Organiser une soirée bingo, étape par étape

Une soirée bingo se prépare d’abord avec un nombre de participants fiable, puis avec le matériel de jeu et les lots. Commence par réserver la salle et envoyer les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert à compter les cartes, acheter les prix et vérifier les courses. Le jour même, prévois une installation méthodique : tables numérotées, accueil, micro testé, boissons au frais et cartes distribuées avant le début.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer les inscriptions
6
Compter les cartes de bingo
7
Acheter les prix
8
Vérifier la liste des courses
9
Faire les courses
2 personnes
10
Trier les cartons de bingo
2 personnes
11
Emballer les prix
2 personnes
12
Imprimer le déroulé
13
Ouvrir le lieu
2 personnes
14
Installer le mobilier
3 personnes
15
Numéroter les tables de bingo
2 personnes
16
Préparer le matériel de bingo
2 personnes
17
Installer les lots
2 personnes
18
Suspendre la décoration
2 personnes
19
Tester la musique et le micro
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Mettre en place le point café
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

24
Accueillir les invités
3 personnes
25
Distribuer les cartes de bingo
2 personnes
26
Expliquer les règles du jeu
27
Animer les manches de bingo
28
Remettre les prix
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Réapprovisionner le café et le thé
32
Enregistrer les gagnants
33
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

34
Emballer les restes
2 personnes
35
Rassembler les déchets
2 personnes
36
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
37
Faire la vaisselle
2 personnes
38
Nettoyer le lieu
3 personnes
39
Ranger le matériel de bingo
2 personnes
40
Retirer la décoration
2 personnes
41
Éteindre l’équipement
2 personnes
42
Rendre les clés et le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 48
Table d’accueil
Table des prix

Matériel de jeu

Cartes de bingoqté 50
Boule de bingo
Boules de bingoqté 90
Marqueurs de bingoqté 50
Cartes de réserveqté 10
Prix du bingoqté 12
Étiquettes de prixqté 12

Équipement

Micro sans fil
Haut-parleur
Lecteur audio
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Piles rechargeablesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4
Cafetièreqté 2
Théièresqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Guirlande de bingoqté 3
Ballonsqté 40
Ruban à ballonsqté 2
Badges nominatifsqté 50

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillière et seau

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la soirée. Tu pourras alors confirmer les participants, compter les cartes de bingo nécessaires et prévoir quelques cartes de réserve.
Achète les lots après avoir défini le nombre de parties et de gagnants. Emballe-les et ajoute une étiquette à chacun au plus tard la veille pour éviter de chercher les prix pendant le jeu.
Prépare le déroulé sur papier et imprime au moins 2 exemplaires : un pour l’animation et un de secours. Note l’ordre des parties, les pauses et la façon d’annoncer les gagnants.
Arrive environ 2 heures avant l’accueil pour installer les tables et les chaises, numéroter les tables, mettre les lots en place et organiser la table d’accueil.
Teste le micro, le haut-parleur et la musique avant l’arrivée des invités. Mets aussi les boissons au frais et installe le point café avant de distribuer les cartes de bingo.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée bingo ?: Prévois au moins 3 semaines. Réserve la salle et envoie les invitations au début, fixe les inscriptions 7 jours avant, puis garde les 2 derniers jours pour les achats, les cartes et l’emballage des lots.
Combien de cartes de bingo faut-il prévoir par personne ?: Prévois au minimum une carte par participant, plus 5 à 10 cartes de réserve pour remplacer une carte perdue ou accueillir une inscription tardive. Compte les cartes après la clôture des inscriptions, pas avant.
Quand faut-il acheter les lots d’une soirée bingo ?: Achète-les environ 7 jours avant, une fois le nombre de parties et de participants confirmé. Emballe chaque prix et prépare les étiquettes la veille au plus tard.
Combien de temps faut-il pour installer une soirée bingo ?: Compte environ 2 heures pour une installation complète. Il faut disposer le mobilier, numéroter les tables, préparer le matériel de bingo, installer les lots, tester le son et mettre en place les boissons et les en-cas.

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