Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au cinéma

Une journée portes ouvertes au cinéma demande plus qu’un programme de projections. Il faut coordonner les droits de diffusion, les salles, les visites guidées, les inscriptions et l’accueil du public. Prévoyez aussi le matériel technique, l’accessibilité, les bénévoles et une solution simple pour les boissons et les en-cas. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, des premières réservations jusqu’à l’installation du foyer le jour venu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier les droits de film et les projections
Réserver les salles et les visites guidées
Réserver le catering et les stocks
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
Publier sur les réseaux sociaux
Publier le programme à l’entrée
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les informations visiteurs
Répartir les bénévoles
Établir le planning des visites
Tester le matériel technique
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Imprimer le matériel promotionnel
Préparer les étiquettes nominatives
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer le déroulé et les listes
Installer l'entrée et le foyer
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les stands d'information
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
Préparer les kits de bienvenue
2 personnes
Aménager le point café et boissons
3 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux de service
3 personnes
Tester les projecteurs et les écrans
2 personnes
Tester le micro et la présentation
2 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Briefing du comptoir et du catering
5 personnes

Événement

Ouvrir les portes et l’entrée
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les kits de bienvenue
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Lancer les projections de films
2 personnes
Vérifier les portes de la salle
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Encadrer le photobooth
Rassembler les déchets et les verres vides
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier l’éclairage du parking et de l’entrée
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les portes et la caisse
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Nettoyer le foyer et l’entrée
3 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 6
Jupes de tableqté 10
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 150
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 15
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphone
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Écran de présentation
Appareil photo
Caisse
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 6

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Rubansqté 8
Panneaux d'information A3qté 12
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Fleurs de tableqté 10

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 12
Bacs à glaçonsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Étiquettes nominativesqté 200
Stylos à billeqté 20
Presse-papiersqté 6
Flyers du programmeqté 200
Cartes de visite guidéeqté 200
Braceletsqté 200
Kits de bienvenueqté 180

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et les salles avant de communiquer : les droits de projection et les créneaux de visites peuvent nécessiter plusieurs semaines de vérification.
Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant la journée portes ouvertes. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et les informations utiles pour l’accueil.
Préparez un planning des visites avec des groupes de taille définie. Prévoyez un bénévole à l’entrée, un accompagnateur par parcours et une personne joignable avec les talkies-walkies.
Testez le microphone, les haut-parleurs, l’ordinateur et l’écran au moins 48 heures avant. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et l’emplacement des prises dans chaque salle.
Ne gardez pas l’installation du foyer pour la dernière minute : mettez les boissons au frais, préparez les étiquettes nominatives et imprimez le programme, le déroulé et les listes la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes au cinéma ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les droits de film, réserver les salles, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes au cinéma ?: Ouvrez le formulaire environ 3 semaines avant l’événement. Fermez-le 3 à 5 jours avant afin de traiter les inscriptions, confirmer les visiteurs et transmettre les besoins alimentaires au catering.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’entrée, 1 personne pour l’accueil ou la caisse et 1 accompagnateur par groupe de visite. Ajoutez une personne référente pour la technique et les imprévus.
Quand tester le matériel de projection et de son ?: Faites un premier test 48 heures avant, puis une vérification rapide le matin même. Contrôlez le microphone, les haut-parleurs, l’ordinateur, l’écran, les câbles et les multiprises.

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