Checklist pour organiser une soirée bingo

Une soirée bingo réussie repose surtout sur une préparation bien séquencée. Commencez par réserver le lieu, fixer le programme et prévoir les lots avant d’envoyer les invitations. Ensuite, suivez les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel nécessaire pour chaque manche. Le jour J, gardez du temps pour installer les tables, tester le son, refroidir les boissons et préparer l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le programme du bingo
2 personnes
Établir la liste des prix
2 personnes
Concevoir l’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Préparer les cartes de bingo
2 personnes
Imprimer les règles du jeu
Acheter les prix
2 personnes
Vérifier le matériel de bingo
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Trier les courses
2 personnes
Préparer la monnaie

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Installer le matériel de bingo
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les cartons de bingo
2 personnes
Installer les lots
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les snacks sur des plateaux
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les cartes de bingo
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
Animer les manches de bingo
Vérifier les vainqueurs
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes

Suivi

Ranger le matériel de bingo
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Emballer le stock restant
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer les objets perdus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 65
Table d’accueil
Table des prix

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 70
Plateauxqté 70
Assiettesqté 80
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Roue de bingo
Boules de bingoqté 90
Panneau de numéro de bingo
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Seaux à glaceqté 2
Verres doseursqté 2
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fêteqté 6
Ballonsqté 40
Pompe à ballons
Badges nominatifsqté 70

Catering

Cartes de bingoqté 250
Marqueursqté 70
Prixqté 20
Sacs cadeauxqté 20
Courses

Conseils

Réservez le lieu et définissez le programme au moins 3 à 4 semaines avant la soirée. Précisez le nombre de manches, les horaires et les règles avant de concevoir l’invitation.
Achetez les lots dès que la liste des prix est arrêtée, idéalement 10 à 14 jours avant l’événement. Gardez-les regroupés sur une table dédiée pour éviter les recherches entre deux manches.
Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant la soirée. Ce délai permet de mettre à jour la liste des participants, de vérifier les besoins alimentaires et de préparer le bon nombre de cartons de bingo.
Préparez les cartons, les règles imprimées et le matériel de bingo la veille. Testez la roue, les boules, le panneau des numéros, le microphone et l’enceinte avant l’arrivée des invités.
Prévoyez au moins 2 heures pour ouvrir et installer le lieu. Aérez la salle, disposez les tables et les chaises, mettez les boissons au frais et préparez la monnaie avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée bingo ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse 5 à 7 jours avant la soirée pour connaître l’effectif et les besoins alimentaires.
Combien de cartons de bingo faut-il préparer ?: Préparez au minimum un carton par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 40 invités, prévoyez donc 42 à 44 cartons afin de couvrir les pertes ou les inscriptions de dernière minute.
Combien de temps faut-il pour installer une soirée bingo ?: Comptez environ 2 heures pour l’installation complète. Gardez encore 30 minutes pour tester la sonorisation, disposer les lots et vérifier l’accueil avant l’arrivée des invités.
Quand mettre les boissons au frais pour une soirée bingo ?: Mettez-les au frais au moins 4 heures avant le début, ou la veille si votre espace de stockage le permet. Gardez une partie des boissons dans des glacières ou des seaux à glace pour réapprovisionner facilement pendant la soirée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.