Zo organiseer je een bingoavond zonder verrassingen

Begin een bingoavond niet met de versiering, maar met de zaalcapaciteit en het verwachte aantal deelnemers. Daarna regel je aanmeldingen, dieetwensen, bingokaarten, prijzen en de boodschappen in die volgorde. Op de avond zelf draait alles om een duidelijke indeling: genummerde tafels, een zichtbare prijstafel en een getest geluidssysteem. Met reservekaarten, extra batterijen en een afgedrukt draaiboek vang je de problemen op die organisatoren vaak pas tijdens de eerste ronde ontdekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Aanmeldingen bevestigen
6
Bingokaarten tellen
7
Prijzen inkopen
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Bingokaarten sorteren
2 personen
11
Prijzen inpakken
2 personen
12
Draaiboek afdrukken
13
Locatie openen
2 personen
14
Meubilair klaarzetten
3 personen
15
Bingotafels nummeren
2 personen
16
Bingomateriaal klaarleggen
2 personen
17
Prijzen uitstallen
2 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Muziek en microfoon testen
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Koffiepunt inrichten
2 personen
22
Hapjes klaarzetten
3 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

24
Gasten ontvangen
3 personen
25
Bingokaarten uitdelen
2 personen
26
Spelregels uitleggen
27
Bingorondes presenteren
28
Prijzen uitreiken
2 personen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Koffie en thee bijvullen
32
Winnaars registreren
33
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Restanten verpakken
2 personen
35
Afval verzamelen
2 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Bingomateriaal opbergen
2 personen
40
Versiering verwijderen
2 personen
41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Sleutels en materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Ontvangsttafel
Prijstafel

Spelmaterialen

Bingokaartenaantal 50
Bingomolen
Bingoballetjesaantal 90
Bingomarkersaantal 50
Reservekaartenaantal 10
Bingoprijzenaantal 12
Prijslintjesaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoon
Luidspreker
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare batterijenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Koffiepottenaantal 2
Theepottenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bingo-slingeraantal 3
Ballonnenaantal 40
Ballonnenlintaantal 2
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmer

Catering

Boodschappen

Tips

Tel de bingokaarten pas nadat de aanmeldingen zijn bevestigd. Leg daarnaast reservekaarten apart en sorteer de kaarten per tafelnummer, zodat uitdelen bij binnenkomst niet ophoudt.
Pak prijzen vooraf in en bevestig er een prijslintje aan. Zet ze op volgorde van de bingorondes op de prijstafel; zo hoef je tijdens een volle zaal niet te zoeken.
Test microfoon, luidspreker en muziekspeler vóór de gasten binnenkomen. Leg verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen batterijen klaar, want een lege batterij of ontbrekende aansluiting kost snel 10 minuten.
Richt één ontvangsttafel in voor naamkaartjes en bingokaarten en nummer de bingotafels zichtbaar. Zet koffie en thee op een apart punt, zodat de ontvangst niet vastloopt wanneer meerdere gasten tegelijk binnenkomen.
Plan de opbouw ruim vóór de start: meubilair, materiaal, prijzen, versiering, dranken en hapjes volgen elkaar logisch op. Houd minstens 30 minuten over voor het testen van het geluid en het oplossen van ontbrekende spullen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bingokaarten heb ik nodig voor een bingoavond?: Tel één kaart per deelnemer en leg daarnaast 5 tot 10 reservekaarten klaar. Bij 40 deelnemers heb je dus 45 tot 50 kaarten nodig, afhankelijk van hoeveel uitval of beschadiging je verwacht.
Hoe lang van tevoren moet ik een bingoavond organiseren?: Reserveer de zaal bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de avond, zodat je kaarten, prijzen, dieetwensen en boodschappen kunt vastzetten.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een bingoavond op te bouwen?: Reken voor een zaal met ongeveer 40 gasten op 2 tot 3 uur opbouw. Trek minstens 30 minuten uit voor de microfoon, luidspreker, muziekspeler en batterijen; dat wordt vaak te laat getest.
Wat moet ik klaarzetten voor de ontvangst van een bingoavond?: Zet een ontvangsttafel klaar met naamkaartjes en gesorteerde bingokaarten, plus een duidelijk overzicht van de genummerde tafels. Zorg dat dit minstens 15 minuten vóór de start gereed is, zodat gasten niet wachten terwijl de laatste kaarten worden gezocht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.