Bingoavond organiseren: checklist van voorbereiding tot start
Een bingoavond loopt soepel als je de deelnemers, spelrondes en praktische spullen op tijd vastlegt. Reserveer eerst de locatie en bepaal hoeveel rondes je speelt, zodat je prijzen, bingokaarten en catering daarop kunt afstemmen. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en houd de deelnemerslijst bij tot vlak voor de avond. Op de dag zelf draait het vooral om een duidelijke opstelling, getest geluid en een vaste plek voor kaarten, prijzen en wisselgeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Bingoprogramma bepalen
2 personen
Prijzenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodiging ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Bingokaarten voorbereiden
2 personen
Spelregels afdrukken
Prijzen inkopen
2 personen
Bingomateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Boodschappen sorteren
2 personen
Contant wisselgeld klaarleggen
Event
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Tafels aankleden
3 personen
Bingoapparatuur opstellen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Bingokaarten klaarleggen
2 personen
Prijzen uitstallen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Snacks op schalen leggen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Bingokaarten uitdelen
2 personen
Spelregels toelichten
Bingorondes presenteren
Winnaars controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Snacks aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen
Nazorg
Bingoapparatuur opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Overgebleven voorraad verpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 65
- Ontvangsttafel
- Prijzentafel
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Schotelsaantal 70
- Bordenaantal 80
- Theelepelsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
Apparatuur
- Bingodraaimolen
- Bingoballetjesaantal 90
- Bingonummerbord
- Draagbare speaker
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 3
- IJsemmersaantal 2
- Maatbekersaantal 2
- Kurkentrekkersaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Feestslingersaantal 6
- Ballonnenaantal 40
- Ballonpomp
- Naamkaartjesaantal 70
Catering
- Bingokaartenaantal 250
- Stiftenaantal 70
- Prijzenaantal 20
- Cadeautasjesaantal 20
- Boodschappen
Tips
- Plan het bingoprogramma vóór je de prijzenlijst samenstelt. Zo weet je hoeveel prijzen je nodig hebt en voorkom je dat de laatste ronde zonder passende prijs eindigt.
- Stuur uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen en dieetwensen te verzamelen. Werk de deelnemerslijst tot kort voor de avond bij, zodat je het aantal bingokaarten en stoelen kunt aanpassen.
- Controleer bingodraaimolen, bingoballetjes, nummerbord, microfoon en speaker vooraf. Test het geluid op de plek waar de deelnemers zitten en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar voordat de ruimte volloopt.
- Zet prijzen, bingokaarten en spelregels op afzonderlijke, herkenbare plekken klaar. Daardoor hoef je tijdens de uitleg niet meer te zoeken en kan de ontvangsttafel vrij blijven voor naamkaartjes en wisselgeld.
- Begin de opbouw met ventileren, tafels en stoelen en sluit af met apparatuur en consumpties. Zet dranken pas koud en koffie- of theemateriaal gebruiksklaar nadat de basisopstelling staat, zodat niets omvalt of in de weg staat.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel bingokaarten moet ik voorbereiden?
- Maak voor iedere aangemelde deelnemer minimaal één kaart klaar en leg enkele extra kaarten apart voor late inschrijvingen of beschadigde kaarten. Bij 40 deelnemers zijn 42 tot 45 kaarten praktisch.
- Hoe lang van tevoren moet ik een bingoavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met de locatie, het programma en de uitnodigingen. Reserveer de laatste week voor aanmeldingen, prijzen, boodschappen en het controleren van het bingomateriaal.
- Hoeveel prijzen heb ik nodig voor een bingoavond?
- Tel het aantal geplande winmomenten op en leg minstens 2 extra prijzen klaar. Bij 8 rondes heb je dus minimaal 10 prijzen nodig, tenzij meerdere winnaars per ronde dezelfde prijs krijgen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte op te bouwen?
- Plan voor een kleine bingoavond minstens 90 minuten opbouwtijd. Reken extra tijd als je tafels aankleedt, een geluidsinstallatie aansluit of koffie, thee en drankjes op meerdere punten klaarzet.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!