Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del cine

Una jornada de puertas abiertas del cine necesita algo más que reservar una sala y anunciar el programa. Hay que coordinar derechos de proyección, visitas guiadas, inscripciones, accesibilidad, voluntarios y pruebas técnicas antes de recibir al público. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar en el orden correcto. También te ayuda a detectar lo que suele quedar para el último día: listas impresas, preferencias dietéticas, bebidas frías y señalización de la entrada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comprobar los derechos de cine y las proyecciones
Reservar salas y visitas guiadas
Reservar catering y suministros
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción online
Publicar en redes sociales
Publicar el programa en la entrada
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la información para visitantes
Asignar voluntarios
Hacer el horario de las visitas guiadas
Probar el equipo técnico
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Imprimir material promocional
Preparar etiquetas con nombres
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir el programa y las listas
Montar la entrada y el vestíbulo
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los puestos de información
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Preparar el mostrador de registro
2 personas
Preparar los paquetes de bienvenida
2 personas
Montar el punto de café y bebidas
3 personas
Colocar los aperitivos en bandejas de servicio
3 personas
Probar proyectores y pantallas
2 personas
Probar el micrófono y la presentación
2 personas
Revisar y reponer los baños
2 personas
Briefing de recepción y catering
5 personas

Evento

Abrir las puertas y la entrada
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir paquetes de bienvenida
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Presentar la apertura
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Iniciar las proyecciones de cine
2 personas
Comprobar las puertas de la sala
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Coordinar el punto de fotos
Recoger la basura y los vasos vacíos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Comprobar la iluminación del aparcamiento y la entrada
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar las puertas y la caja
2 personas

Seguimiento

Recoger comida y bebida
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Limpiar el vestíbulo y la entrada
3 personas
Limpiar las salas
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Archivar datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 60
Mesas altascant. 6
Faldones para mesascant. 10
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 150
Cucharones de servircant. 12
Bandejas para servircant. 15
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Micrófono
Altavocescant. 2
Portátil
Pantalla de presentación
Cámara de fotos
Caja registradora
Máquina de sellado
Walkie-talkiescant. 6

Decoración

Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2
Cintascant. 8
Paneles informativos A3cant. 12
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Flores de mesacant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 12
Cubiterascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20

Registro

Mesas de registrocant. 2
Pegatinas con nombrecant. 200
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Folletos del programacant. 200
Mapas de la visita guiadacant. 200
Pulserascant. 200
Paquetes de bienvenidacant. 180

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los derechos de cada proyección antes de abrir las inscripciones. Si cambia una película o un horario después, tendrás que corregir invitaciones, redes sociales y confirmaciones.
Abre el formulario de inscripción con al menos 2 semanas de antelación y pregunta por las preferencias dietéticas desde el primer momento. Así puedes ajustar el catering y preparar las listas de visitantes sin llamadas de última hora.
Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo por turno: recepción, acreditaciones, visitas guiadas y apoyo técnico. Prepara el horario de visitas con grupos y horas de inicio para evitar que varias personas se acumulen en la entrada.
Prueba portátil, pantalla, micrófono, altavoces, cables y regletas como mínimo el día anterior. Comprueba también las salidas de emergencia y la accesibilidad de las salas antes de colocar mesas, sillas y postes separadores.
Imprime el programa, las listas, las etiquetas con nombres y la información para visitantes antes del montaje. Enfría las bebidas y prepara aperitivos con tiempo suficiente; las jarras de café, termos, bandejas y vasos suelen olvidarse hasta que llega el primer grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del cine?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, programa, derechos, salas y catering. Abre las inscripciones unas 2 semanas antes y deja la prueba técnica y la impresión de materiales para el día anterior.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas del cine?: Calcula al menos 1 persona en recepción, 1 responsable por visita guiada y 1 persona de apoyo técnico por cada bloque de actividad. Para varios grupos simultáneos, añade un voluntario por grupo y una persona coordinadora.
¿Cuándo hay que probar el equipo de proyección y sonido?: Haz una prueba completa el día anterior y repite una comprobación de 30 minutos antes de abrir. Prueba cada portátil, pantalla, micrófono, altavoz, cable alargador y regleta que se vaya a utilizar.
¿Qué hay que preparar en la entrada del cine?: Prepara el programa visible, la mesa de recepción, etiquetas con nombres, listas de inscripción y la información para visitantes. Deja la entrada montada al menos 60 minutos antes y reserva espacio para orientar las visitas y controlar el flujo de personas.

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