Bioscoop open dag organiseren: checklist

Een bioscoop open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen zalen openzetten. Je regelt filmrechten, vertoningen, rondleidingen en techniek, maar ook een duidelijke ontvangst in de foyer. Werk eerst het programma en de capaciteit uit, verwerk daarna de aanmeldingen en deel vrijwilligers in. In de laatste week draait alles om testen, bezoekersinformatie, catering en een geprinte planning voor entree, zalen en rondleidingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Filmrechten en vertoningen controleren
Zalen en rondleidingen reserveren
Catering en voorraad reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier openen
Sociale media publiceren
Programma bij entree publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie bevestigen
Vrijwilligers indelen
Rondleidingsschema maken
Technische apparatuur testen
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Promotiemateriaal afdrukken
Naamstickers voorbereiden
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Draaiboek en lijsten printen
Entree en foyer opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Infostands inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
Welkomstpakketten klaarleggen
2 personen
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
Hapjes op serveerschalen leggen
3 personen
Projectoren en schermen testen
2 personen
Microfoon en presentatie testen
2 personen
Toiletten controleren en aanvullen
2 personen
Briefing balie en catering
5 personen

Event

Deuren en entree openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Welkomstpakketten uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Filmvoorstellingen starten
2 personen
Zaaldeuren controleren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Fotopunt begeleiden
Afval en lege glazen verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Parkeer- en entreeverlichting controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Deuren en kassa sluiten
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Foyer en entree schoonmaken
3 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Tafelrokkenaantal 10
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Servies

Herbruikbare glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 120
Besteksetsaantal 150
Serveerlepelsaantal 12
Serveerplateausaantal 15
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Presentatiescherm
Fotocamera
Kassa
Pinapparaat
Portofoonsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Lintenaantal 8
A3-informatiebordenaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Tafelbloemenaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12
IJsblokbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuigeraantal 2
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20

Registratie

Registratietafelsaantal 2
Naamstickersaantal 200
Balpennenaantal 20
Clipboardsaantal 6
Programmaflyersaantal 200
Rondleidingskaartenaantal 200
Polsbandjesaantal 200
Welkomstpakkettenaantal 180

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 6 weken vooraf vast. Controleer per vertoning de filmrechten, zaalcapaciteit en aanvangstijd voordat je uitnodigingen verstuurt.
Open het online aanmeldformulier zodra het programma definitief is en verwerk aanmeldingen dagelijks. Vraag daarbij direct naar dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften, zodat je uiterlijk 7 dagen vooraf kunt bijsturen.
Maak voor rondleidingen tijdsloten van 20 tot 30 minuten en zet per tijdslot één begeleider in. Bevestig bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf met entree, starttijd en eventuele wachtlocatie.
Plan de technische test uiterlijk 2 dagen voor de open dag. Controleer laptop, presentatiescherm, microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen in de zalen én bij de entree.
Zet de foyer op de dag zelf minstens 2 uur voor ontvangst klaar. Richt kassa en pinapparaat in, zet dranken koud, leg naamstickers klaar en print het draaiboek, de bezoekerslijsten en het rondleidingsschema.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer ik een bioscoop open dag?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, programma, filmrechten en zalen. Reserveer catering en voorraad zodra de verwachte bezoekersaantallen bekend zijn; controleer alles opnieuw in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een bioscoop open dag versturen?: Verstuur uitnodigingen zodra programma en vertoningen definitief zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Laat het aanmeldformulier daarna minimaal 2 weken open, zodat je aantallen, dieetwensen en toegankelijkheidsvragen kunt verwerken.
Hoe lang van tevoren moet de techniek van een open dag getest worden?: Doe een volledige test uiterlijk 2 dagen vooraf en herhaal een korte controle op de ochtend zelf. Test beeld, geluid, microfoon, presentatiescherm, laptop en alle kabels op de plek waar ze worden gebruikt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bioscoop open dag?: Plan minimaal één vrijwilliger bij de entree, één bij de foyer en één begeleider per gelijktijdige rondleiding. Tel daar per extra zaal of bezoekersstroom minstens één extra persoon bij op; maak de indeling uiterlijk 7 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.