Bingoavond organiseren: een praktische checklist

Een bingoavond staat of valt met een duidelijke volgorde: eerst de locatie en het format, daarna de deelnemers, materialen en catering. Plan vooraf hoeveel rondes je speelt, hoeveel prijzen je nodig hebt en wie de nummers omroept. Op de avond zelf heb je aparte plekken nodig voor de bingopost, prijzentafel, drank en hapjes. Met deze checklist zie je ook welke kleine zaken vaak te laat worden getest of klaargezet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Bingoformat en prijzen bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Bingokaarten voorbereiden
2 personen
Prijzen sorteren
2 personen
Bingoapparatuur testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafels decoreren
2 personen
Bingopost inrichten
2 personen
Prijzentafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Instructies klaarleggen
Vrijwilligers briefen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bingokaarten uitdelen
2 personen
Spelregels uitleggen
Eerste bingorondes begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bingowinnaars controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
Pauze aankondigen
Laatste bingoronde begeleiden
2 personen
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Bingoapparatuur opruimen
2 personen
Eten en drinken opruimen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Sleutels en materialen controleren
Materialen retourneren
2 personen
Restanten opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Bingotafel
Prijzentafel
Garderoberek

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10

Apparatuur

Bingomolen
Bingoballenaantal 90
Draadloze microfoon
Luidspreker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 600
Bingomarkersaantal 70
Reservekaartenaantal 50
Rondekaartenaantal 12
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10

Catering

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Drankdispensersaantal 2
Serveerbestekaantal 10
Boodschappen

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Bingowegwijzersaantal 6
Prijzentafelbord
Nummerbordjesaantal 60

Tips

Test de bingomolen, bingoballen, microfoon en luidspreker uiterlijk één dag vooraf. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen; een microfoon die pas bij de eerste ronde uitvalt, kost direct tijd.
Maak per deelnemer minstens één bingokaart en leg reservekaarten, rondekaarten, markers en pennen apart bij de bingotafel. Zo hoef je tijdens het spel niet tussen de prijzen of hapjes te zoeken.
Sorteer de prijzen vóór het openen van de locatie per ronde en zet ze zichtbaar op de prijzentafel. Noteer desnoods op een notitieblok welke prijs bij welke ronde hoort, zodat de uitreiking niet stilvalt.
Koel dranken enkele uren vooraf en richt één vast drankpunt in. Zet herbruikbare glazen, koffiekopjes, borden, bestek en serveerbestek daar meteen bij; dat voorkomt heen-en-weer lopen tijdens de rondes.
Plan minimaal 60 minuten voor aanvang voor tafels, stoelen, tafelkleden, decoratie, hapjes en de geluidsinstallatie. Brief vrijwilligers vóór de gasten binnenkomen over ontvangst, kaartverkoop of kaartuitgifte, omroepen en het controleren van winnaars.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bingoavond organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de avond, zodat je kaarten, prijzen, hapjes en dieetwensen kunt voorbereiden.
Hoeveel bingokaarten heb ik nodig per persoon?: Reken op 1 kaart per persoon per ronde als iedereen overzichtelijk wil spelen. Maak daarnaast minstens 10 procent reservekaarten; bij 50 deelnemers zijn dat 50 reguliere kaarten plus 5 reservesets.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor het opbouwen van een bingoavond?: Plan minimaal 60 minuten opbouw voor tafels, stoelen, bingopost, prijzentafel, drankpunt, hapjes en apparatuur. Laat de geluidsinstallatie en bingomolen al vóór de ontvangst testen, zodat de eerste ronde op tijd kan starten.
Hoeveel prijzen heb ik nodig voor een bingoavond?: Bepaal het aantal prijzen op basis van het aantal rondes: bij 6 rondes heb je minimaal 6 hoofdprijzen nodig, plus eventuele extra prijzen voor meerdere winnaars of een finale. Sorteer ze vooraf per ronde en leg de volgorde vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.