Checklist voor een goed georganiseerd bijlwerptoernooi

Een bijlwerptoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen banen en bijlen reserveren. Je moet deelnemers op tijd verzamelen, teams en een wedstrijdschema maken en de veiligheid op de locatie controleren. Regel daarnaast eten, drinken en materiaal voor de scoreverwerking. Met deze checklist werk je van reserveringen en gastenlijst naar opbouw, ontvangst en de wedstrijd zelf, zonder op de dag zelf nog essentiële zaken te moeten regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Bijlwerpbanen reserveren
Uitnodiging opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoer en route delen
Definitieve gastenlijst maken
Teams en wedstrijdschema maken
2 personen
Cateringmenu vastleggen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Bijlen en doelen controleren
2 personen
Wedstrijdregels afdrukken
Scorekaarten voorbereiden
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Broodjes en salades voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatiesleutel ophalen
Bijlwerpbanen opbouwen
4 personen
Veiligheidsnetten plaatsen
3 personen
Werplijnen markeren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Buffet en dranktafel klaarzetten
3 personen
Regel- en scoreborden plaatsen
2 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Teams indelen
2 personen
Oefenrondes begeleiden
4 personen
Wedstrijdrondes begeleiden
6 personen
Scores bijhouden
2 personen
Hapjes en eten serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
Finale begeleiden
3 personen
Winnaar bekendmaken
Taart en laatste drankronde serveren
2 personen

Nazorg

Bijlen veilig opbergen
2 personen
Wedstrijdmaterialen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Eindafrekening voldoen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Bijlenaantal 12
Houten doelenaantal 6
Doelstandaardsaantal 6
Veiligheidsnettenaantal 2
Werplijnmarkeringaantal 2
Scorebordenaantal 6
Whiteboardstiftenaantal 12
Pionnenaantal 12
Regelbordenaantal 6

Meubilair

Buffettafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Kapstok

Servies

Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Naamkaartjesaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffer
Veiligheidsbrillenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de locatie en bijwerpbanen uiterlijk één week vooraf. Controleer meteen wanneer je de sleutel krijgt, hoeveel banen beschikbaar zijn en of veiligheidsnetten, doelen en doelstandaards aanwezig zijn.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor het toernooi. Gebruik de definitieve gastenlijst om teams, het wedstrijdschema en naamkaartjes te maken; zo voorkom je last-minute wijzigingen bij de ontvangst.
Plan de opbouw ruim vóór de eerste worp. Reken minimaal 60 minuten voor banen, veiligheidsnetten, werplijnmarkering, tafels en stoelen en controleer daarna of de wedstrijdregels zichtbaar zijn.
Maak de scoreverwerking vooraf klaar. Leg scorekaarten, scoreborden, whiteboardstiften en pionnen per baan klaar en print minstens één set wedstrijdregels voor de begeleiding.
Zet eten en drinken niet pas tijdens de ontvangst klaar. Was groenten en fruit vooraf, bereid broodjes en salades op tijd en zet gekoelde dranken enkele uren voor de start koud; verzamel ook dieetwensen vóór je het cateringmenu vastlegt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bijlwerptoernooi organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de locatie, banen en uitnodigingen. Plan de definitieve gastenlijst, teams en catering uiterlijk 1 week voor het toernooi.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een bijlwerptoernooi op te bouwen?: Reserveer minstens 60 minuten voor de opbouw van banen, veiligheidsnetten, werplijnen, tafels en stoelen. Plan daarnaast 15 tot 30 minuten voor een laatste veiligheidscontrole en materiaalcheck.
Wanneer maak ik de teams en het wedstrijdschema?: Maak teams en schema zodra de inschrijving sluit, bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf. Dan kun je naamkaartjes en scorekaarten per deelnemer of team voorbereiden.
Wat moet ik controleren voor de veiligheid bij een bijlwerptoernooi?: Controleer vóór de start alle bijlen, houten doelen, doelstandaards en veiligheidsnetten. Markeer elke werplijn duidelijk en houd minimaal 15 minuten vóór ontvangst vrij voor een volledige baancontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.