Checklist para organizar un festival de música de viento

Organizar un festival de música de viento requiere coordinar artistas, permisos, sonido y público con bastante antelación. Usa el plan como guía de principio a fin: primero fija la fecha y el recinto, después cierra bandas, seguros y necesidades técnicas, y deja el montaje y la compra para los últimos días. La prueba de sonido merece un horario propio, porque atriles, micrófonos, monitores y cables deben funcionar antes de que llegue el público. También conviene reservar tiempo para voluntarios, catering y una inspección final del recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Contactar a las bandas de música
2 personas
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Hacer reservas
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Reservar escenario y sonido
2 personas
Desarrollar el plano
2 personas
Planificar las actuaciones
2 personas
Distribuir el guion
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Preparar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar el escenario
5 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar tiendas
5 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la barra y el punto de entrega
4 personas
Montar el buffet
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Preparar los instrumentos
4 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
3 personas
Abrir la recepción del público
4 personas
Anunciar el programa
Guiar la actuación del primer grupo
3 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Guiar la actuación del segundo grupo
3 personas
Acompañar la actuación del tercer cuerpo
3 personas
Servir la comida
4 personas
Organizar las comidas de los artistas
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Acompañar la actuación del cuarto cuerpo
3 personas
Coordinar la actuación final conjunta
4 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Realizar la última ronda de bebidas
3 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Guardar los alimentos de forma segura
2 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Retirar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Desmontar las tiendas
5 personas
Desmontar el escenario
5 personas
Comprobar el equipo
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recopilar gastos
Cerrar los pagos a los artistas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 160
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Postes separadorescant. 12
Percheroscant. 2

Equipo

Escenario
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 12
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10
Atriles de músicacant. 20
Lámparas de atrilcant. 10

Iluminación

Juegos de luces LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de bebidascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Termoscant. 6

Decoración

Banderas del festivalcant. 12
Bannerscant. 4
Telón de fondo del escenario
Mantelescant. 16
Atriles para programascant. 6
Carteles direccionalescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Spray de limpiezacant. 6
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de confirmar el programa artístico. Deja al menos 6 semanas para resolver autorizaciones, seguro y reservas que dependan del aforo o del sonido.
Pide a cada banda sus necesidades técnicas por escrito y agrúpalas en una sola hoja. Incluye instrumentos, micrófonos, monitores, cajas DI, atriles y el tiempo necesario para cambiar de grupo.
Prepara un plano que separe escenario, público, catering y circulación de cables. Coloca alfombrillas sobre los pasos y comprueba que haya iluminación suficiente en escenario, mesas y zonas de acceso.
Calcula las bebidas por franjas, no solo por número de invitados: reserva entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y enfría una parte el día anterior. Confirma las preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
Haz una reunión breve con los voluntarios el mismo día, antes de abrir las puertas. Reparte funciones, teléfonos y horarios, y termina con una inspección del recinto y una comprobación del pronóstico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música de viento?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, las reservas del escenario y la confirmación de las bandas suelen necesitar más tiempo que la decoración o la compra.
¿Cuándo hay que confirmar a las bandas y sus necesidades técnicas?: Confirma los grupos aproximadamente 6 semanas antes y recopila sus necesidades técnicas en ese momento. Revisa la lista de sonido y las entradas del programa otra vez 7 días antes del festival.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de música?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 25 a 30 asistentes, además de una persona responsable de coordinación. Para 150 personas, prepara al menos 5 o 6 voluntarios y distribuye sus turnos antes del evento.
¿Cuándo se prepara el sonido de un festival de música de viento?: Reserva el montaje del escenario y el sonido con varias horas de margen. La prueba de sonido debería terminar al menos 60 minutos antes de la primera actuación, incluyendo micrófonos, monitores, atriles, cables y luces.

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