Blasmusikfestival organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre Kapellen, Künstler und technische Anforderungen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. So lassen sich Auftrittszeiten, Mikrofone, Monitore und Notenpulte passend einplanen, statt Technik kurzfristig nachzubuchen.
• Beantrage Genehmigungen und prüfe den Versicherungsschutz, bevor Werbung und Einladungen verschickt werden. Plane für Rückfragen der Behörden mindestens 2 bis 3 Wochen Puffer ein.
• Erstelle spätestens 14 Tage vorher einen Lage- und Ablaufplan mit Bühne, Buffet, Sitzplätzen, Absperrungen und Kabelwegen. Verteile ihn an Kapellen, Technikteam und Helfer, damit am Festtag niemand Zuständigkeiten suchen muss.
• Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer Liste und gib die endgültige Personenzahl mindestens 5 bis 7 Tage vor dem Festival an das Catering weiter. Bestelle Getränke und Geschirr nicht erst am Vortag, wenn Liefermengen noch unklar sind.
• Plane am Festtag einen Geländecheck 2 bis 3 Stunden vor Einlass ein. Prüfe Strom, Kabelmatten, Licht, Lautsprecher, Bühne, Sitzmöbel und die Kühlung der Getränke, bevor die erste Kapelle eintrifft.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Blasmusikfestival organisieren?

Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort, Kapellen und Genehmigungen. Bühne, Ton, Catering und Helfer sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin angefragt oder gebucht sein.

Wann muss man die Genehmigungen für ein Blasmusikfestival beantragen?

Reiche die Anträge möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Festival ein. Damit bleiben mindestens 2 Wochen für Nachforderungen, Änderungen am Lageplan oder zusätzliche Auflagen.

Wie viele Helfer braucht ein Blasmusikfestival?

Für ein kleines Festival solltest du mindestens 1 verantwortliche Person pro Bereich einteilen: Einlass, Bühne, Technik, Catering und Gelände. Bei Schichten von 4 Stunden brauchst du pro Bereich mindestens 2 Personen, damit Pausen möglich sind.

Wann soll der Ablaufplan an die Musikkapellen verteilt werden?

Verschicke den vorläufigen Ablaufplan 2 bis 3 Wochen vorher und die finale Version spätestens 3 Tage vor dem Festival. Ergänze Ankunftszeiten, Auftrittsdauer, Soundcheck, Ansprechpartner und Wege zur Bühne.

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