Binnenbruiloft organiseren: checklist en planning

Een binnenbruiloft vraagt om meer dan een mooie zaal en een gastenlijst. Je regelt achter elkaar de locatie, leveranciers, uitnodigingen, ceremonie, tafelindeling en het definitieve aantal gasten. Daarna volgen de praktische controles: servies, decoratie, boodschappen, muziek en toespraken. Deze checklist bevat 77 taken en 71 spullen, zodat je ziet wat je vooraf vastlegt en wat pas vlak voor de bruiloft nodig is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Trouwlocatie reserveren
Catering reserveren
Fotograaf reserveren
Muziekvoorziening reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersvragen verzamelen
Ceremonieprogramma maken
2 personen
Tafelindeling maken
2 personen
Menukaarten ontwerpen
Leveranciers bevestigen
Definitief aantal gasten doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Decoratie controleren
2 personen
Servies controleren
2 personen
Tafelnummers maken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Muziekafspeellijst samenstellen
2 personen
Toespraken bevestigen
Kleding en ringen controleren
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Taart ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Ruimte ventileren
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Drankenbar inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Ceremonieplek inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Bruidspaar ontvangen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Gasten naar ceremonie begeleiden
2 personen
Ceremonie begeleiden
3 personen
Aperitief serveren
4 personen
Groepsfoto begeleiden
3 personen
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Toespraken begeleiden
2 personen
Taart aansnijden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Muziek starten
Avondhapjes serveren
3 personen
Gasten uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Restanten verpakken
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels leegruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Verloren voorwerpen controleren
Eindcontrole locatie uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 90
Cocktailtafelsaantal 4
Ceremoniestoelenaantal 90
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6
Tafeltafelsaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertvorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 16
Serveerschotelsaantal 12
Waterkaraffenaantal 12
IJslepelsaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Stoffen servettenaantal 100
Tafelnummersaantal 8
Naamkaartjesaantal 90
Menukaartenaantal 90
Bloemstukkenaantal 10
Kaarsenaantal 40
Kandelaarsaantal 20
Ledlichtslingersaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Achtergronddoek
Ringkussen
Gastenboek
Kaartendoos
Fotolijstjesaantal 12
Welkomstbord
Pennenaantal 10

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Muzieklaptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveertangenaantal 12
Taartmes
Taartspatel
Taartplateau
Flessenopenersaantal 4
Wijnopenersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Geef het definitieve aantal gasten pas door nadat aanmeldingen, dieetwensen en vervoersvragen zijn verwerkt. Plan hiervoor een vaste deadline, zodat de catering en tafelindeling niet blijven wijzigen.
Controleer servies niet alleen per soort, maar ook per gebruiksmoment: dinerborden, dessertborden, koffiekopjes, waterglazen, wijnglazen en champagneglazen moeten allemaal beschikbaar zijn.
Maak de tafelindeling pas definitief nadat de gastenlijst sluit. Nummer daarna de tafels en koppel naamkaartjes en menukaarten aan dezelfde indeling, zodat de opbouw op de dag zelf minder zoekwerk geeft.
Plan leveranciersbevestigingen uiterlijk één week voor de bruiloft. Controleer daarbij afzonderlijk de catering, fotograaf, muziekvoorziening en afspraken rond de ceremonie.
Doe houdbare boodschappen eerder en plan verse boodschappen vlak voor de bruiloft. Controleer ook wie de bloemstukken, kaarsen, tafellopers en stoffen servetten klaarzet voordat de gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de gastenlijst voor een binnenbruiloft definitief maken?: Maak de gastenlijst uiterlijk 4 tot 6 weken voor de bruiloft definitief. Verwerk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en vervoersvragen voordat je het aantal gasten aan de catering doorgeeft.
Hoeveel weken van tevoren verstuur ik uitnodigingen voor een binnenbruiloft?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 8 tot 12 weken voor de bruiloft. Geef gasten minimaal 3 tot 4 weken om zich aan te melden, zodat je daarna de catering en tafelindeling kunt afronden.
Wanneer maak ik de tafelindeling voor een binnenbruiloft?: Maak een voorlopige indeling 4 tot 6 weken vooraf en werk die af zodra de aanmeldingen sluiten. Controleer de definitieve tafelnummers, naamkaartjes en menukaarten uiterlijk 1 week voor de bruiloft.
Wanneer controleer ik servies en decoratie voor de trouwdag?: Controleer servies en decoratie 1 tot 2 weken vooraf, wanneer de indeling en het aantal gasten vaststaan. Leg vlak voor de bruiloft ook vast wie de tafellopers, bloemstukken, kaarsen en servetten neerzet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.