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Bierfestival organisieren: die komplette Checkliste

Ein Bierfestival braucht mehr als verschiedene Sorten und ein paar Biertische. Du musst früh klären, welche Genehmigungen gelten, wie viele Brauereien teilnehmen und wie Ausschank, Kühlung, Gläser und Bezahlung funktionieren. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminplanung bis zur Einweisung des Barpersonals. Besonders leicht vergessen werden Allergeninformationen, eine bestätigte Bierlieferung und ausreichend Kühlkapazität für Fässer und Flaschen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Brauereien kontaktieren

    2 Personen

  • Biersortiment festlegen

    3 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Brauer bestätigen

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Baraufteilung erstellen

    2 Personen

  • Zapfanlage reservieren

  • Kühlkapazität prüfen

    2 Personen

  • Zahlungsmethode festlegen

    2 Personen

  • Allergeninformationen einholen

  • Lageplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Barpersonal einweisen

    2 Personen

  • Biergläser zählen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkäufe bestellen

  • Bierlieferung bestätigen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Menükarten drucken

    2 Personen

  • Wegweiser drucken

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Bier und Softdrinks kühlen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Biertische beschriften

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Bar aufbauen

    4 Personen

  • Zapfanlage anschließen

    3 Personen

  • Kühlschränke befüllen

    4 Personen

  • Bierzapfanlagen testen

    3 Personen

  • Stromkabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Menükarten aufstellen

    2 Personen

  • Bierinformationen aushängen

    2 Personen

  • Kassen installieren

    2 Personen

  • Armbänder bereitlegen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Sanitäre Anlagen kontrollieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Volunteer-Briefing geben

    3 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Armbänder verteilen

    3 Personen

  • Biergläser ausgeben

    2 Personen

  • Bier ausschenken

    5 Personen

  • Alkoholfreie Getränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Bierzapfanlagen nachfüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gläser einsammeln

    3 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Bestand im Blick behalten

  • Allergeninformationen beantworten

  • Ruhige Abreise begleiten

    3 Personen

  • Letzte Bestellung aufnehmen

    3 Personen

  • Bar schließen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Verbleibendes Bier zählen

    2 Personen

  • Bier sicher lagern

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gläser vorabspülen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar reinigen

    3 Personen

  • Tische reinigen

    3 Personen

  • Kühlschränke leeren

    2 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Zapfanlage reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Brauereireste zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • BiertischeAnz. 12
  • StehtischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 40
  • BarthekeAnz. 2
  • BarhockerAnz. 8
  • TerrassenabsperrungAnz. 20

Geschirr

  • FestivalgläserAnz. 250
  • WassergläserAnz. 100
  • TellerAnz. 180
  • GabelnAnz. 180
  • MesserAnz. 180
  • ServiettenhalterAnz. 12

Ausstattung

  • BierzapfanlagenAnz. 6
  • ZapfkühlerAnz. 3
  • KühlschränkeAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • KassenAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HandlampenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 12
  • KühlwannenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 12
  • MessbecherAnz. 4

Dekoration

  • BierbannerAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 12
  • TischläuferAnz. 12
  • BiertischschilderAnz. 12
  • SpeisekartenAnz. 20
  • AllergiekärtchenAnz. 30
  • WegweiserAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • AußenlampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • EimerAnz. 6
  • BodenabzieherAnz. 3
  • BesenAnz. 4
  • BlechkehrerAnz. 4
  • SpülbürstenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Ort zuerst fest und prüfe Genehmigungen sowie Versicherung, bevor du Brauereien verbindlich einlädst. Für Rückfragen und Anträge solltest du mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf einplanen.
  • Bestätige das Sortiment nicht nur mündlich: Halte Biersorte, Liefermenge, Ausschankart und Anlieferzeit für jede Brauerei schriftlich fest. Kontrolliere die Bierlieferung spätestens 3 Tage vorher erneut.
  • Plane pro Ausschankstelle eine Zapfanlage, einen Zapfkühler und ausreichend Kühlraum ein. Prüfe außerdem, ob Kühlschränke und Kühlboxen am Veranstaltungsort tatsächlich aufgestellt und angeschlossen werden können.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Allergeninformationen vor dem Druck der Menükarten. Stelle die Angaben an jeder Bar sichtbar bereit, statt sie erst während des Festivals bei den Brauereien nachzufragen.
  • Teile Freiwillige und Barpersonal in feste Schichten ein und weise sie vor dem Einlass ein. Lege dabei auch fest, wer Gläser zählt, Zahlungen entgegennimmt, Wasser nachfüllt und bei einer leeren Zapfanlage reagiert.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Bierfestival organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und Versicherungsprüfung. Brauereien, Reservierungen und Technik solltest du spätestens 6 Wochen vor dem Festival anfragen.
Wie viele Biersorten braucht ein Bierfestival?
Für ein überschaubares Bierfestival sind 6 bis 10 klar unterschiedliche Sorten meist ausreichend. Plane jede Sorte mit Brauerei, Ausschankstelle, Liefermenge und Allergeninformationen ein, bevor du die Menükarten druckst.
Wie viel Kühlung braucht ein Bierfestival?
Plane die Kühlkapazität nach der gesamten Liefermenge und nicht nur nach dem erwarteten Verbrauch. Prüfe mindestens 7 Tage vorher, ob Zapfkühler, Kühlschränke und Kühlboxen für Bier, Wasser und Lebensmittel ausreichen.
Wann sollte ich die Bierlieferung bestätigen?
Bestätige die Lieferung 3 bis 5 Tage vor dem Festival noch einmal schriftlich. Frage dabei nach Anlieferzeit, Fass- oder Flaschenmenge, Zugang zum Veranstaltungsort und einer erreichbaren Kontaktperson.

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