LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een blaasmuziekfestival organiseren

Een blaasmuziekfestival vraagt om meer dan optredens achter elkaar plannen. Je regelt korpsen, vergunningen, podium en geluid, maar ook stroom, kabels, vrijwilligers, catering en een terrein waarop bezoekers en muzikanten goed kunnen bewegen. Begin met datum en locatie en werk daarna toe naar een vast programma en draaiboek. Deze checklist bevat 72 taken en 55 benodigdheden, zodat je op tijd ziet wat nog bevestigd, besteld of gecontroleerd moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

    2 personen

  • Muziekkorpsen benaderen

    2 personen

  • Vergunningen aanvragen

  • Verzekering controleren

  • Reserveringen maken

    2 personen

  • Programma samenstellen

    3 personen

  • Artiesten bevestigen

    2 personen

  • Technische wensen verzamelen

    2 personen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Catering bestellen

    2 personen

  • Podium en geluid reserveren

    2 personen

  • Plattegrond uitwerken

    2 personen

  • Optredens inplannen

    2 personen

  • Draaiboek verspreiden

    2 personen

  • Promotie publiceren

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Catering voorbereiden

    3 personen

  • Materialen controleren

    3 personen

  • Vrijwilligersbriefing voorbereiden

    2 personen

  • Terrein inspecteren

    3 personen

  • Leveringen ontvangen

    3 personen

  • Podium opbouwen

    5 personen

  • Geluidsinstallatie aansluiten

    3 personen

  • Verlichting installeren

    3 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    5 personen

  • Tenten opbouwen

    5 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Bar en uitgifte inrichten

    4 personen

  • Eetbuffet inrichten

    3 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Veiligheidsroutes vrijmaken

    2 personen

  • Technische soundcheck uitvoeren

    4 personen

  • Instrumenten klaarzetten

    4 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Artiesten ontvangen

    3 personen

  • Publieksontvangst openen

    4 personen

  • Programma aankondigen

  • Optreden eerste korps begeleiden

    3 personen

  • Dranken serveren

    4 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Optreden tweede korps begeleiden

    3 personen

  • Optreden derde korps begeleiden

    3 personen

  • Eten uitgeven

    4 personen

  • Artiestenmaaltijden verzorgen

    2 personen

  • Publieksvragen beantwoorden

    2 personen

  • Optreden vierde korps begeleiden

    3 personen

  • Gezamenlijk slotoptreden begeleiden

    4 personen

  • Publiek naar uitgang begeleiden

    3 personen

  • Laatste drankronde uitvoeren

    3 personen

Nazorg

  • Geluidsinstallatie uitschakelen

    2 personen

  • Eten veilig opbergen

    2 personen

  • Terrein schoonmaken

    5 personen

  • Afval afvoeren

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Meubilair afbreken

    5 personen

  • Tenten afbreken

    5 personen

  • Podium afbreken

    5 personen

  • Apparatuur controleren

    3 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Onkosten verzamelen

  • Artiestenbetalingen afronden

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Bedankbericht versturen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Biertafelsaantal 12
  • Klaptafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 160
  • Barkrukkenaantal 12
  • Buffettafelsaantal 4
  • Afzetpalenaantal 12
  • Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

  • Podium
  • Mengtafel
  • Luidsprekersaantal 4
  • Podiummonitorenaantal 4
  • Microfoonsaantal 6
  • Microfoonstatievenaantal 6
  • DI-boxenaantal 4
  • Audiokabelsaantal 12
  • Stroomhaspelsaantal 6
  • Verdeelstekkersaantal 12
  • Kabelmattenaantal 10
  • Muzieklessenaarsaantal 20
  • Lessenaarslampenaantal 10

Verlichting

  • LED-lichtsetsaantal 6
  • Lichtstatievenaantal 4
  • Prikkabelsaantal 4
  • Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 220
  • Wijnglazenaantal 40
  • Koffiekopjesaantal 50
  • Bordenaantal 180
  • Besteksetsaantal 180
  • Serveerschalenaantal 16
  • Serveertangenaantal 8

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • Drankdispensersaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks- en broodmessenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 6

Decoratie

  • Festivalvlaggenaantal 12
  • Bannersaantal 4
  • Podiumachterdoek
  • Tafelkledenaantal 16
  • Programmastandaardsaantal 6
  • Pijlbordenaantal 12

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 12
  • Bezemsetsaantal 4
  • Stofblikkenaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Emmersaantal 4
  • Reinigingssprayaantal 6
  • Handvegersaantal 4
  • Toiletborstelsaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Bevestig datum, locatie en deelnemende muziekkorpsen zo vroeg mogelijk. Vraag technische wensen direct mee, zodat je later weet hoeveel microfoons, muzieklessenaars, monitoren en stroompunten nodig zijn.
  • Plan vergunningen en verzekering niet in de laatste weken. Controleer minimaal 8 weken vooraf welke toestemming nodig is voor muziek, publiek, tenten en tijdelijke voorzieningen op het terrein.
  • Maak het programma met wisseltijd tussen de korpsen. Reserveer per optreden niet alleen de speeltijd, maar ook tijd voor opbouw, soundcheck, verplaatsing van lessenaars en het vrijmaken van het podium.
  • Zet stroom en kabels op de plattegrond voordat je podium en licht definitief indeelt. Gebruik stroomhaspels, verdeelstekkers en kabelmatten op logische routes en houd looppaden vrij voor bezoekers.
  • Plan de festivaldag achteruit vanaf het eerste optreden. Laat vrijwilligers vooraf briefen, controleer het terrein en materiaal vóór opening en regel een concreet moment voor het koelen van dranken en het voorbereiden van de catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een blaasmuziekfestival organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en muziekkorpsen. Regel vergunningen, verzekering, podium en geluid uiterlijk 8 weken voor het festival, omdat technische en gemeentelijke afstemming tijd kan kosten.
Hoeveel tijd moet er tussen optredens van muziekkorpsen zitten?
Houd minimaal 20 tot 30 minuten tussen twee optredens aan voor afbouw, wisselen van muzikanten en een korte soundcheck. Bij grote bezettingen of één gedeeld podium is 30 tot 45 minuten praktischer.
Wanneer moet ik vrijwilligers voor een blaasmuziekfestival werven?
Wervings minstens 8 weken vooraf en maak 2 weken voor het festival een definitieve indeling. Plan op de dag zelf meerdere ploegen, zodat bar, ontvangst, techniek en terreincontrole niet zonder bezetting komen te zitten.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een blaasmuziekfestival?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel voor muzikanten en vrijwilligers extra water en frisdrank mee, zeker wanneer zij buiten optreden of lang achter elkaar spelen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!