Bierproeverij organiseren: checklist en planning

Een bierproeverij staat of valt met een goede volgorde: eerst bepaal je de groep en de bieren, daarna regel je ruimte, materiaal en boodschappen. Plan niet alleen de proefglazen, maar ook water, formulieren, koeling en een duidelijke route voor de avond. Bieren die op tijd koud staan en gelabeld zijn, voorkomen verwarring tijdens het schenken. Met deze checklist zie je wat je vooraf, op de dag zelf en vlak voor ontvangst moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst samenstellen
Proefbieren selecteren
2 personen
Proefruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanwezigheid bevestigen
Proefvolgorde vastleggen
2 personen
Bieren en boodschappen inkopen
2 personen
Proefformulieren printen
Bierlabels voorbereiden
Route en transport controleren
Koelapparatuur controleren
2 personen
Bieren koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Proefglazen klaarzetten
2 personen
Biertafels inrichten
2 personen
Proefformulieren neerleggen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Afvalpunten klaarzetten
Team kort instrueren
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Proefuitleg geven
Bieren inschenken
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen verzamelen
2 personen
Allergenen toelichten
Toiletten controleren
Laatste ronde aankondigen
Bar en proefstand sluiten
3 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
3 personen
Glazen en servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Overgebleven drank opslaan
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Bar
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Servies

Proefglazenaantal 60
Waterglazenaantal 50
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 12
Besteksetsaantal 50
Serveerplateausaantal 8

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Bieropenersaantal 6
Schrijfbordenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Keuken

Schenkmaatbekersaantal 6
Scharenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Bierpostersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteiltjesaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de proefvolgorde uiterlijk een week vooraf vast en nummer de bierlabels en proefformulieren op dezelfde manier. Zo hoef je tijdens het schenken niet meer te zoeken welke naam bij welk glas hoort.
Controleer de koelruimte minstens 24 uur vooraf. Zet de bieren op tijd koud en houd een koelbox of ijscontainer achter de hand als niet alles in de koelkast past.
Plan per proefronde één proefglas per deelnemer en zet daarnaast minstens één waterglas per persoon klaar. Water voorkomt dat gasten met hetzelfde glas verschillende bieren door elkaar proeven.
Zet hapjes vooraf in kommetjes of op serveerplateaus en kies een aparte plek voor afvalbakken. Kleine snacks, servetten en water worden vaak pas gemist zodra de eerste ronde al is geschonken.
Reserveer de laatste 30 minuten voor tafels, stoelen, verlichting en formulieren. Instrueer het team daarna kort over ontvangst, schenkmaat en proefvolgorde voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bier heb je nodig voor een bierproeverij?: Reken per deelnemer op de totale hoeveelheid van alle proefrondes samen. Bij kleine proefglazen is ongeveer 10 tot 15 cl per bier gebruikelijk; voor 6 bieren komt dat neer op 60 tot 90 cl per persoon, plus een kleine reserve.
Hoe lang duurt een bierproeverij?: Trek voor 5 tot 6 bieren ongeveer 2 tot 2,5 uur uit, inclusief ontvangst en korte pauzes. Plan 30 tot 45 minuten extra voor opbouw en minstens 30 minuten voor opruimen.
Wanneer moet ik de bieren inkopen en koud zetten?: Koop de bieren bij voorkeur 2 tot 3 dagen vooraf, zodat ontbrekende flessen nog kunnen worden aangevuld. Zet ze uiterlijk 12 tot 24 uur voor de proeverij koud en controleer de koelcapaciteit vooraf.
Hoeveel proefglazen heb ik nodig per persoon?: Gebruik minimaal één proefglas per persoon per ronde als je tussendoor kunt afwassen. Voor een vlotte proeverij heb je bij 6 bieren en 12 deelnemers 72 proefglazen nodig, of 12 glazen als je na elke ronde afwast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.