Bingoabend organisieren: So klappt der Ablauf
Ein Bingoabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst sicherst du den Saal und die Anmeldungen, danach planst du Karten, Preise und Verpflegung. Am Veranstaltungstag müssen Tische, Technik und Spielmaterial rechtzeitig bereitstehen, damit der Empfang nicht hektisch wird. Plane außerdem Ersatzkarten und einen Techniktest ein – beides wird häufig erst vermisst, wenn die ersten Gäste schon da sind. Mit dieser Reihenfolge behältst du den Überblick über die 42 Aufgaben und 35 benötigten Gegenstände.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Anmeldungen bestätigen
- 6
Bingokarten zählen
- 7
Preise einkaufen
- 8
Einkaufsliste prüfen
- 9
Einkaufen gehen
2 Personen
- 10
Bingokarten sortieren
2 Personen
- 11
Preise verpacken
2 Personen
- 12
Drehbuch ausdrucken
- 13
Location öffnen
2 Personen
- 14
Möbel bereitstellen
3 Personen
- 15
Bingo-Tische nummerieren
2 Personen
- 16
Bingomaterial bereitlegen
2 Personen
- 17
Preise ausstellen
2 Personen
- 18
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 19
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
- 20
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 21
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 22
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 23
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Event
- 24
Gäste empfangen
3 Personen
- 25
Bingokarten austeilen
2 Personen
- 26
Spielregeln erklären
- 27
Bingorunden präsentieren
- 28
Preise überreichen
2 Personen
- 29
Snacks servieren
2 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee nachfüllen
- 32
Sieger registrieren
- 33
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 34
Restbestände verpacken
2 Personen
- 35
Abfall sammeln
2 Personen
- 36
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 38
Location reinigen
3 Personen
- 39
Bingo-Material aufbewahren
2 Personen
- 40
Dekoration entfernen
2 Personen
- 41
Geräte ausschalten
2 Personen
- 42
Schlüssel und Materialien zurückgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 48
- Empfangstisch
- Preistisch
Spielmaterialien
- Bingo-KartenAnz. 50
- Bingo-Rad
- BingokugelnAnz. 90
- Bingo-MarkerAnz. 50
- ErsatzkartenAnz. 10
- BingopreiseAnz. 12
- PreisbänderAnz. 12
Ausstattung
- Kabelloses Mikrofon
- Lautsprecher
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Wiederaufladbare BatterienAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
- KaffeekannenAnz. 2
- TeekannenAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- Bingo-GirlandeAnz. 3
- BallonsAnz. 40
- BallonbandAnz. 2
- NamensschilderAnz. 50
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Wischmopp und Eimer
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Saal zuerst und verschicke die Einladungen so früh, dass du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Bestätigungen vor dem Einkauf abschließen kannst. So kaufst du nicht zu knapp und kennst die tatsächliche Personenzahl.
- Zähle die Bingokarten nach den bestätigten Anmeldungen und lege zusätzlich Ersatzkarten bereit. Sortiere die Karten vor dem Veranstaltungstag, damit du sie beim Empfang ohne Verzögerung austeilen kannst.
- Plane Preise, Preisbänder und den Preistisch gemeinsam ein. Kaufe die Preise erst nach einer Prüfung der Einkaufsliste und verpacke sie so, dass sie beim Ausstellen schnell den einzelnen Bingo-Runden zugeordnet werden können.
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Empfang. In dieser Zeit kannst du Möbel aufstellen, Bingo-Tische nummerieren, Karten und Marker bereitlegen sowie Getränke kalt stellen.
- Teste Mikrofon, Lautsprecher und Musikplayer vor dem Einlass – nicht erst beim ersten Spiel. Lege Verlängerungskabel und aufgeladene Batterien griffbereit, weil fehlende Stromversorgung oder leere Batterien den Beginn am häufigsten verzögern.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Saal für einen Bingoabend reservieren?
- Reserviere den Saal möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Bingoabend. So bleibt genug Zeit für Einladungen, Anmeldungen, die Erfassung von Ernährungswünschen und die Bestellung der Preise.
- Wie viele Bingokarten brauche ich für einen Bingoabend?
- Plane eine Karte pro teilnehmender Person und halte zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Ersatzkarten bereit. Bei 40 Gästen sind das beispielsweise 42 bis 44 Karten, damit beschädigte oder vergessene Karten kein Problem werden.
- Wann sollte ich die Bingo-Preise einkaufen und verpacken?
- Kaufe die Preise spätestens 7 Tage vorher, nachdem die Einkaufsliste geprüft wurde. Verpacke und beschrifte sie mindestens 2 Tage vor dem Abend, damit am Veranstaltungstag nur noch der Preistisch aufgebaut werden muss.
- Wie lange vorher muss ich einen Bingoabend vorbereiten?
- Sei mindestens 90 Minuten vor dem Empfang vor Ort. Die Zeit brauchst du für Möbel, nummerierte Bingo-Tische, Dekoration, Technik, kalte Getränke, Kaffee und den Empfangstisch.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!