Zo organiseer je een bierproeverij

Begin met het aantal gasten en werk daarna terug vanaf het proefmoment. Kies de bieren, leg de proefvolgorde vast en regel vroeg een geschikte ruimte met voldoende koeling en zitplaatsen. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en bevestig uiterlijk enkele dagen vooraf wie komt. Op de dag zelf draait alles om temperatuur, herkenbare labels, schone proefglazen en een korte uitleg per bier.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2
Proefbieren selecteren
2 personen
3
Proefruimte reserveren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanwezigheid bevestigen
8
Proefvolgorde vastleggen
2 personen
9
Bieren en boodschappen inkopen
2 personen
10
Proefformulieren printen
11
Bierlabels voorbereiden
12
Route en transport controleren
13
Koelapparatuur controleren
2 personen
14
Bieren koud zetten
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
2 personen
18
Proefglazen klaarzetten
2 personen
19
Biertafels inrichten
2 personen
20
Proefformulieren neerleggen
21
Decoratie ophangen
2 personen
22
Verlichting plaatsen
2 personen
23
Afvalpunten klaarzetten
24
Team kort instrueren
3 personen

Event

25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Aanmeldingen afvinken
2 personen
27
Proefuitleg geven
28
Bieren inschenken
3 personen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Glazen verzamelen
2 personen
32
Allergenen toelichten
33
Toiletten controleren
34
Laatste ronde aankondigen
35
Bar en proefstand sluiten
3 personen

Nazorg

36
Meubilair afbreken
3 personen
37
Glazen en servies afwassen
2 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
40
Overgebleven drank opslaan
41
Geleende spullen retourneren
2 personen
42
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Bar
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Servies

Proefglazenaantal 60
Waterglazenaantal 50
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 12
Besteksetsaantal 50
Serveerplateausaantal 8

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Bieropenersaantal 6
Schrijfbordenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Keuken

Schenkmaatbekersaantal 6
Scharenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Bierpostersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteiltjesaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bierkeuze minstens twee weken vooraf. Zet de bieren in een logische proefvolgorde, bijvoorbeeld van licht naar zwaar, en bereid labels voor zodat niemand tijdens het schenken hoeft te gokken.
Reken per proefbier op ongeveer 10 tot 15 cl per persoon. Voor zes bieren en tien deelnemers is dat 6 tot 9 liter proefbier; houd daarnaast water en alcoholvrije opties apart beschikbaar.
Zet gekoelde bieren niet allemaal tegelijk op tafel. Gebruik koelkasten of koelboxen en haal per ronde alleen de benodigde flessen of blikken tevoorschijn, zodat de laatste bieren niet lauw worden.
Leg per deelnemer een proefglas, waterglas en proefformulier klaar. Voorzie ook minstens één extra glas per zes deelnemers voor breuk of om een glas tussendoor te kunnen omspoelen.
Begin de opbouw ongeveer twee uur voor ontvangst. Zet eerst tafels, stoelen en koeling neer, bereid daarna hapjes en formulieren voor en geef het team vlak voor de start een korte taakverdeling.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bier heb je nodig voor een bierproeverij?: Reken voor een proefronde op 10 tot 15 cl per persoon per bier. Bij tien gasten en zes bieren heb je dus 6 tot 9 liter nodig; koop extra als deelnemers ook royaal willen napraten.
Hoeveel bieren serveer je tijdens een bierproeverij?: Zes tot acht bieren geven genoeg variatie zonder dat proevers te snel vermoeid raken. Plan ongeveer 10 tot 15 minuten per bier, inclusief schenken, ruiken, proeven en toelichten.
Wanneer moet je bier koud zetten voor een proeverij?: Zet de bieren uiterlijk de avond ervoor koud, zodat ook grotere flessen of dozen volledig op temperatuur zijn. Controleer de koelkasten of koelboxen nogmaals twee uur voor de ontvangst.
Hoeveel proefglazen heb je nodig voor een bierproeverij?: Voor iedere deelnemer heb je minimaal één proefglas nodig, plus één extra glas per zes deelnemers. Bij twaalf gasten leg je dus veertien glazen klaar; waterglazen komen daar nog bovenop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.