Black-Tie-Feier organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Dresscode und Einladung früh fest: Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Feier und setze eine Rückmeldefrist von etwa 3 Wochen.
• Zähle die Anmeldungen 7 Tage vorher endgültig und gib Diätmenüs sowie besondere Ernährungswünsche direkt an das Catering weiter. So lassen sich Sitzplan, Namensschilder und Speisekarten passend fertigstellen.
• Plane Getränke nicht nur nach Flaschen, sondern nach dem Ablauf: Für die erste Stunde rechnest du mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person; Wasser sollte während des gesamten Abends bereitstehen und früh gekühlt werden.
• Prüfe den Raum vor dem Eindecken: Runde Tische, Stühle, Buffet- und Barbereich sowie Garderobenständer brauchen freie Wege. Stelle Tische und Stühle zuerst auf, bevor Tischdecken, Läufer, Servietten und Dekoration folgen.
• Teste am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste Licht, Musik, Lautsprecher und Mikrofon. Lege Verlängerungskabel, Eiswürfelbehälter und zusätzliche Garderobenbügel griffbereit, statt sie erst während des Empfangs zu suchen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Black-Tie-Feier planen?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Raum, Thema, Dresscode und Unterhaltung. Verschicke die Einladungen 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und bestätige die Gästezahl 7 Tage vorher.

Wann verschickt man Einladungen für eine Black-Tie-Feier?

Bei einer formellen Feier sind 6 bis 8 Wochen Vorlauf sinnvoll. Setze die Rückmeldefrist ungefähr 3 Wochen vor der Feier, damit Catering, Sitzordnung und Namensschilder rechtzeitig vorbereitet werden können.

Wie viele Gläser braucht man für eine Black-Tie-Feier?

Plane pro Gast mindestens ein Weinglas, ein Champagnerglas und ein Wasserglas ein; bei mehreren Gängen oder begrenztem Spülservice zusätzlich etwa 1 bis 2 Ersatzgläser pro Person. Für 40 Gäste sind damit mindestens 40 Exemplare je Glasart plus 40 bis 80 Ersatzgläser sinnvoll.

Wann baut man eine Black-Tie-Feier auf?

Beginne den Aufbau 3 bis 4 Stunden vor dem Empfang. Die Technik sollte spätestens 2 Stunden vorher getestet sein, während Buffet, Bar, Tischwäsche, Gedecke und Dekoration anschließend in Ruhe fertiggestellt werden.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst