Checklist voor een verzorgd black-tiefeest

Een black-tiefeest staat of valt met timing: formele kleding, een zittend diner en een strak ingerichte zaal vragen meer voorbereiding dan een gewoon feest. Begin met de zaal, dresscode en uitnodigingen en werk daarna toe naar definitieve aantallen, dieetmenu’s en tafelschikking. Controleer uiterlijk op de dag zelf de bar, garderobe, verlichting en muziek. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat vaak te laat wordt geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaalreservering bevestigen
Thema en dresscode vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Entertainment reserveren
Catering en diner bestellen
2 personen
Drankenassortiment bepalen
2 personen
Tafelschikking ontwerpen
2 personen
Menukaarten ontwerpen
Naamkaartjes maken
2 personen
Aanmeldingen definitief tellen
Dieetmenu’s doorgeven
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffet- en barzone inrichten
3 personen
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
Tafels feestelijk dekken
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Diner en dessert klaarzetten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aperitief en hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Welkomstwoord begeleiden
Diner uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
Servies tussentijds afruimen
3 personen
Dessert en koffie serveren
3 personen
Dansvloer en muziek begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitchecken
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en glaswerk afwassen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Besteksetsaantal 75
Wijnglazenaantal 90
Champagneglazenaantal 75
Waterglazenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Serveerbordenaantal 12
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Zwarte tafelkledenaantal 8
Witte tafellopersaantal 8
Stoffen servettenaantal 75
Tafelnummersaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 70
Bloemstukkenaantal 8
LED-kaarsenaantal 32
Welkomstbord
Garderobehangersaantal 80

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Keuken

Kurkentrekkersaantal 3
Flesopenersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 6
Keukenweegschalen

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de zaal en leg de dresscode vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld duidelijk dat black tie wordt verwacht en vraag direct naar dieetwensen, zodat je niet pas tijdens het diner aparte menu’s hoeft te regelen.
Plan de definitieve gastentelling uiterlijk 7 dagen voor het feest. Geef daarna het aantal dinerborden, besteksets, glazen, naamkaartjes en dieetmenu’s door aan catering en locatie.
Maak de tafelschikking pas nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Zet tafelnummers, naamkaartjes en menukaarten apart per tafel klaar; dat voorkomt zoeken tijdens het dekken.
Zet dranken niet pas bij aanvang koud. Koel champagne, wijn en water minstens 4 uur vooraf en controleer of er genoeg koelruimte, ijsblokjesbakken en glazen zijn voor de ontvangst én het diner.
Reserveer op de dag zelf minimaal 2 uur voor de opbouw. Test microfoon, Bluetoothspeakers, verlengkabels en stekkerdozen vóór gasten arriveren en richt de garderobe in met rekken en hangers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een black-tiefeest organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de zaal, dresscode, catering en entertainment. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de definitieve telling 7 dagen voor het feest.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een black-tiefeest?: Verstuur ze bij voorkeur 6 weken voor de datum. Geef gasten minimaal 3 weken om zich aan te melden en dieetwensen door te geven.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een black-tiefeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel daarnaast water mee voor het diner en houd bij champagne rekening met ongeveer 6 glazen per fles.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een black-tiefeest?: Maak de eerste indeling zodra de meeste aanmeldingen binnen zijn, maar leg haar pas definitief vast 7 dagen vooraf. Dan kun je dieetmenu’s, naamkaartjes en tafelnummers tegelijk afronden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.