Checklist pour organiser une soirée bingo

Une soirée bingo réussie repose sur une préparation précise : format du jeu, inscriptions, cartes, lots et matériel doivent être prêts avant l’arrivée des invités. Prévoyez aussi l’installation des tables, du poste de bingo, de la sonorisation et du point boissons. Les détails souvent oubliés sont les cartes de réserve, les rallonges, le refroidissement des boissons et le briefing des bénévoles. Cette checklist rassemble les 45 tâches et 34 fournitures du plan, dans l’ordre où les régler.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le format du bingo et les prix
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Préparer les cartes de bingo
2 personnes
Trier les prix
2 personnes
Tester le matériel de bingo
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Décorer les tables
2 personnes
Installer le poste de bingo
2 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Mettre les consignes à disposition
Briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les cartes de bingo
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
Animer les premiers tours de bingo
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les gagnants du bingo
2 personnes
Remettre les prix
Annoncer la pause
Encadrer la dernière manche de bingo
2 personnes
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

Ranger le matériel de bingo
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier les clés et le matériel
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les restes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table de bingo
Table des prix
Portant à vêtements

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Boule de bingo
Boules de bingoqté 90
Micro sans fil
Haut-parleur
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 3

Matériel de jeu

Cartes de bingoqté 600
Marqueurs de bingoqté 70
Cartes de réserveqté 50
Cartes rondesqté 12
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10

Catering

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Distributeurs de boissonsqté 2
Couverts de serviceqté 10
Courses

Décoration

Nappesqté 8
Ballonsqté 50
Panneaux de bingoqté 6
Panneau de table des prix
Numéros de tableqté 60

Conseils

Fixez le format du bingo et les lots avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les règles et, si nécessaire, le nombre de manches prévues.
Traitez les inscriptions plusieurs jours avant la soirée et confirmez-les ensuite. Utilisez ce nombre pour préparer les cartes, les marqueurs, les chaises, les verres et les en-cas.
Préparez des cartes de bingo de réserve, des marqueurs supplémentaires et le matériel de jeu avant le jour J. Un test complet de la boule de bingo, du micro et du haut-parleur évite une interruption au démarrage.
Refroidissez les boissons à l’avance et installez les glacières ou distributeurs près du point boissons. Prévoyez aussi la machine à café, les bouilloires et les thermos si une pause chaude est prévue.
Ouvrez le lieu assez tôt pour vérifier l’espace, installer les tables et les chaises, raccorder la sonorisation et mettre en place la table des prix. Gardez du temps pour le briefing des bénévoles avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée bingo ?: Commencez au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu, définissez le format et envoyez les invitations en premier, puis gardez les derniers jours pour les inscriptions, les achats et les tests du matériel.
Combien de cartes de bingo faut-il préparer ?: Préparez une carte par participant confirmé, puis ajoutez au moins 10 % de cartes de réserve. Pour 40 inscrits, prévoyez donc 44 cartes et suffisamment de marqueurs pour remplacer ceux qui manquent ou ne fonctionnent plus.
Quand faut-il installer une soirée bingo ?: Prévoyez 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités pour ouvrir le lieu, vérifier l’espace, installer les tables et les chaises, préparer le poste de bingo et tester la sonorisation. Le briefing des bénévoles doit avoir lieu avant l’accueil.
Combien de boissons prévoir pour une soirée bingo ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début de la soirée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.