcontroller
BatterielaternenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3
ThermometerAnz. 2

Dekoration

Blaue TischdeckenAnz. 10
BühnentücherAnz. 4
GirlandenAnz. 12
Künstlerbrett
ProgrammständerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
PutzlappenAnz. 24
SpülbeckenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe den technischen Rider mindestens 4 Wochen vor dem Konzert. Daraus ergeben sich unter anderem PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Monitorboxen, DI-Boxen sowie Mikrofon- und Lautsprecherkabel.
Plane die Bühne nicht erst am Veranstaltungstag. Zeichne für Schlagzeug, Gitarren- und Bassverstärker, Musikerhocker, Notenpulte und Mikrofonständer einen Lageplan und gib ihn Technikteam und Künstlern weiter.
Bestätige den Künstlertransport spätestens 7 Tage vorher. Schicke den beteiligten Personen zugleich Parkinformationen und kläre, wann Instrumente, Verstärker und weiteres Equipment ausgeladen werden können.
Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend statt gesammelt am Ende. Eine aktualisierte Liste hilft dem Catering, die benötigte Menge zu planen und Sonderwünsche rechtzeitig zu berücksichtigen.
Zähle wiederverwendbares Material vor dem Einkauf und reinige die Kühlboxen vor der Getränkebestellung. So vermeidest du doppelte Anschaffungen und stellst sicher, dass Getränke am Konzerttag tatsächlich gekühlt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh muss man Künstler für ein Blueskonzert buchen?: Buche die Künstler möglichst mehrere Monate vor dem Konzert, besonders wenn bereits ein bestimmtes Datum feststeht. Spätestens 8 bis 12 Wochen vorher sollten Besetzung, Honorar und technische Anforderungen bestätigt sein.
Wann sollte man den technischen Rider für ein Blueskonzert prüfen?: Prüfe den Rider spätestens 4 Wochen vor der Veranstaltung und gleiche ihn mit dem vorhandenen Equipment ab. Fehlende Mikrofone, DI-Boxen, Kabel oder Monitorboxen lassen sich dann noch reservieren.
Wie viele Getränke braucht man für ein Blueskonzert?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bestelle zusätzlich eine alkoholfreie Auswahl und berücksichtige Künstler, Helfer sowie das Catering-Team.
Wann müssen Einladungen für ein Blueskonzert verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung mit einer konkreten Frist, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vor dem Konzert an das Catering weitergeben kannst.

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