Checklist pour organiser un concert de blues

Un concert de blues se prépare dans un ordre précis : date, lieu, artistes, autorisations, technique et accueil du public. Cette checklist regroupe les tâches et le matériel à prévoir, du premier échange avec les groupes jusqu’au nettoyage après l’événement. Les oublis les plus fréquents concernent la fiche technique, le transport des artistes, les besoins alimentaires et les câbles nécessaires sur scène. Utilise le planning pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point à temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations
Confirmer la réservation du lieu
Réserver la sono
Réserver l'installation lumineuse
Réserver le catering
Réserver le matériel de premiers secours
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations des artistes
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Établir le programme et les horaires
2 personnes
Créer le plan
Répartir les bénévoles
2 personnes
Coordonner le transport des artistes
Envoyer les infos de parking
Vérifier la fiche technique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Compter le stock de matériel réutilisable
2 personnes
Passer la commande de boissons
Faire les courses
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Aménager les loges des artistes
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Imprimer les programmes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer le buffet traiteur
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Accueil des artistes
2 personnes
Préparer la restauration backstage
2 personnes
Installer les instruments de musique
3 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Aménager la caisse et l’entrée
2 personnes
Faire le briefing du personnel d'entrée
2 personnes
Faire le briefing du personnel du bar
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner le premier set du concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Encadrer le deuxième set du concert
3 personnes
Assurer la pause des artistes
2 personnes
Gérer les questions du public
2 personnes
Encadrer le troisième set du concert
3 personnes
Servir le dernier tour
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Démonter la sono
3 personnes
Démonter l'installation d'éclairage
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Démonter le bar et le buffet
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Payer les artistes
Envoyer un message de suivi aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 10
Chaisesqté 140
Tabourets de barqté 8
Sous-mains de barqté 2
Tables de buffetqté 4
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 8
Panneaux de scèneqté 12
Tabourets de musiciensqté 4

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones de chantqté 4
Microphones d’instrumentsqté 6
Pieds de microqté 10
Câbles de haut-parleurqté 8
Câbles de microqté 12
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 4
Pieds de support pour instruments de musiqueqté 6
Amplis de guitareqté 3
Amplificateur de basses
Kit de batterie
Pupitres de musiqueqté 4
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Gafferqté 6
Caisse
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6
Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Contrôleur d'éclairage
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Thermomètreqté 2

Décoration

Nappes bleuesqté 10
Tentures de scèneqté 4
Guirlandesqté 12
Panneau des artistes
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 24
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande la fiche technique de chaque artiste au moins 4 semaines avant le concert. Vérifie notamment le nombre de microphones, de retours, de boîtiers DI, d’amplis et de pieds nécessaires.
Bloque la sonorisation et l’éclairage dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Une scène blues demande souvent plus de câbles, de pieds et de prises que prévu.
Prévois le transport et le stationnement des artistes avant l’envoi des invitations. Envoie les informations de parking au moins 7 jours avant et confirme l’heure d’arrivée de chaque groupe.
Centralise les besoins alimentaires lors des inscriptions, puis transmets le récapitulatif au catering 7 jours avant le concert. Garde une table de loge séparée pour les artistes et vérifie les quantités le jour même.
Compte le matériel réutilisable avant de passer la commande de boissons. Nettoie les glacières et prépare les multiprises, rallonges, gaffer et goulottes de câbles au plus tard la veille pour éviter les achats de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de blues ?: Prévois au minimum 8 semaines pour un concert avec artistes, sonorisation, éclairage et catering. Commence par confirmer la date, le lieu et les artistes, puis réserve la technique avant d’ouvrir les inscriptions.
Quand réserver la sono et l’éclairage pour un concert de blues ?: Réserve la sonorisation et l’installation lumineuse 6 à 8 semaines avant l’événement. Confirme ensuite la configuration de scène dès que les fiches techniques des artistes sont disponibles.
Quand envoyer les invitations à un concert de blues ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant le concert, puis fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de boissons prévoir pour un concert de blues ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajuste la commande selon la durée du concert, la présence d’un bar et la part de boissons non alcoolisées prévue.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.