LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Bierfestival organiseren: checklist en planning

Een bierfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen brouwerijen uitnodigen en tafels neerzetten. Je moet vroeg capaciteit, vergunningen, koeling, taps, betalingen en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Ook allergeneninformatie, dieetwensen en de bierlevering lopen snel vertraging op als je ze niet op tijd vastlegt. Met deze checklist werk je van datum en locatie naar een gecontroleerde opbouw en een duidelijke barindeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Vergunningen controleren

  • Verzekering controleren

  • Brouwerijen benaderen

    2 personen

  • Bierassortiment vastleggen

    3 personen

  • Reserveringen maken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Brouwers bevestigen

    2 personen

  • Vrijwilligers inplannen

    2 personen

  • Barindeling maken

    2 personen

  • Tapinstallatie reserveren

  • Koelcapaciteit controleren

    2 personen

  • Betaalmethode vastleggen

    2 personen

  • Allergeneninformatie opvragen

  • Plattegrond uitwerken

    2 personen

  • Barpersoneel instrueren

    2 personen

  • Bierglazen tellen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen bestellen

  • Bierlevering bevestigen

  • Naambordjes voorbereiden

    2 personen

  • Menukaarten printen

    2 personen

  • Routeborden printen

  • Boodschappen ophalen

    2 personen

  • Bier en fris koelen

    3 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Biertafels labelen

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Terrein inspecteren

    2 personen

  • Stroompunten controleren

    2 personen

  • Partytenten opbouwen

    6 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    5 personen

  • Bar opbouwen

    4 personen

  • Tapinstallatie aansluiten

    3 personen

  • Koelkasten vullen

    4 personen

  • Biertaps testen

    3 personen

  • Stroomkabels veilig leggen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Menukaarten plaatsen

    2 personen

  • Bierinformatie plaatsen

    2 personen

  • Kassa's installeren

    2 personen

  • Polsbandjes klaarleggen

    2 personen

  • Hapjes uitstallen

    3 personen

  • Sanitaire voorzieningen controleren

    2 personen

  • Afvalpunten plaatsen

    2 personen

  • Vrijwilligersbriefing geven

    3 personen

  • Laatste veiligheidsronde lopen

    2 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    4 personen

  • Polsbandjes uitdelen

    3 personen

  • Bierglazen uitgeven

    2 personen

  • Bier serveren

    5 personen

  • Alcoholvrije dranken serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Biertaps bijvullen

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Glazen verzamelen

    3 personen

  • Tafels schoonhouden

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Voorraad bijhouden

  • Allergeneninformatie beantwoorden

  • Rustig vertrek begeleiden

    3 personen

  • Laatste bestelling opnemen

    3 personen

  • Bar sluiten

    4 personen

Nazorg

  • Kassa's afsluiten

    2 personen

  • Overgebleven bier tellen

    2 personen

  • Bier veilig opslaan

    3 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Glazen voorspoelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Bar schoonmaken

    3 personen

  • Tafels schoonmaken

    3 personen

  • Koelkasten legen

    2 personen

  • Partytenten afbreken

    6 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    5 personen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Terrein schoonmaken

    4 personen

  • Tapinstallatie reinigen

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Afval naar inzamelpunt brengen

    2 personen

  • Locatie opleveren

    2 personen

  • Brouwersrestanten retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Biertafelsaantal 12
  • Statafelsaantal 10
  • Klapstoelenaantal 40
  • Bartoogaantal 2
  • Barkrukkenaantal 8
  • Terrasafzettingaantal 20

Servies

  • Festivalglazenaantal 250
  • Waterglazenaantal 100
  • Bordenaantal 180
  • Vorkenaantal 180
  • Messenaantal 180
  • Servettenhoudersaantal 12

Apparatuur

  • Biertapsaantal 6
  • Tapkoelersaantal 3
  • Koelkastenaantal 4
  • Koelboxenaantal 6
  • Kassa'saantal 2
  • Pinapparatenaantal 2
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Handlampenaantal 6

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koks messenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 16
  • Serveertangenaantal 12
  • Koelbakkenaantal 6
  • Flessenopenersaantal 12
  • Maatbekersaantal 4

Decoratie

  • Bierbannersaantal 8
  • Vlaggenlijnenaantal 12
  • Tafellopersaantal 12
  • Biertafelbordjesaantal 12
  • Menukaartenaantal 20
  • Allergenenkaartjesaantal 30
  • Routebordenaantal 8
  • Krijtbordenaantal 8

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 8
  • Buitenlampenaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 12
  • Emmersaantal 6
  • Vloertrekkersaantal 3
  • Bezemsaantal 4
  • Blikvegersaantal 4
  • Afwasborstelsaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg brouwerijen, bierassortiment en levermomenten vroeg vast. Plan uiterlijk 2 weken voor het festival een bevestiging per brouwerij, inclusief aantallen, taptype en allergeneninformatie.
  • Controleer de koelcapaciteit naast het aantal taps. Houd ook ruimte vrij voor water, frisdrank en etenswaren; alleen voldoende koelkasten of koelboxen regelen is niet genoeg als de levering tegelijk binnenkomt.
  • Maak de betaalroute vóór het uitnodigen definitief. Test alle kassa’s en pinapparaten minstens 3 dagen vooraf en wijs per bar een verantwoordelijke aan voor storingen en voorraad.
  • Plan vrijwilligers in blokken van 3 tot 4 uur. Geef barpersoneel vóór opening instructie over proefporties, schone festivalglazen, water, allergenen en het wisselen van vaten.
  • Print menukaarten, naambordjes en routeborden uiterlijk 1 dag vooraf. Zet bij ieder bier minstens brouwerij, stijl, alcoholpercentage en allergeneninformatie; zo voorkom je vragen aan een drukke bar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bierfestival organiseren?
Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en brouwerijen. Rond 2 weken voor het festival assortiment, vrijwilligers, taps, koeling en leveringen af.
Hoeveel bier heb ik nodig voor een bierfestival?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Neem meerdere proefporties mee in je berekening en leg uiterlijk 2 weken vooraf vast hoe groot een proefglas wordt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bierfestival?
Plan per bar minimaal 2 mensen: één voor tappen en één voor uitgifte, betaling of uitleg. Voeg tijdens opbouw, piekuren en afsluiting per shift van 3 tot 4 uur extra hulp toe voor logistiek en voorraad.
Wanneer moet ik taps en koeling reserveren?
Reserveer biertaps, tapkoelers en extra koeling zodra locatie en bierassortiment vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Controleer 7 dagen voor het festival nogmaals aantallen, stroompunten, verlengkabels en het levermoment.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!