Bingoavond organiseren: checklist en planning

Een bingoavond vraagt meer voorbereiding dan alleen kaarten en prijzen klaarleggen. Je moet de zaal logisch indelen, aanmeldingen en dieetwensen verwerken en zorgen dat iedereen snel een kaart krijgt. Begin enkele weken vooraf met de reservering en uitnodigingen; de laatste dagen gebruik je voor inkopen, sorteren en inpakken. Op deze pagina staat de complete checklist in de juiste volgorde, van zaal en deelnemers tot ontvangst, spelmateriaal en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Bingokaarten tellen
Prijzen inkopen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Bingokaarten sorteren
2 personen
Prijzen inpakken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Locatie openen
2 personen
Meubilair klaarzetten
3 personen
Bingotafels nummeren
2 personen
Bingomateriaal klaarleggen
2 personen
Prijzen uitstallen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Bingokaarten uitdelen
2 personen
Spelregels uitleggen
Bingorondes presenteren
Prijzen uitreiken
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Winnaars registreren
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Bingomateriaal opbergen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Sleutels en materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Ontvangsttafel
Prijstafel

Spelmaterialen

Bingokaartenaantal 50
Bingomolen
Bingoballetjesaantal 90
Bingomarkersaantal 50
Reservekaartenaantal 10
Bingoprijzenaantal 12
Prijslintjesaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoon
Luidspreker
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare batterijenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Koffiepottenaantal 2
Theepottenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bingo-slingeraantal 3
Ballonnenaantal 40
Ballonnenlintaantal 2
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmer

Catering

Boodschappen

Tips

Tel de bingokaarten pas nadat de aanmeldingen zijn bevestigd en leg reservekaarten apart. Reken per deelnemer minimaal één kaart en controleer het totaal nog een keer op de dag vóór de bingoavond.
Pak de bingoprijzen uiterlijk één dag vooraf in en geef ze een prijslintje of nummer. Zo hoef je tijdens het spel niet te zoeken naar de juiste prijs.
Test microfoon, luidspreker en muziekspeler minimaal 60 minuten vóór ontvangst. Leg verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen batterijen klaar op één vaste plek.
Nummer de bingotafels voordat de gasten binnenkomen en leg kaarten en markers per tafel klaar. Dat voorkomt een opstopping bij de ontvangsttafel.
Zet dranken koud en richt het koffiepunt vóór de eerste gasten arriveren in. Houd serveerschalen, tangen, bekers en servetten bij de hapjes, zodat de ontvangsttafel vrij blijft voor naamkaartjes en bingokaarten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bingoavond organiseren?: Reserveer de zaal en verstuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de avond, zodat je kaarten, prijzen, hapjes en dieetwensen kunt controleren.
Hoeveel bingokaarten heb ik nodig per persoon?: Leg minimaal 1 bingokaart per deelnemer klaar en houd daarnaast 5 tot 10% reservekaarten achter de hand. Bij 40 deelnemers betekent dat 40 kaarten plus 2 tot 4 reserves.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een bingozaal klaar te zetten?: Plan 90 tot 120 minuten voor meubilair, tafelnummers, kaarten, prijzen, versiering, koffiepunt en techniek. Test microfoon en luidspreker uiterlijk 60 minuten vóór de ontvangst.
Wat moet ik op de dag van een bingoavond als eerste doen?: Open de locatie en controleer eerst de zaalindeling en stroompunten. Zet daarna tafels en stoelen klaar, richt ontvangst- en prijstafel in en leg bingomolen, ballen, kaarten en markers pas daarna op hun vaste plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.