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Bingoabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Bingoabend steht und fällt mit klaren Abläufen: Die Location muss rechtzeitig reserviert, das Programm festgelegt und die Teilnehmerzahl im Blick behalten werden. Plane Preise, Bingokarten und Spielregeln nicht erst am Veranstaltungstag. Kurz vor Beginn zählen vor allem ein getestetes Mikrofon, gut sichtbare Preise und ausgelegte Karten. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum fertigen Raum.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Bingoprogramm festlegen

    2 Personen

  • Preisliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladung gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Bingokarten vorbereiten

    2 Personen

  • Spielregeln ausdrucken

  • Preise einkaufen

    2 Personen

  • Bingomaterial überprüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Einkäufe sortieren

    2 Personen

  • Bar-Kleingeld bereitlegen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Bingo-Ausrüstung aufstellen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Bingo-Karten auslegen

    2 Personen

  • Preise ausstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks auf Platten anrichten

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Bingokarten austeilen

    2 Personen

  • Spielregeln erläutern

  • Bingorunden präsentieren

  • Gewinner überprüfen

    2 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Verabschiedung der Gäste

    2 Personen

Nachbereitung

  • Bingo-Ausrüstung aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat verpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 65
  • Empfangstisch
  • Preisetisch

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • ServierplattenAnz. 70
  • TellerAnz. 80
  • TeelöffelAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

  • Bingo-Drehrad
  • BingokugelnAnz. 90
  • Bingo-Nummerntafel
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiskübelAnz. 2
  • MessbecherAnz. 2
  • KorkenzieherAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • PartygirlandenAnz. 6
  • BallonsAnz. 40
  • Ballonpumpe
  • NamensschilderAnz. 70

Catering

  • Bingo-KartenAnz. 250
  • StifteAnz. 70
  • PreiseAnz. 20
  • GeschenktütenAnz. 20
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Bingoprogramm mindestens 2 bis 3 Wochen vorher fest. Plane dabei die Anzahl der Runden, Pausen und die Reihenfolge der Preise, damit die Spielleitung später nicht improvisieren muss.
  • Verschicke die Einladungen früh genug und führe eine aktuelle Teilnehmerliste. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Bingoabend, damit Einkäufe und Getränke zur tatsächlichen Personenzahl passen.
  • Prüfe Bingokugeln, Drehrad, Nummerntafel und Karten spätestens am Vortag. Drucke die Spielregeln mehrfach aus und lege pro Tisch ausreichend Karten bereit, statt fehlendes Material während der ersten Runde zu suchen.
  • Teste Lautsprecher und Mikrofon mindestens 60 Minuten vor Beginn am Sitzplatz in der hintersten Reihe. Lege Verlängerungskabel so, dass niemand über sie stolpert, und halte Ersatzbatterien beziehungsweise eine Ausweichlösung für die Moderation bereit.
  • Stelle die Preise vor dem Einlass sichtbar auf den Preistisch und lege Kleingeld am Empfang bereit. Öffne die Location etwa 2 Stunden vorher, damit Lüften, Tisch- und Stuhlaufbau, Eindecken, Getränke und Technik ohne Zeitdruck erledigt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Bingoabend organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit der Location, dem Programm und den Einladungen. Die Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Einkäufe sollten spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viele Bingokarten brauche ich für einen Bingoabend?
Bereite für jede angemeldete Person mindestens eine Karte pro Spielrunde vor. Bei 30 Gästen und 5 Runden brauchst du also mindestens 150 Karten; halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit.
Wann sollte man die Bingo-Technik testen?
Prüfe Drehrad, Kugeln, Nummerntafel, Lautsprecher und Mikrofon am Vortag vollständig. Am Veranstaltungstag folgt ein kurzer Funktionstest 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass, sobald der Raum aufgebaut ist.
Wie lange vorher muss man Preise und Getränke einkaufen?
Kaufe haltbare Preise und trockene Vorräte 3 bis 5 Tage vorher. Kühl Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und sortiere alle Einkäufe spätestens 1 Stunde vor Beginn nach Ausgabe, Empfang und Küche.

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